L'arrêté royal du 9 juin 1999, relatif au Fonds pour frais d'administration et à la réserve administrative des caisses d'allocations familiales, révise fondamentalement, à partir du 1er janvier 1999, le mode de subventionnement des caisses d'allocations familiales.
La subsidiation comporte quatre volets :
1. Une subvention systématique qui entend être en adéquation avec les coûts auxquels chaque caisse doit faire face en fonction de sa charge de travail (cfr. infra point 1).
2. Une indexation qui tient également compte de l'évolution des délais (cfr. infra point 2 Indexation).
3. La couverture de frais directs, directement imputables à l'Office (cfr. infra point 3).
4. Une subvention de responsabilisation qui est dépendante de la manière dont les caisses accomplissent leur mission (ce thème fera l'objet d'une information séparée).
1. Subvention "1999" adaptée aux coûts auxquels la caisse doit faire face
Cette subvention est fixée par l'article 2 de l'arrêté.
Pour l'année 1999, la subvention est calculée sur base des six paramètres suivants dont la définition a été précisée par le Comité de gestion de l'Office en séance du 21 septembre 1999 :
1.1. Employeurs affiliés
Etant donné que la subvention par employeur affilié traduit mal la charge de travail supportée par les caisses d'allocations familiales, surtout lorsque l'employeur n'occupe pas de personnel attributaire, l'arrêté consacre le remplacement progressif de ce paramètre.
En 1999, il est accordé à chaque caisse d'allocations familiales une subvention de 725 BEF par employeur qui a été valablement affilié à la caisse pendant toute ou partie de l'année et qui a été assujetti à la sécurité sociale des travailleurs salariés pour toute ou partie de l'année 1999.
Ce montant subit les fluctuations de l'index des salaires conventionnels (cfr. infra, point 2).
1.2. Mutation d'employeur
Etant donné que le travail administratif assuré par une caisse d'allocations familiales, se traduit par l'inscription et la radiation dans le répertoire des employeurs, il a paru opportun de rémunérer les caisses pour chaque inscription ou radiation légitime dans ce registre. En 1999, un tel mouvement génère une subvention de l'ordre de 1.400 BEF (cfr.infra Chapitre II -indexation).
Il convient d'entendre par mutation légitime :
- l'affiliation d'un employeur démissionnaire d'une autre caisse d'allocations familiales ;
- l'affiliation d'un nouvel employeur endéans le délai de 90 jours prévu à l'article 34 des L. C.;
- l'affiliation d'un employeur exclu d'une autre caisse d'allocations familiales ;
- l'affiliation d'un employeur, consécutive à l'absorption d'une caisse dissoute ;
- la démission d'un employeur au profit d'une autre caisse d'allocations familiales ;
- l'exclusion d'un employeur ;
- la démission d'office liée à la fin d'assujettissement à la sécurité sociale des travailleurs salariés ;
- la démission d'un employeur au profit d'une caisse spéciale ;
- la radiation d'un employeur dont l'affiliation a été régulièrement réalisée mais dont l'assujettissement est rejeté après coup par l'ONSS (après enquête de ce dernier);
- l'affiliation d'un employeur suite à la modification de sa raison sociale (de S.P.R.L.A. en S.A. par exemple).
Ne sont pas considérées comme des mutations légitimes et ne sont dès lors pas génératrices de subvention :
- l'affiliation réalisée en dehors du délai de 90 jours prévu à l'article 34 des L.C. de même que la radiation consécutive.
- l'affiliation d'un employeur déjà dûment affilié à une caisse d'allocations familiales de même que la radiation consécutive ;
- toute affiliation illicite de même que la radiation consécutive ;
- toute radiation liée à la dissolution de la caisse ou à son absorption par une autre caisse d'allocations familiales ;
- toute mutation technique: changement de dénomination, changement d'adresse ;
- la radiation d'un employeur suite à la modification de sa raison sociale (de S.P.R.L.A. en S.A. par exemple).
1.3. Payements effectués
Ce paramètre a été repris du système précédent en ce qu'il a paru correspondre à un outil de financement équitable d'une tâche administrative récurrente liée à la gestion des dossiers.
Une subvention est aujourd'hui déjà accordée pour tout payement effectivement exécuté.
