1. Le Cadastre des allocations familiales
1.1. Introduction
L'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés gère deux répertoires reprenant les situations de dossiers de prestations familiales:
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le Répertoire national des allocations familiales (RNAF), créé en juillet 1993;
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le Répertoire des dossiers à l'examen (RIO), mis en production en 2001.
Ces deux répertoires ont contribué à mettre progressivement en place une véritable structure d'échange d'informations électroniques entre, d'une part, les différents secteurs de la sécurité sociale et, d'autre part, les caisses d'allocations familiales. Ces deux instruments ont, dans une large mesure, permis une exploitation de plus en plus systématisée des données électroniques disponibles dans le réseau articulé autour de la Banque-carrefour de la sécurité sociale.
L'Office a ainsi pu atteindre deux objectifs essentiels dans le processus généralisé de simplification administrative, à savoir, en premier lieu, libérer les assurés sociaux d'apporter des preuves écrites des modifications intervenues dans leur situation légale ou socioprofessionnelle et, en second lieu, aboutir à une réduction drastique du nombre de formulaires que les familles avaient à compléter.
1.2. Des répertoires existants (RNAF et RIO) au Cadastre des allocations familiales
Le répertoire, à savoir le Cadastre, qui reprendra les fonctions principales du RNAF et du RIO, a été conçu pour permettre, dans une première phase, les quatre fonctions essentielles suivantes:
- outil de gestion quotidienne, grâce à la consultation en ligne, par le biais d'un système d'application à application ou asynchrone;
- support d'information électronique, par l'intégration des données d'identification des acteurs dans les dossiers dans le répertoire des personnes de la Banque-carrefour de la sécurité sociale;
- moyen de prévenir les cumuls;
- possibilité de consultation (en ligne ou asynchrone) des données par des organismes tiers.
1.3. La mise en production du Cadastre des allocations familiales et des flux électroniques RIP et DMFA
1.3.1. Etat de la question
Les opérations de chargement initial du Cadastre ont été entamées le 31 juillet 2003 et ne visaient que les dossiers actifs ou les dossiers archivés ou clôturés à une date postérieure au 31 décembre 1995.
A la date du 11 novembre 2003, le chargement initial était terminé à l'Office, dans toutes les caisses libres et spéciales d'allocations familiales, à l'ONSSAPL et à La Poste.
Jusqu'à présent, le Service central des dépenses fixes (SCDF), qui est intégré dans le RNAF, n'a pas répondu à la demande d'intégration dans le Cadastre, tandis qu'il n'existe pas encore de canal informatisé par lequel le secteur des travailleurs salariés et celui des travailleurs indépendants peuvent consulter leurs banques de données respectives.
Certaines conditions techniques doivent toutefois être remplies pour que le Cadastre des allocations familiales puisse fonctionner d'une manière optimale:
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Il est indispensable que les 31 organismes adhérant au système du "Cadastre" soient en mesure de mettre les données à jour quotidiennement (nouvelles créations et modifications).
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Tous les organismes doivent avoir un nombre d'accès suffisant afin de leur permettre la consultation des données du Cadastre et des autres banques de données de début et de fin d'activité en tant que travailleur indépendant de l'INASTI, etc....
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Il est nécessaire que tous les organismes adhérant au système du "Cadastre" aient programmé, du point de vue interne, toutes les modifications qu'entraîne l'utilisation du nouveau répertoire au niveau du traitement des messages électroniques (tant en distribution qu'en consultation).
1.3.2. Plan progressif d'implémentation du Cadastre et des flux électroniques RIP et DMFA
Le Cadastre des allocations familiales pourra être mis progressivement en production à partir du 1er janvier 2004. Les organismes d'allocations familiales trouveront ci-après le plan progressif d'implémentation du Cadastre, qui a été approuvé par le Comité de gestion de l'Office en sa séance du 2 décembre 2003.
1.3.2.1. A réaliser pour le 1er janvier 2004
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Tous les organismes d'allocations familiales doivent avoir chargé tous leurs dossiers dans le Cadastre et être en mesure de mettre le Cadastre quotidiennement à jour pour le 1er janvier 2004. Cette mise à jour quotidienne est une condition indispensable pour que le Cadastre devienne un outil opérationnel. Les instructions techniques pour le chargement et la mise à jour du Cadastre ont été communiquées aux organismes d'allocations familiales par la lettre circulaire 11/B/997/52 du 7 avril 2003. L'Office attire à cet égard l'attention sur les points suivants:
- Les organismes d'allocations familiales doivent charger tous leurs dossiers dans le Cadastre, c'est-à-dire tant les dossiers actifs que les dossiers clôturés après le 31 décembre 1995.
- L'objectif est d'intégrer systématiquement les données concernant les paiements de l'allocation de naissance et de la prime d'adoption effectués après le 30 juin 2003.
