La présente circulaire commente les dispositions de l'arrêté royal du 30 août 1996 fixant le montant de la rétribution due pour la réception d'une copie d'un document administratif, qui a été publié au Moniteur belge du 20 septembre 1996 (annexe 1).
1. Cadre légal
L' article 5 de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration (L.P.A.) prévoit, de manière générale, que toute personne intéressée a notamment le droit d'obtenir la copie d'un document administratif détenu par une autorité administrative.
L' article 12 de la même loi dispose par ailleurs que la réception d'une copie d'un document administratif peut être soumise au paiement d'une rétribution dont le montant est fixé par le Roi.
Pour mémoire, la L.P.A. a fait l'objet des commentaires donnés par la C.O. 1282 du 22 décembre 1994.
2. Portée de l'arrêté royal commenté
L'arrêté royal du 30 août 1996 poursuit un double but. D'une part, il s'agit de préciser les modalités du dépôt d'une demande en vue d'obtenir une copie d'un document administratif.
D'autre part, il s'agit de fixer le montant de la rétribution liée à la remise d'une telle copie. Sur ce point, il y a lieu de préciser que le principe d'une rétribution est nouveau dans le cadre de l'application de la L.P.A. Contrairement à ce qui est déjà prévu par la loi relative à la protection de la vie privée du 8 décembre 1992, à propos de l'accès à l'ensemble des données à caractère personnel traitées (cf. C.O. 1275 du 12 janvier 1994, point 2.1.), une demande fondée sur la L.P.A. n'impliquait, jusqu'ici, aucun paiement par le demandeur.
3. Modalités d'introduction de la demande visant à obtenir une copie d'un document administratif
3.1. L'article 1er de l'arrêté commenté précise que la demande est introduite :
- soit par le demandeur qui se présente personnellement à l'autorité administrative concernée et qui remet à celle-ci, après l'avoir complété et signé, un formulaire de demande ;
- soit par écrit, par une lettre adressée à l'autorité administrative concernée, avec mention du nom et de l'adresse du demandeur.
3.2. Dans les deux cas, le demandeur doit préciser s'il souhaite prendre réception personnellement de la copie auprès de l'autorité administrative ou si cette copie doit lui être transmise par la poste.
4. Calcul de la rétribution
4.1. L'article 2 de l'arrêté prévoit que le montant de la rétribution est calculé par document administratif et par demande, avec un minimum de cinquante francs.
Aux termes de l'article 3, lorsque la copie d'un document administratif est fournie en version noir et blanc dans un format qui ne dépasse pas le format A4, la rétribution est fixée à 2 BEF par page, sauf lorsque le document comporte plus de cent pages, auquel cas la rétribution est ramenée à 1 BEF par page à partir de la cent et unième.
4.2. Dans les hypothèses exceptionnelles où les caisses seraient confrontées à des demandes portant sur des copies dans un format supérieur au format A4, en version couleur ou sur un support différent d'un support papier, il convient de se reporter aux articles 4 à 7 de l'arrêté.
5. Paiement par le demandeur
5.1. Lorsque les copies sont retirées par le demandeur auprès de l'organisme d'allocations familiales, celui-ci encaisse le paiement contre reçu et en crédite son compte pour frais d'administration.
Par contre, lorsque les copies sont transmises au demandeur par la poste, par envoi recommandé obligatoirement, le montant de la rétribution, augmenté des frais de port, est payable sur le C.C.P. des frais d'administration de la Caisse, et ce, préalablement à la transmission.
5.2. Une fois effectué, il est fait mention du paiement dans le registre reprenant les demandes (cf. point 3.1.1. de la C.O. 1282).
6. Entrée en vigueur et modalités pratiques
L'arrêté commenté est entré en vigueur le 20 septembre 1996.
Les principes définis ci-avant s'appliquent pour toute demande de copie d'un document administratif, non satisfaite à la date de parution de la présente C.O.
Un modèle de formulaire de demande à compléter lorsque le demandeur se présente auprès de la caisse pour obtenir une copie d'un document, est joint en annexe 2.