Sont considérés comme "payement effectué" au regard du paramètre :
- le payement mensuel classique ;
- le payement séparé d'une allocation de naissance ou d'arriérés. Il est cependant recommandé aux caisses d'allocations familiales de grouper autant que possible leurs payements. Cet aspect fait d'ailleurs l'objet d'un contrôle par l'Office ;
- la réémission d'un titre de payement lorsque le premier est revenu "impayé" ;
- le remboursement de montants qu'un débiteur a versés en excédent de sa dette ;
- tout payement effectué pour un enfant placé dans une institution (article 70 des L.C.) même si le payement en est groupé (plusieurs enfants relevant du même attributaire)., La subvention est donc calculée par enfant pour le payement de 2/3 des allocations familiales ;
- tout payement du 1/3 des allocations familiales (article 70 des L.C.) effectué sur un livret d'épargne ouvert au nom d'un enfant. Dans cette hypothèse, la subvention est donc également calculée par enfant.
En 1999, il est accordé à chaque caisse d'allocations familiales une subvention de 60,35 BEF par payement effectué dans le courant de 1999 (cfr. infra, point 2 Indexation).
1.4. Allocations familiales payées
La subvention correspond, comme c'était déjà le cas sous le système antérieur, à 1,4% de la masse des allocations familiales payées. Ce paramètre est également dans la ligne visant à l'octroi d'une subvention qui couvre la charge réelle supportée par les caisses.
Par "allocations familiales payées" il convient d'entendre sous le couvert du présent paramètre, le montant net des allocations familiales payées, soit le montant des allocations réellement payées dont est retranché le montant des allocations indues.
1.5. Contrôles effectués
La subvention prévue par le système précédent était de 557,05 BEF par contrôle. Elle ne couvrait pas les coûts réellement exposés, de sorte que les rapports étaient souvent sommaires et que les contrôles avaient parfois une vocation protocolaire, dotée de peu d'intérêt pour les familles.
C'est pour remédier aux lacunes citées que la subvention a été portée à 1.000 BEF par contrôle, ce qui correspond au prix coûtant (cfr. infra, point 2 Indexation).
Compte tenu de ce qui précède, l'octroi de la subvention est limité :
- aux contrôles prescrits par les directives de l'Office (actuellement CO 1238 du 20 décembre 1990);
- aux contrôles effectués pour lesquels les éléments recueillis font l'objet d'un rapport circonstancié. Trop de rapports se ponctuent aujourd'hui par la mention "rien à signaler" ;
- en excluant de tout subside le contrôle " de courtoisie " effectué auprès de l'employeur ou tout contrôle à caractère non pertinent, voire inutile pour la gestion du dossier.
L'attention est attirée sur le fait que pour garantir la qualité du contrôle, ce dernier a été repris comme thème de qualité dans le contrôle annuel effectué au sein des caisses d'allocations familiales.
1.6. Messages mailbox
Partant de l'idée qu'un travail administratif et surtout le volume de ce travail sont, dans un dossier d'allocations familiales, proportionnels à la modification des données sociales qui impliquent l'attributaire, l'allocataire ou l'enfant bénéficiaire, l'Office a préconisé l'instauration d'une subvention axée sur la modification qui touche, sans pouvoir être suscitée, l'un des acteurs du dossier d'allocations familiales (changement d'état civil, d'adresse ou de composition de ménage).
Etant donné que chacune de ces modifications ne déclenche pas le même poids sur l'ampleur du travail qui incombe à la caisse d'allocations familiales, le projet a retenu une subvention modulée selon précisément le poids potentiel que la mutation exerce sur la gestion du dossier.
Outre l'objectivité du critère (source systématique du registre national des personnes physiques), outre son adéquation avec les coûts engendrés, le critère "mailbox" encourage l'intégration optimale des caisses d'allocations familiales au réseau télématique de la sécurité sociale et entraîne par-delà une promotion de qualité au bénéfice des familles. Les caisses excellemment "intégrées" disposent en effet avec la meilleure célérité de toutes les données "socioprofessionnelles et familiales" qui influent sur le droit aux allocations familiales et surtout sur la flexibilité de celles-ci.
Pour l'exercice 1999, le paramètre mailbox génère une subvention calculée comme suit :
Messages mailbox à poids élevé (250 BEF par message)
- message 140H - composition du ménage ;
- message 150R ou 150M - décès.
Messages mailbox à poids moyen (125 BEF par message)
- message 020R - changement d'adresse ;
- message 120R ou 120M - changement d'état civil.
