CO 1386 du 13 février 2012 - Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier : Actualisation des instructions concernant le contrôle par formulaires

1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques

Depuis quelques années, l'Office tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.

Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er janvier 2012.

2. Principes généraux de la collecte d'informations

Les contacts avec l'assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte :

(a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible l'assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques ;
(b) en consultant les banques de données.

Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à mettre, " en temps réel ", les paiements en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.

2.1. Collecte unique d'informations : ne demander les données indispensables qu'une seule fois

2.1.1. Principes généraux

1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l'établissement du droit et au paiement des allo cations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées.
L'usage impropre des données à d'autres fins peut faire l'objet de poursuites.

2. La collecte d'informations ne peut être excessive : il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.

3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la " source authentique " ; elles ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une base données qui est légalement ou réglementairement tenue de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.

Exemple

Exemple de collecte d'informations

Type de données	Source authentique
Données d'identification des entreprises	Banque-carrefour des entreprises (répertoire des employeurs)
Données d'identification des citoyens	Registre national des personnes physiques Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale
Données sociales à caractère personnel	Bases de données gérées par les institutions de sécurité sociale (dont l'ONSS)

Exceptions

Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique " authentique " doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.

Aperçu des données

Aperçu des données

Nature de l'information		Mode de preuve
1	Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie	Attestation du service des pensions
2	Détention	Attestation du SPF Justice (adresse dans les tableaux en annexe)
3	Placement dans une institution/famille	Attestation/formulaire P3a/P3b/disposition du juge (voir thème n° 8)
4	Conséquences positives (voir thème n° 11) Formation d'un " ménage de fait " Conséquences négatives (voir thème n° 11) Former/ne pas former un " ménage de fait " (réfutation de la présomption)	Registre national ou document officiel + déclaration des partenaires sur le formulaire J Registre national ou document officiel1 + déclaration sur le formulaire J des partenaires/enquête sociale (contrôle à domicile)
5	Abandon de l'orphelin par le parent survivant	Formulaire P16com (voir tableaux en annexe)
6	Disparition ou enlèvement de l'enfant ; l'attributaire a " abandonné " sa famille	Déclaration des services judiciaires, administratifs ou de police
7	Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée et co-parenté)	Jugement/arrêt/décision (voir thème n° 9)
8	Hébergement alterné de durée égale d'enfants majeurs (conséquence du régime de co-parenté)	Déclaration des deux parents (formulaire Mod. L)
9	Aide du CPAS (revenu d'intégration + autre aide)	Attestation/déclaration, si aucun flux
10	Demande de versement sur un compte	Formulaire mod. W
11	Dans la Communauté flamande : L'enseignement pour adultes, les cours du soir, l'enseignement de promotion sociale, l'enseignement privé, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice...) Dans la Communauté française/germanophone : L'enseignement suivi, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice...)	Attestation D062/formulaire P7 Formulaire P7
12	Preuve d'un handicap ou d'une affection	Attestation/Handichild2
13	Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption...)	Attestations/déclarations
14	Cohabitation légale	Déclaration
15	Revenu de l'attributaire, du partenaire, de l'étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l'apprentissage sur le lieu de travail, de l'apprenti, de la formation en entreprise	Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4)
16	Chômeur sanctionné3	Décision de sanction (ONEM) Déclaration
17	Allocation de naissance	Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population
18	Allocataire illégal4	Déclaration
19	Contrats FPI 5(mise au travail des chômeurs)	Services régionaux de l'emploi

2.1.2. Débiteurs (sans domicile connu en Belgique ou résidant à l'étranger)

On a demandé aux caisses d'allocations familiales de ne jamais mettre fin à l'intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d'allocations familiales payées indûment tant que la dette n'est pas entièrement payée (cf. CO 1363 du 9 novembre 2006).

2.1.3. Collecte unique et réutilisation de l'information

Les données (sociales à caractère personnel) ne sont demandées qu'une seule fois6; dès qu'elles sont en possession d'un organisme d'allocations familiales, elles sont stockées, gérées et actualisées et sont mises à la disposition des autres utilisateurs dans le secteur, par le biais du Cadastre ou du brevet d'attributaire.

Elles ne doivent pas être disponibles activement plus longtemps que nécessaire pour l'application de la législation des allocations familiales, compte tenu des délais de prescription légaux.

2.1.4. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles

Les données qui ne sont plus utilisées pour l'octroi des allocations familiales doivent être archivées. Elles ne doivent plus être consultables directement, mais elles sont enregistrées dans les archives ou stockées sur des supports électroniques à l'Office (cf. circulaire de l'Office
CO 1380 du 23 décembre 2009). D'autres précisions ont été fournies dans la lettre circulaire 997/75 du 14 avril 2011.

2.2. Conséquences de la collecte unique des informations

2.2.1. Examiner le droit d'office ou attendre une demande ?

L'Office pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales et établis dans le cadre de l'examen automatique du droit. Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, il est important que l'information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu dans le cadre de l'examen d'un supplément).

La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d'informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente.

Pour ce qui est de l'intégration des conjoints ou partenaires en vue de l'octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de l'Office
CO 1377 du 8 décembre 2008.

