La circulaire de l'Office C.O. 319 du 7 novembre 1947 a étendu l'usage obligatoire du formulaire " modèle 82 " aux cas d'attributaires non assujettis à la sécurité sociale, dont le degré d'invalidité et la date du début de cette incapacité doivent être contrôlés par la Caisse Nationale (actuellement : l'Office).
Une instruction du 18 décembre 1978, communiquée aux caisses a imposé l'usage des formulaires suivants :
- DEMANDE D'EXPERTISE MEDICALE - " C.1082 ".
- QUESTIONNAIRE COMPLEMENTAIRE A UNE DEMANDE D?EXPERTISE MEDICALE - " C.1098 ".
pour les cas d'attributaires qui doivent être soumis à l'expertise du médecin-expert de l'Office.
La loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale, précise en son article 26, § 2 que seules des personnes désignées nominativement peuvent enregistrer, consulter, modifier, traiter ou détruire les données médicales à caractère personnel ou peuvent y avoir accès lorsqu'elles sont conservées aux archives.
Compte tenu des instructions de la circulaire de l'Office C.O. 1273 du 12 janvier 1994, du prescrit de la loi du 15 janvier 1990 et du souci de préserver les droits des utilisateurs des services publics, je vous informe qu'une nouvelle procédure sera d'application immédiate dès la parution de la présente circulaire. Ce circuit des données médicales pour les cas soumis à l'expertise du médecin-expert de l'Office a été élaboré dans le souci de limiter au maximum le nombre de personnes légalement habilitées à expédier, traiter et consulter les données médicales à caractère personnel, et d'assurer le respect du secret médical.
PROCEDURE
1. L'organisme saisi d'une demande ou qui, selon la réglementation en vigueur, doit soumettre le cas d'un attributaire à l'expertise du médecin-expert de l'Office, remet à l'attributaire
- un formulaire de demande d'expertise médicale comprenant 2 volets
- une enveloppe préadressée.
1.1. La demande d'expertise médicale " modèle EM-MO-10 " consiste en :
* VOLET ADMINISTRATIF EM-MO-10/1
- Renseignements à fournir par la caisse d'allocations familiales.
- Renseignements à fournir par l'intéressé.
* VOLET MEDICAL EM-MO-10/2
- Recto : lettre-instruction du médecin-expert de l'Office au médecin traitant appelé à compléter la partie médicale.
- Verso : rapport médical à établir par le médecin traitant et destiné au médecin-expert de l'Office.
1.2. Enveloppe " expertise medicale "
Préadressée à : Monsieur le Médecin-expert de l'ONAFTS, portant au coin inférieur gauche la mention obligatoire " SECRET MEDICAL - NE PEUT ETRE OUVERT ". Cette enveloppe est à affranchir par l'expéditeur.
1.3. Les organismes appelés à soumettre des cas d'attributaires à l'expertise du médecin-expert de l'Office voudront bien attirer l'attention de leurs attribuaires sur les points suivants :
- après avoir complété la partie I du volet administratif, la caisse remet le formulaire à son attributaire, prie celui-ci de compléter la partie II et l'invite à faire compléter le volet médical par le médecin traitant.
- le médecin traitant est invité à glisser le formulaire dans l'enveloppe appropriée et à remettre cette dernière, fermée, à son patient.
- le formulaire de demande ainsi complété et mis dans l'enveloppe tombe sous le coup du secret médical. Il ne doit plus transiter par la caisse, mais est adressé directement au médecin-expert.
2. L'Office réceptionne le formulaire, immatricule le cas et le traite. Toutes les données à caractère médical sont traitées par le Service Médical de l'Office, le Service du Contrôle traitant la partie strictement administrative. Au niveau de l'Office, chaque cas fera l'objet de deux dossiers totalement séparés.
3. Les demandes de renseignements complémentaires, qui sont indispensables au traitement du dossier par l'Office, suivront le même canevas.
- S'il s'agit de données médicales, les demandes seront adressées par le médecin-expert à l'attributaire, sous pli fermé, avec une lettre d'accompagnement standardisée. L'attributaire devra remettre le pli fermé à son médecin traitant et renvoyer la réponse dans l'enveloppe adéquate jointe à l'envoi.
- S'il s'agit de renseignements d'ordre strictement administratif, ceux-ci pourront transiter normalement par le service du Contrôle et par les caisses.
4. Toute demande de renseignement sur l'état d'avancement du dossier devra être adressée au secrétariat du Contrôle.
5. La décision du médecin-expert de l'Office est communiquée à l'organisme au moyen du formulaire D.5046 qui reste en usage.