Messages mailbox à faible poids (62,50 BEF par message)
- message 010R ou 010M - changement de nom ;
- message 031R ou 31M - changement de nationalité ;
- message 00R ou 00M - changement de date de naissance ou/et de sexe ;
- message 022R - résidence à l'étranger ;
- message 023R - adresse à l'étranger.
L'Office fait remarquer que si aujourd'hui seuls les "mailboxes" en provenance du Registre national sont pris en compte pour l'octroi d'une subvention, il entre dans les perspectives du Comité de gestion, à moyen terme de greffer la subvention sur les flux électroniques les plus représentatifs de la charge du travail. Les données en provenance du secteur du chômage sont par exemple révélatrices de cette charge dès lors qu'elles conditionnent et le droit aux allocations familiales de base et le droit au supplément social.
Si les données des flux n'ont pas été utilisées d'emblée, il faut en trouver la cause non pas dans la nature des messages mais dans la circonstance que seul le flux du chômage était opérationnel en 1998 et que son utilisation aurait favorisé les caisses qui desservent une population à forte densité d'attributaires chômeurs. Même si le flux des données de l'assurance maladie-invalidité est opérationnel depuis le second semestre de 1999, l'équité conduit à ne pas utiliser les flux comme mesure de la charge de travail avant qu'ils ne soient implémentés pour toutes les situations socioprofessionnelles qui sous-tendent les droits aux allocations familiales de sorte que l'appareil de mesure place les caisses d'allocations familiales sur un pied de stricte égalité.
2. La subvention "1999" au regard de l'index des salaires conventionnels
Conformément aux dispositions de l'article 3 de l'arrêté royal du 9juin 1999, les paramètres objectifs (hors responsabilisation) de calcul de la subvention pour frais d'administration sont liés aux fluctuations de l'index des salaires conventionnels des employés, nomenclature NACEBEL, tels que fixés et diffusés par le Ministère de l'emploi et du travail. Les montants fixés par l'arrêté royal du 9 juin 1999 sont liés à l'index 100,71 (base: 1997).
La subvention définitive sera calculée sur base de l'indice des salaires conventionnels du mois de décembre 1999.
Les avances calculées pour la subvention de l'année 1999 sont basées sur l'index des salaires conventionnels le plus récent, soit celui du mois de juin 1999. Ce coefficient s'élève à 103,27.
Compte tenu du coefficient d'indexation de juin 1999, les paramètres de subvention qui déterminent le calcul des avances s'élèvent à:
- 743,43 BEF par employeur affilié dans le cours de 1999;
- 1.435,59 BEF par mutation d'employeur dans le cours de 1999;
- 61,88 BEF par payement effectué dans le cours de 1999;
- 1,4% du montant des prestations familiales payées dans le cours de 1999;
- 1.025,42 BEF par contrôle effectué dans le cours de 1999 ;
- 256,35 BEF par message mailbox à poids élevé, reçu en 1999;
- 128,18 BEF par message mailbox à poids moyen, reçu en 1999;
- 64,09 BEF par message mailbox à faible poids, reçu en 1999.
Il est à noter que les montants seront définitivement fixés pour l'ensemble de l'année 1999 compte tenu de l'index des salaires conventionnels de décembre 1999.
3. Couverture des frais directement imputables à l'O.N.A.F.T.S.
Outre la subvention, l'Office rembourse aux caisses d'allocations familiales les coûts:
- liés à l'émission d'ordres de paiement ;
- liés aux expertises médicales ;
- des intérêts de retard dus d'office dans le cadre de la charte de l'assuré social.
3.1. Frais d'émission
Les allocations familiales sont payées à l'allocataire par le biais d'une assignation postale, d'un chèque circulaire ou d'un virement. Seul le virement des allocations familiales sur un compte postal ou bancaire belge est gratuit.
Les coûts d'émission de chèques circulaires, d'assignations postales, de mandats-poste internationaux et de virement des allocations sur un compte financier à l'étranger sont remboursés par l'Office.
Il va de soi que les caisses d'allocations familiales doivent respecter le mode de paiement choisi par l'allocataire. Ceci ne porte pas préjudice au fait que les caisses d'allocations familiales doivent opter pour la solution la moins onéreuse pour l'exécution des payements.
L'Office ne paie en aucun cas aux caisses d'allocations familiales des éventuels intérêts débiteurs, des pertes liées au taux de change ni des frais d'encaissement.