- La période de paiement valable doit être introduite tant pour les allocataires que pour les enfants. Les caisses qui ne sont pas encore en mesure de le faire pour des raisons techniques sont invitées à prendre les mesures requises pour pouvoir introduire ces données sans délai par le biais des mises à jour.
- Les caisses d'allocations familiales doivent procéder d'urgence à l'intégration de tous les attributaires prioritaires potentiels comme acteurs dans le Cadastre, avec le code de rôle exact.
Cette obligation s'applique à tous les dossiers actifs au 31 décembre 2003.
L'introduction de tous les attributaires prioritaires potentiels avec le code de rôle exact dans le Cadastre est d'une importance cruciale pour la solution de remplacement dont il est question à la rubrique 2.2. ci-dessous.
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Dans une première phase, 600 accès au Cadastre seront octroyés progressivement aux utilisateurs des caisses d'allocations familiales et de l'Office. Les mesures requises à cet effet sont en cours de réalisation.
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Le registre du personnel (RIP) peut être consulté par ces utilisateurs. L'Office fournira un manuel d'utilisation aux organismes d'allocations familiales dans une lettre circulaire distincte. La consultation massive du registre du personnel peut s'opérer par le biais de le message P051 selon la procédure "ComTool".
1.3.2.2. A réaliser pour le 31 mars 2004
1.3.2.3. A réaliser pour le 15 mai 2004
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L'objectif est de recevoir les attestations DMFA du 1er trimestre 2004 entre le 15 mai 2004 et le 30 juin 2004. L'Office insistera auprès de l'ONSS pour que ces dates soient respectées. En attendant, les organismes d'allocations familiales n'ont pas d'autre possibilité que de demander les données concernant les prestations des attributaires au service d'un employeur au moyen de for mulaires papier (modèle G, modèle AB et autres).
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Tous les attributaires prioritaires potentiels doivent être intégrés dans le Cadastre avec le code de rôle exact. Pour obtenir les messages mailbox, la personne de référence dans le Registre national et le parent qui n'est pas acteur doivent également être intégrés dans le Cadastre avec le code de rôle adéquat selon le cas (toutes les attestations ou uniquement les attestations du Registre national et du Registre de la BCSS). L'Office renvoie à cet égard à sa circulaire CO 1345 du 10 juillet 2003, dans laquelle les codes de rôle à utiliser sont commentés sous la rubrique 3.1. Cette intégration doit avoir lieu pour tous les dossiers actifs au 31 décembre 2003.
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Les organismes d'allocations familiales doivent être en mesure de traiter ces attestations en fonction de la date cible pour l'envoi des flux DMFA pour le premier trimestre 2004. L'Office enverra en temps opportun aux organismes d'allocations familiales un "manuel d'utilisation" provisoire à titre de document de travail concernant la déclaration multifonctionnelle DMFA. Ce manuel provisoire est un guide reprenant des zones et des données ayant une incidence, par ordre d'importance décroissant, sur le droit aux allocations familiales, la priorité de l'attributaire et la détermination du secteur, régime ou organisme compétent. L'influence sur le dossier d'allocations familiales est indiquée pour chaque valeur que peuvent avoir les zones. Une version définitive suivra dès que les compléments et précisions demandés auront été reçus de l'ONSS.
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Les organismes d'allocations familiales doivent avoir opéré les consultations du registre du personnel (RIP) et du répertoire de données concernant le suivi des attestations transmises par l'INASTI, en fonction du dépistage d'un droit prioritaire dans le régime des travailleurs salariés ou dans celui des travailleurs indépendants. Une consultation massive du registre du personnel peut être effectuée par le biais du message P051 selon la procédure "ComTool". Pour le répertoire du suivi du début et de la fin de l'activité comme travailleur indépendant, ceci peut se faire par le biais du message P047, également selon la procédure "ComTool". La rubrique "Suppression des formulaires P4 et P12" ci-après explique la manière dont les organismes d'allocations familiales doivent traiter les données obtenues.
2. Incidence sur les processus administratifs
2.1. Etat de la question
Il était initialement prévu que le flux DMFA serait opérationnel à partir du 1er janvier 2003 pour le régime des allocations familiales.
L'Office avait dès lors déjà fourni un certain nombre d'instructions à ce sujet en 2002. Il s'agit de:
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la CO 1337 du 15 mai 2002 concernant la déclaration multifonctionnelle des employeurs;
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la CO 1340 du 24 juillet 2002 concernant l'évaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier.
Ces instructions dans les circulaires susmentionnées avaient été établies compte tenu de ce que les projets suivants seraient réalisés le 1er janvier 2003:
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la transmission des messages DMFA;
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un Cadastre complet, qui reprendrait non seulement les acteurs des caisses d'allocations familiales pour travailleurs salariés, mais également ceux du secteur public et du régime des travailleurs indépendants.
