Par la circulaire C.O. 1195 du 29 septembre 1987, l'Office vous a fait part des instructions consécutives à la conclusion avec l'O.N.E.M. d'une convention actualisant le système de communication des données au moyen des cartes "C 3.4".
Une large enquête menée tant auprès des organismes de paiement des allocations de chômage qu'auprès des caisses d'allocations familiales a permis d'évaluer l'application de la convention.
Il en résulte, d'une part, que la substitution des cartes "C 3.4" par des listes collectives ou des supports magnétiques se poursuit au fur et à mesure de l'avancement des moyens de communication informatique des organismes de paiement des allocations de chômage et d'autre part que dans l'ensemble le nouveau système donne des résultats positifs.
Toutefois, il apparaît que différentes instructions n'ont pas été correctement suivies et que tant au niveau des anomalies que des initiatives à prendre pour corriger ou améliorer l'application des règles pratiques, une coordination générale doit être assurée.
Répondant à ce besoin et au voeu des parties en cause, l'Office se posera à l'avenir en intermédiaire entre les caisses d'allocations familiales et les organismes de paiement des allocations de chômage pour coordonner et rationaliser la méthode de travail ceci en fonction de l'organisation et du degré d'informatisation des organismes.
Il prendra également toutes les mesures appropriées pour harmoniser l'échange, le contenu et la présentation des données par listes ou par supports magnétiques.
Les organismes, de part et d'autre, doivent donc lui faire connaître les difficultés éprouvées et leurs propositions nécessitant son concours, sans préjudice des initiatives prises sur le plan régional dont le résultat devra toutefois lui être communiqué.
Dans l'immédiat, une série de mesures s'imposent dont certaines ne sont en fait que le rappel d'instructions non observées.
a. en ce qui concerne les organismes de paiement des allocations de chômage
- la liste mécanographique ou le support magnétique doit être accompagné d'un document daté et signé permettant l'authentification des données contenues ainsi que l'identification précise de l'expéditeur et du destinataire ;
- la liste ou l'enregistrement magnétique collectif établi par mois civil ne peut comporter que des données relatives aux journées de chômage de ce mois, la communication de données individuelles ou tardives aux fins de régularisations se faisant par listes séparées ou par cartes C.3.4.
Toutefois, l'utilisation d'un seul support magnétique contenant, outre les données relatives au mois de référence, également des données se rapportant à d'autres mois (paie-ments d'arriérés, corrections, ajouts...) est autorisée à condition
- qu'aucune confusion ne soit possible entre les différentes données,
- que les données fournies puissent toujours être reconstituées et être ventilées de la façon voulue par l'Office,
- que les exigences d'un contrôle efficace et d'une consultation ainsée soient remplies.
- l'envoi des listes ou des supports magnétiques aux caisses d'allocations familiales qui doit avoir lieu le 5 et le 10 du mois en vertu de la circulaire C.O. 1195 est retardé. La date ultime, devrait être fixée au 10ème jour ouvrable qui précède la fin du mois suivant celui auquel se rapporte la déclaration et ce par analogie avec les instructions techniques données aux caisses d'allocations familiales dans le cadre des paiements provisionnels (C.O. 1216) compte tenu des impératifs de programmation des paiements des allocations familiales.
De cette manière, les allocations familiales pour chômeurs ne seront pas payés plus d'un mois à découvert et à titre provisionnels, ce qui de plus réduira les risques d'appliquer à tort la diminution sur allocations familiales dans les cas d'alternance "travail-chômage".
Exemple: pour les prochains mois, le calendrier sera le suivant:
janvier 1991 - transmissible le 15 février 1991
février 1991 - transmissible le 15 mars 1991
mars 1991 - transmissible le 17 avril 1991
avril 1991 - transmissible le 17 mai 1991
b. en ce qui concerne les Caisses d'allocations familiales
- les listes émises par les régionales des organismes de paiement des allocations de chômage devront leur être restituées (avec adaptations, modifications et corrections) et non aux organismes mêmes pour abréger la filière de communication;
- les Caisses doivent communiquer aux organismes émetteurs le relevé de leurs attributaires pour chacun de leurs bureaux régionaux séparément afin d'obtenir une liste par bureau et non par Caisse.
A défaut, elles devront, aux fins de consultation et de contrôle, confectionner elles-mêmes et sous leur responsabilité de telles listes sur la base des listes ou supports magnétiques reçus des organismes de paiement;
- les Caisses sont invitées à intensifier les accords individuels avec les organismes payeurs pour réduire l'usage des cartes C.3.4. lesquelles restent prévues:
- pour les organismes de paiement des allocations de chômage non informatisés;
- pour les communications individuelles ou tardives de renseignements;
- pour la fourniture de duplicata.
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Il importe également de savoir que si la numérotation des dossiers adoptés en propre par chaque caisse implique des adaptations ponctuelles de programmes informatiques aux organismes émetteurs des données, une harmonisation de cette numérotation n'est pas réalisable dans l'immédiat mais sera recherchée dans le cadre de l'introduction au titre d'identifiant unique du numéro national extrait du Registre national des personnes physiques.
Au cours du mois de janvier 1991, l'Office effectuera une enquête approfondie sur l'utilisation du numéro d'identification du Registre national par les Caisses d'allocations familiales et les organismes de paiement et sur les développements attendus. L'Office examinera ensuite quelles mesures concrètes peuvent être prises en vue de généraliser rapidement l'utilisation de ce numéro d'identification dans l'organisation interne des Caisses et pour leurs relations externes.
Enfin, dans l'état actuel des choses, il n'apparaît pas opportun de modifier la périodicité des données ainsi que l'Office en avait fait mention par la circulaire C.O. 1216 du 26 juin 1989 relative aux paiements provisionnels.
