La publicité est dite "passive" lorsque la demande d'informations émane du citoyen.
Toute personne physique ou morale a le droit de consulter tout document administratif sur place, d'obtenir des explications à son propos et d'en recevoir une copie.
Comment consulter un document administratif?
Pour consulter ou se faire remettre copie d'un document administratif, l'assuré social doit formuler une demande écrite (courrier, fax, e-mail) qu'il adresse à la caisse d'allocations familiales.
L'assuré social doit y préciser le document auquel il souhaite avoir accès et la manière dont il souhaite exercer son droit (consultation, explication, copie).
L'assuré social ne doit pas justifier d'un intérêt, sauf
si la demande porte sur un document à caractère personnel.
Traitement de la demande par la caisse d'allocations familiales
Lorsque la caisse d'allocations familiales reçoit une demande d'information, il doit la consigner dans un registre et doit adresser un accusé de réception de la demande à l'assuré social.
Si la caisse d'allocations familiales constate qu'il n'a pas le contrôle du document demandé, il en informe sans retard le demandeur, en lui indiquant les coordonnées de l'organisme auquel il doit s'adresser.
Si la caisse d'allocations familiales constate qu’elle est responsable du document demandé, on vérifie d’abord s’il s’agit d’un document à caractère personnel. Si c’est le cas, mais que le demandeur ne peut pas justifier d'un intérêt, la demande est refusée.
La caisse d'allocations familiales vérifie ensuite s’il y a des motifs d’exception sur la base desquels la demande doit éventuellement être refusée, même si l’assuré social a justifié d’un intérêt.
La caisse d'allocations familiales doit rejeter la demande, d'office, s'il constate que la publicité est de nature à porter atteinte:
- à la vie privée (sauf si la personne concernée a préalablement donné son accord par écrit quant à la consultation ou à la communication sous forme de copie),
- à une obligation de secret instaurée par la loi,
- au secret des délibérations du Gouvernement fédéral et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif fédéral ou auxquelles une autorité fédérale est associée.
- porte atteinte aux intérêts visés à l’article 3 de la loi du 11 décembre 1998 relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité.
La caisse d'allocations familiales doit rejeter la demande s'il estime, après avoir mis les intérêts en présence en balance, que l'intérêt de la publicité doit s'effacer devant les intérêts suivants :
- la sécurité de la population,
- les libertés et droits fondamentaux des administrés,
- les relations internationales fédérales de la Belgique,
- l'ordre public,
- la sûreté ou la défense nationale,
- la recherche ou la poursuite de faits punissables,
- un intérêt économique, financier fédéral, la monnaie ou le crédit public,
- le caractère par nature confidentiel des informations d'entreprise ou de fabrication communiquées à l'autorité,
- le secret de l'identité de la personne qui a communiqué le document ou l'information à l'autorité administrative à titre confidentiel pour dénoncer une fait punissable ou supposé comme tel.
La caisse d'allocations familiales peut rejeter la demande s'il constate que la demande :
- concerne un document administratif dont la divulgation peut être source de méprise car le document est inachevé ou incomplet,
- concerne un avis ou une opinion communiquée librement et à titre confidentiel à l'autorité,
- est manifestement abusive,
- est formée de façon manifestement trop vague.
Droit à consultation/explication/communication
La décision doit être communiquée à l'assuré social dans un délai de 30 jours à partir de la réception de sa demande.
Le délai peut être étendu à 45 jours.
Dans ce cas, la caise d'allocations familiales doit notifier à l'assuré social, dans le courant du premier délai de 30 jours, les raisons qui justifient cette prolongation.
Si la caisse d'allocations familiales ne fait pas droit à la demande, il doit motiver sa décision. Le refus ne peut se fonder que sur les motifs d'exception prévus.
Droit de rectification
L'assuré social dispose du droit de demander que soient corrigées gratuitement les informations inexactes ou incomplètes qui le concerne.
La caisse d'allocations familiales a 60 jours pour donner suite à une demande de correction, pour décider de rejeter celle-ci ou pour prolonger le délai de 30 jours. Les décisions de rejet ou de prolongation doivent être motivées.
Voie de recours
L'assuré social insatisfait peut adresser une demande de reconsidération à la caisse d'allocations familiales.
Dans le même temps, il adresse une demande d'avis à la Commission d'accès aux documents administratifs.
Si l'assuré social demeure insatisfait, il peut contester la décision devant le Conseil d'Etat.
Il dispose d'une délai de 60 jours pour adresser une requête à Monsieur le Premier Président du Conseil d'Etat, rue de la Science 33, 1040 Bruxelles.