Ces projets n'ont pas encore pu être réalisés, ce qui a pour conséquence que certaines instructions ne peuvent pas être exécutées ou doivent être modifiées.
2.2. Suppression des formulaires P12 et P4
Jusqu'au 31 décembre 2001, les organismes d'allocations familiales utilisaient 2 formulaires, à savoir le formulaire P4 et le formulaire P12, pour le dépistage d'un droit prioritaire interne ou externe.
L'objectif était de remplacer ces formulaires pour les familles résidant en Belgique par l'intégration des attributaires prioritaires potentiels comme act eurs dans le RIO (registre des dossiers à l'examen) et par la consultation de la banque de données LATG au nom de ces attributaires prioritaires potentiels. A partir du 1er janvier 2003, le contrôle serait opéré sur la base des messages DIMONA.
Il est entre-temps apparu que la consultation du registre du personnel ne sera opérationnelle qu'à partir du 1er janvier 2004. De plus, certaines caisses n'ont pas procédé à l'intégration des attributaires prioritaires potentiels comme acteurs dans le RIO en attendant que le Cadastre soit opérationnel.
Un contrôle systématique éventuel en janvier 2004 ne pourrait être effectué qu'au moyen d'un formulaire de contrôle (P4 ou P12). La restauration de ces formulaires de contrôle à la date du 15 janvier 2004 (envoi massif) représenterait toutefois un grand pas en arrière dans le processus de simplification administrative.
C'est pourquoi la solution de remplacement temporaire suivante a été conçue compte tenu de l'état actuel des projets pour le contrôle de l'année 2003. Cette solution de remplacement doit être appliquée pour le 15 mai 2004 et concerne tant les dossiers actifs au 31 décembre 2003. C'est donc l'organisme d'allocations familiales compétent au 31 décembre 2003 qui doit effectuer ce contrôle.
2.2.1. Dépistage des droits prioritaires externes et internes
En attendant que les flux DMFA soient opérationnels, la date cible étant fixée au 15 mai 2004, les organismes d'allocations familiales doivent procéder comme suit:
2.2.1.1. Dépistage des droits prioritaires dans le régime des travailleurs salariés
Action
Pour tous les attributaires prioritaires potentiels qui sont intégrés dans le Cadastre avec le code de rôle 103 ou 106, les organismes d'allocations familiales doivent consulter le registre du personnel de l'ONSS pour la période du 1er janvier 2003 au 31 décembre 2003.
Traitement de l'information obtenue
S'il ressort de la consultation que la compétence en matière de paiement est transférée à un organisme d'allocations familiales visé aux articles 18bis, 19, 31 et 33, L.C., qui relève de la répartition nationale, le dossier ne doit être régularisé que pour l'avenir. Les paiements du passé sont considérés comme ayant été effectués de bonne foi en lieu et place de l'organisme d'allocations familiales compétent au sens de l'art. 71, §1er bis, L.C.
S'il ressort de la consultation que la compétence en matière de paiement est transférée à une institution du secteur public (y compris l'ONSSAPL) ou à l'ONAFTS qui paie conformément à l'art. 101, alinéas 3 et 4, les paiements doivent être régularisés à partir de la date de début du droit prioritaire.
En attendant les flux DMFA, les organismes d'allocations familiales doivent réclamer les données relatives aux prestations des nouveaux attributaires prioritaires au moyen de formulaires papier (modèle G, modèle AB et autres).
Si un droit prioritaire est établi, l'organisme d'allocations familiales initial introduit l'instruction du droit auprès du nouvel organisme d'allocations familiales compétent au moyen d'un brevet d'office. Les instructions existantes concernant les paiements provisionnels (CO 1216 du 26 juin 1989 et CO 1226 du 26 mars 1990) et concernant l'utilisation du brevet d'attributaire (lettres circulaires 11/C/996/25 du 4 juin 2002 et 11/C/996/32 du 14 mars 2003) restent intégralement applicables. L'envoi d'une quittance reste donc obligatoire.
2.2.1.2. Dépistage des droits prioritaires dans le régime des travailleurs indépendants
Action
Les organismes d'allocations familiales doivent consulter le fichier de données des attestations A301 transmises au nom des acteurs suivants (cf. lettre circulaire IIIB/997/49bis/BI du 20 mars 2002).
Le schéma ci-après tient compte des instructions données dans la CO 1345 du 10 juillet 2003.
Situation socioprofessionnelle de
l'attributaire ou lien avec l'enfant
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Pour quelles personnes faut-il consulter le fichier de suivi (L301) ?
