Om te voldoen aan de verplichtingen van het Handvest van de Sociaal Verzekerde inzake het motiveren van beslissingen en het verstrekken van informatie aan de sociaal verzekerde werden zogenaamde "motiveringsmodules" opgesteld. Dit zijn standaardbrieven en aparte modules om naar de gezinnen te sturen in vaak voorkomende situaties.
Momenteel zijn de volgende standaardbrieven nog actueel:
I. Diversen
- Ontvangstmelding
- Ontvangstmelding + vraag om inlichtingen
- Vraag om inlichtingen
II. Toekenning van kinderbijslag
- Kraamgeld a posteriori en adoptiepremie zonder betalingen kinderbijslag
- Kraamgeld a poseriori en adoptiepremie met betalingen kinderbijslag
- Vooruitbetaald kraamgeld
- Vastgesteld recht en begin van de betalingen
- Opnieuw kinderbijslag voor een student
- Voortzetting van het recht en betaling aan een andere bijslagtrekkende
- Betaling van achterstallige kinderbijslag of toeslagen zonder intresten
- Betaling van achterstallige kinderbijslag of toeslagen met intresten
III. Verandering van een bedrag
- Lager bedrag na het einde van een recht op een sociaal toeslag
- Lager bedrag na het einde van een recht op een verhoogde kinderbijslag voor eenoudergezinnen
- Hoger bedrag na het vaststellen van een recht op sociale toeslag
- Hoger bedrag na het vaststellen van een recht op sociale toeslag, verandering rechthebbende bij algemene afwijking (Art. 66 AKBW)
- Hoger bedrag na het vaststellen van een recht op verhoogde kinderbijslag voor eenoudergezinnen
- Hoger bedrag na het vaststellen van een recht op wezenbijslag
- Lager bedrag na het einde recht op wezenbijslag
- Hoger of lager bedrag na een plaatsing of het einde van een plaatsing, met of zonder betaling te goeder trouw
- Lager bedrag wegens verandering van bijslagtrekkende, met of zonder betaling te goeder trouw
- Lager bedrag na het einde van een recht van een of meer kinderen
IV. Einde van de rechten of van de betalingen
- Einde van het recht van de rechthebbende en provisionele betalingen
- Einde van het recht van de rechthebbende en einde van de betalingen
- Einde van de betalingen na het einde van het recht van het rechtgevend kind
- Einde van de provisionele betalingen
V. Weigering
- Weigering zonder provisionele betalingen van een recht op kinderbijslag, op kraamgeld, op de adoptiepremie - informatie aan de sociaal verzekerden
- Weigering met provisionele betalingen van een recht op kinderbijslag, op kraamgeld, op de adoptiepremie - informatie aan de sociaal verzekerden
- Weigering met provisionele betalingen van een recht op kinderbijslag, op kraamgeld - informatie aan het bevoegde fonds
- Administratieve weigering
VI. Informatie
- Informatie betreffende de termijnen
- Informatie betreffende de werkzoekenden
- Informatie betreffende de uitkeringen voor gehandicapten
- Informatie betreffende de erkenning van een handicap
- Informatie betreffende de groepering
- Informatie betreffende de aanwijzing van de bijslagtrekkende - co-ouderschap - informatie aan de moeder
- Informatie betreffende de aanwijzing van de bijslagtrekkende - co-ouderschap - informatie aan de vader akkoord
- Informatie betreffende de aanwijzing van de bijslagtrekkende - co-ouderschap - informatie aan de vader afwijzing
- Informatie betreffende het kind dat bijslagtrekkende is voor zichzelf, met of zonder betaling te goeder trouw
- Informatie betreffende de afstand van het recht
- Informatie aan het kind na plaatsing, over betaling 1/3 op spaarrekening
VII. Beheer van de onverschuldigde bedragen
- Kennisgeving van een onverschuldigd bedrag - actief dossier met mogelijke inhoudingen - klein bedrag
- Kennisgeving en motivering van een schuld ontstaan doordat een student werkte - actief dossier met mogelijke inhoudingen - klein bedrag
- Kennisgeving van een onverschuldigd bedrag - actief dossier met mogelijke inhoudingen - hoog bedrag
- Kennisgeving van het onverschuldigd bedrag - actief dossier zonder mogelijke inhoudingen
- Kennisgeving van het onverschuldigd bedrag in het raam van een betaling in de plaats van een andere instelling
- Onverschuldigd bedrag volledig terugbetaald door de bevoegde instellingen in het raam van een betaling in het raam van een betaling in de plaats van een andere instelling
- Onverschuldigd bedrag gedeeltelijk of helemaal niet terugbetaald door de bevoegde instelling in het raam van een betaling in de plaats van een andere instelling
- Bijslagtrekkende met schulden is overleden - kennisgeving van het onverschuldigde bedrag aan de rechthebbenden