3.2. Coûts d'expertises médicales
L'article 1017 du code judiciaire prévoit que l'autorité publique ou l'instituion chargée d'appliquer les lois et règlements visés aux articles 580, 581 et 582 [1° 2°] - parmi lesquels les lois relatives aux allocations familiales -, prend en charge les coûts énumérés sous l'article 1018, sauf en cas d'action téméraire ou vexatoire.
L'article 1018 du code judiciaire définit quels coûts sont pris en considération. Concrètement, il s'agit:
1° des droits de timbre, de greffe et d'enregistrement;
2° du prix et des émoluments et des salaires et actes judiciaires;
3° du prix de publication du jugement;
4° des dépenses relatives aux mesures de recherches, entre autres les frais de témoins et d'expertises;
5° des frais de parcours et de séjour des magistrats, des greffiers et des parties, lorsque leur déplacement est ordonné par le juge, et le coût des actes lorsque ceux-ci sont établis exclusivement dans le cadre de la cause;
6° des sommes définies à l'article 1022 (1);
Compte tenu de l'obligation décrite ci-avant, imposant aux caisses d'allocations familiales de prendre certaiens dépenses à leur charge, il est prévu à l'article 14, 2° de l'arrêté royal du 9 juin 1999 que l'Office leur rembourse les frais d'expertises médicales effectuées dans le cadre des articles 47, 56septies et 63 des lois relatives aux allocations familiales. L'article évoqué prévoit aussi que tous les frais liés à cette procédure judiciaire (voir article 1018 du Code judiciaire) sont pris en charge par le régime. Pour être complet, il est précisé que les coûts précités sont, depuis le 1er janvier 1989 déjà remboursés par l'Office aux caisses d'allocations familiales (voir article 13 de l'arrêté royal du 15 décembre 1980 tel que complété par l'A.R. du 13 septembre 1989 (M.B. du 9 novembre 1989).
(...) (2)
Pour des motifs de contrôle, les caisses doivent tenir toutes les pièces justificatives à la disposition de l'Office. Les dépenses qui ne peuvent être dûment justifiées ou qui sont le fait de la négligence de la caisse, seront rejetées.
3.3. Intérêts de retards d'office
Si la décision d'octroyer des allocations familiales n'est pas prise dans les délais fixés par la charte de l'assuré social, la caisse est d'office redevable d'intérêts à l'assuré social. Les intérêts dus d'office sont calculés sur base du pourcentage légal qui est à ce jour fixé à 7% par an.
Conformément à l'article 14, 3° de l'A.R. du 9 juin 1999, l'Office rembourse aux caisses d'allocations familiales ces intérêts payés d'office, même si le retard est dû au fait de la caisse ou d'une autre institution de sécurité sociale qui, à la demande de la caisse, se serait interposée dans l'examen du droit. L'attention des caisses d'allocations familiales est attirée sur le fait que pour la répartition de l'enveloppe de "responsabilisation" il sera tenu compte des dossiers pour lesquels, par la faute d'une caisse, des intérêts ont dû être payés à l'assuré social. En effet, de tels cas constituent un indicateur supplémentaire pris en compte lors de l'évaluation de la variable " délais "
Pour justifier les montants imputés, les caisses doivent tenir à disposition de délégués de l'Office, un décompte séparé des intérêts payés.
4. Exécution
Compte tenu que le nouveau mode de subsidiation prend effet au 1er janvier 1999, l'Office procédera sous peu au recalcul de la subvention des premier et deuxième trimestres de 1999 sur base des 6 paramètres définis au chapitre 1er.
Les caisses d'allocations familiales sont invitées à cet effet à compléter les deux déclarations actualisées (modèle A) que l'on trouve en annexe (2).
Sur base des données fournies, et au terme du contrôle des pièces, l'Office adaptera la subvention du premier semestre 1999.
Sur pied de la déclaration relative au troisième trimestre, il fixera la subvention du troisième trimestre et les avances du quatrième trimestre 1999.
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(1) Article 1022 du code judiciaire: 'Après avoir pris l'avis du Conseil national de l'ordre national des avocats, le Roi fixe un tarif des sommes qui sont exigibles en raison de l'accomplissement de certains actes matériels.'
(2) Abrogé par la C.O. 1349 du 9.7.2004 relative au paiement d'intérêts par les caisses à la suite d'une décision judiciaire d'octroi réformant une décision administrative de refus.