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L'attributaire réside dans le ménage de l'enfant (ne s'applique pas en cas de coparenté)
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| L'attributaire travaille moins qu'à mi-temps. Il s'agit aussi bien d'un (beau-) parent ou d'une personne autre qu'un parent (partenaire, grand-père, grand-mère, oncle, tante, frère, soeur...) de l'enfant. |
Tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant avec le code rôle 103 ou 106 qui n'étaient pas intégrés dans le RNAF ou dans le RIO à partir du 1er janvier 2002. |
| L'attributaire est une personne autre que l'un des parents (partenaire, grand-père, grand-mère, oncle, tante, frère, soeur...) qui travaille à mi-temps au moins. |
Tous les (beaux-) parents dans le ménage de l'enfant avec le code de rôle 103 ou 106 qui n'étaient pas intégrés dans le RNAF ou dans le RIO à partir du 1er janvier 2002. |
| L'attributaire réside en dehors du ménage de l'enfant (ne s'applique pas en cas de coparenté). |
| L'attributaire est un (beau-) parent de l'enfant. |
Tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant avec le code de rôle 103 ou 106 qui n'étaient pas intégrés dans le RNAF ou dans le RIO à partir du 1er janvier 2002. |
| L'attributaire est le frère ou la soeur de l'enfant. |
Tous les attributaires prioritaires potentiels à l'intérieur ou à l'extérieur du ménage de l'enfant avec le code de rôle 103 ou 106 qui n'étaient pas intégrés dans le RNAF ou dans le RIO à partir du 1er janvier 2002. |
| L'enfant est élevé dans le cadre de la garde alternée ou de la co-parenté. |
| L'attributaire travaille moins qu'à mi-temps. Il s'agit aussi bien d'un (beau-) parent ou d'une personne autre qu'un parent (partenaire, grand-père, grand-mère, oncle, tante, frère, soeur...) de l'enfant. |
Le parent légal non attributaire en dehors du ménage et tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant avec le code de rôle 103 ou 106 qui n'étaient pas intégrés dans le RNAF ou le RIO à partir du 1er janvier 2002. |
| Une personne autre que les parents qui travaille à mi-temps au moins est l'attributaire. |
Le parent légal non attributaire en dehors du ménage de l'enfant et tous les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant avec le code de rôle 103 ou 106 qui n'étaient pas intégrés dans le RNAF ou le RIO à partir du 1er janvier 2002. |
Traitement de l'information obtenue
S'il ressort de cette consultation qu'un droit prioritaire s'est entre-temps ouvert dans le régime des travailleurs indépendants, les paiements doivent en principe être régularisés avec la caisse d'assurances sociales des travailleurs indépendants compétente.
La différence éventuelle entre les allocations familiales régularisées, d'une part, et les allocations (plus élevées) déjà payées dans le régime des travailleurs salariés, d'autre part, ne doit toutefois être réclamée aux intéressés qu'en ce qui concerne les paiements pour la période à partir du 1er janvier 2003.
Concrètement, les organismes d'allocations familiales doivent, à partir du moment ou le droit dans le régime des travailleurs indépendants est établi, comptabiliser sur l'état d'activité le montant qui concerne les paiements pour la période à partir du 1er janvier 2003. La caisse d'assurances sociales est i nvitée de rembourser le montant complet des arriérés à partir de la date de début de droit dans le régime des travailleurs indépendants et de joindre un décompte. Ce décompte permettra à l'organisme d'allocations familiales de constater le montant qui concerne les paiements pour la période à partir du 1er janvier 2003. Lors de la réception du remboursement et du décompte, le montant remboursé pour la période qui précède le 1 janvier 2003 doit aussi être comptabilisé.
2.3. Perspectives
2.3.1. La nouvelle procédure concernant l'examen automatique du droit aux allocations familiales et les modalités d'échange d'informations entre les organismes d'allocations familiales au moyen du brevet est actuellement examinée par un groupe de travail composé de représentants des caisses d'allocations familiales et de l'Office. Dès que ce processus adapté pourra être mis en oeuvre, les organismes d'allocations familiales recevront en temps opportun les instructions requises dans une lettre circulaire distincte. En attendant ces nouvelles directives, les processus existants restent intégralement applicables, y compris l'envoi de la quittance.
2.3.2. Dans le cadre du projet global de la déclaration multifonctionnelle, plusieurs autres flux périphériques sont actuellement en développement. Il s'agit des flux suivants:
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un flux concernant les périodes d'inactivité pour cause de chômage temporaire, de l'Office national de l'emploi;
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un flux concernant les périodes d'inactivité à la suite d'un accident du travail, du Fonds des accidents du travail;
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un flux concernant les périodes d'inactivité à la suite d'une maladie professionnelle, du Fonds des maladies professionnelles.
Ces flux devraient être mis à la disposition des caisses d'allocations familiales fin 2004 au plus tôt. Jusqu'à nouvel ordre, dans ces conditions, il faut continuer à établir le droit sur la base du modèle G (chômage temporaire) et des attestations papier (preuve de l'accident du travail ou de la maladie professionnelle).