- Herinnering
- Herinnering + verwittiging van de mogelijkheid van intersectoriële inhoudingen
- Kennisgeving terugvordering van een onderschuldigd bedrag via intersectoriële inhoudingen
- Aanvraag om intersectoriële inhoudingen aan een derde instelling
- Ingebrekestelling met dreiging van terugvordering langs gerechtelijke weg
- Ontvangstmelding van een aanvraag om verzaking van de terugvordering van het onverschuldigd bedrag
- Meedelen van de beslissing tot al dan niet verzaking aan de terugvordering van het onverschuldigd bedrag
- Terugbetaalde schuld
- Nietigverklaring van het onverschuldigd bedrag na een herziening van het dossier
- Mededeling beslissing ingevolge een vraag om gespreide terugbetaling van een schuld
Aan deze bundel werden brieven toegevoegd naar aanleiding van de overgang naar de AKBW en de overname van de zelfstandigendossiers. Drie brieven zijn momenteel nog van toepassing:
- Brief 3: Vastgesteld recht en begin van de betalingen: na overname met brevet
Deze brief wordt verzonden door het kinderbijslagfonds dat de betalingen overneemt met een brevet. Het fonds dat de betalingen stopzet en het brevet aflevert hoeft deze beslissing dan niet meer te motiveren. - Brief 4: Vastgesteld recht en begin van de betalingen: zelfstandige beroepsactiviteit
- Brief 5: Toekenning van een hoger bedrag na het vaststellen van een recht op een sociale toeslag: zelfstandige beroepsactiviteit
Deze twee frequent gebruikte modelbrieven werden aangepast aan de specifieke kenmerken van een zelfstandige beroepsactiviteit.
Bij het overlijden van een ouder, bijslagtrekkende of rechtgevend kind kan men van de volgende modules gebruik maken:
- Brief 1: Overlijden van een ouder en betaling van de verhoogde wezenbijslag aan dezelfde bijslagtrekkende
- Brief 2: Overlijden van de bijslagtrekkende en betaling aan een nieuwe bijslagtrekkende in hetzelfde gezin of in een ander gezin
- Brief 3: Einde van het recht voor het overleden kind en rangaanpassingen voor de andere kinderen in hetzelfde dossier of in een dossier betaald door een ander kinderbijslagfonds
Om dubbel gebruik van motiveringsbrieven te vermijden voorziet deze brief de mogelijkheid om bij overlijden van een kind de rangaanpassing voor de overige rechtgevende kinderen, voor wie door een ander kinderbijslagfonds betaald wordt aan dezelfde bijslagtrekkende, te integreren in de beslissing over het einde van het recht bij overlijden. Het andere fonds hoeft geen brief meer te sturen aan de bijslagtrekkende.
Voor de kennisgeving van beslissingen in fraudedossiers worden de volgende briefmodules gehanteerd:
- Modules voor de motivering van de opschorting van het betwiste deel van de kinderbijslag
Bij vermoeden van fraude wordt de kinderbijslag voor de betrokken kinderen gedeeltelijk of geheel geschorst. Wanneer na 6 maanden het onderzoek nog lopende is wordt de schorsing verlengd. - Kennisgeving en motivering van een terugvordering in geval van fraude
Wanneer bij bewezen fraude een debbet wordt opgemaakt.
Om de sociaal verzekerde te informeren over zijn beroepsmogelijkheden moeten in de brieven specifieke modules worden ingelast, waarin wordt aangegeven of de betrokkene zich tot de arbeidsrechtbank, de familierechtbank of de vrederechter moet wenden en welke modaliteiten hierbij gelden.
Opgelet
De oprichting van de Familierechtbanken heeft tot gevolg dat bepaalde modules uit de dienstbrief 999/146 van 15 mei 2008 moeten worden aangepast:
- Module 37: Info over beroep bij co-ouderschap
Deze module moet vervangen worden in de drie motiveringsbrieven over de aanwijzing van de bijslagtrekkende bij co-ouderschap:- Informatie betreffende de aanwijzing van de bijslagtrekkende - co-ouderschap - informatie aan de moeder
- Informatie betreffende de aanwijzing van de bijslagtrekkende - co-ouderschap - informatie aan de vader akkoord
- Informatie betreffende de aanwijzing van de bijslagtrekkende - co-ouderschap - informatie aan de vader afwijzing
- Module 37bis: algemene info over beroep tegen aanwijzing bijslagtrekkende of verzet
In de motiveringsbrieven bij wijziging van de bijslagtrekkende met een algemene toepassing, dient het nieuwe tekstfragment 37bis ingevoerd te worden, ter vervanging van module 23:- Toekenning van een lager bedrag wegens verandering van bijslagtrekkende, met of zonder betaling te goeder trouw
- Voortzetting van het recht en betaling aan een andere bijslagtrekkende