Aperçu des intégrations dans le Cadastre

Statut de " quatrième acteur " : aperçu des intégrations dans le Cadastre
Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103)	Tous les attributaires prioritaires potentiels (" quatrièmes " acteurs : cf. les schémas en annexe).
Situation	Acteurs avec code 103/106
Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe d'allocataires principal	L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64, L.C., qui a cédé le droit
Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599	L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64, L.C.
Cession du droit à un attributaire qui n'appartient pas au groupe d'allocataires principal	L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64, L.C., qui n'a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant
But	Acteurs avec code 105
Examen automatique du droit aux allocations familiales d'orphelins	L'autre parent (adoptant) de l'enfant qui n'est pas encore intégré avec un autre code
Suivi de toutes les modifications dans la composition du ménage	Les chefs de ménage (personnes de référence) qui ne sont pas encore intégrés avec un autre code

Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office).

2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires

Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).

Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement d'un supplément (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements.

2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)

S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.

Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponib les auprès d'autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l'écoute des usagers7).

2.3. Force probante des données d'information électroniques

Les données d'information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.

Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels ?

Un arrêté royal 8stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations famili ales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring, qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national. La disposition demandant de communiquer directement ces différences au Registre national, qui était contenue dans les circulaires CO 1272 et CO 1381 du 8 février 2010, est supprimée.

2.4. Suppression de la légalisation des copies9

Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit.

Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 décembre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes.

Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d'une copie du document original.

Que faire en cas de doute concernant l'authenticité 10?

S'il existe un doute au sujet de l'authenticité d'un document, il y a lieu de prendre contact avec l'autorité qui peut fournir l'information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser à la source authentique. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande.

La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s'applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d'attributaire).

Quand un document original est-il encore nécessaire ?

• Les attestations des établissements d'enseignement (formulaire P7-B ou attestation scolaire abrégée) doivent être transmises dans leur forme originale à la caisse d'allocations familiales par l'assuré social ;
• Les déclarations des organismes financiers (formulaire Mod. W) indiquant le compte sur lequel les allocations familiales sont versées doivent également être remises dans leur forme authentique à la caisse d'allocations familiales par l'assuré social.

Pour ces deux attestations, aucune copie, télécopie ou copie PDF ne peut être admise. Afin d'éviter les fraudes, l'Office adaptera le texte figurant sur les formulaires P7, mod. W et W-int.

Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous.

2.5. La communication (électronique) avec le citoyen

Conformément à la charte pour une administration à l'écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le fax (art. 6).

Les données obtenues par d'autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou fax) doivent être acceptées pour établir le droit si l'expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires concernant l'authenticité de la signature (signature électronique sur l'eID) sont applicables.

Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d'une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d'un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s'ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prescrit (article 9 de la charte).

Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement :

• pour interrompre le délai de prescription11 de 1, 3 ou 5 ans pour les paiements indus ;
• pour la demande de retenues intersectorielles.

3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème

Thème 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger

3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte

Conformément à l'article 1410, § 2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu'elles ne sont plus identifiables comme telles.

La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l'attribution d'un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L'arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007
(cf. circulaire de l'Office CO 1361 du 6 novembre 2006).

L'information figurant sur le formulaire Mod. W a été adaptée en fonction du changement de la réglementation, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social.

3.1.2. Le virement SEPA

Le formulaire a également été adapté à la directive européenne relative à l'exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire sera remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est également demandé sur le mod. W.

Pour les virements vers l'étranger, un formulaire W-int a été créé.

3.1.3. Le service bancaire de base

Conformément à l'article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique doit pouvoir ouvrir dans un établissement de crédit un compte à vue pour 12 EUR (indexés12) au maximum par an et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d'information du formulaire W contient une brève référence à cette loi.

Le nouveau formulaire, qui a été adapté en fonction de ces trois modifications, vous a été communiqué avec la lettre circulaire de l'ONAFTS 999/c.150 du 18 décembre 2008.

Thème 2 - Preuve de la naissance et de la vie

3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé)

Dépôt d'une demande et des documents justificatifs en vue d'obtenir le paiement anticipé de l'allocation de naissance.

L'Office adaptera les formulaires AA (demande d'allocations familiales) et Eter (demande d'allocation de naissance/de prime d'adoption) dans le sens suivant et le fera parvenir aux caisses dans le courant de 2012 :

Qu'est-ce qu'une demande d'allocations familiales (notamment d'allocation de naissance13) ?

• tout document, fait, information, formulaire... d'où ressort le droit aux allocations familiales ;
• si la caisse d'allocations familiales dispose de suffisamment d'éléments pour établir votre droit, vous ne devez compléter aucun formulaire de demande ;
• prenez contact avec votre caisse d'allocations familiales et communiquez-lui immédiatement tout changement de profession, d'identité, de domicile, d'études... Vous pouvez le faire par téléphone, lettre, fax ou courriel ou en vous présentant personnellement pendant les heures de bureau.

Lors du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande encore l' " attestation de naissance spéciale " à l'allocataire.

Il est inutile de demander une déclaration de ménage de fait avant la naissance lorsque la personne avec laquelle la mère cohabite sans être mariée introduit une
" demande de paiement anticipé " de l'allocation de naissance.

Attention ! Le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (CO 1326 du 19 janvier 2001).

L'examen : cf. point 3.2.3.

3.2.2. Procédure après la naissance

La naissance de l'enfant est prouvée par " l'attestation de naissance spéciale " 14ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l'enfant ont été établies d'une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour :

• payer l'allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance ;
• payer les allocations familiales.

Il faut toujours être attentif au message électronique pour éviter les fraudes.

" L'attestation de naissance spéciale " ne sert plus à entamer les paiements des allocations familiales que lorsque le message électronique relatif à la naissance n'a pas encore été reçu (modification du Registre national).

Pour déceler les fraudes faisant usage de l'" attestation de naissance spéciale " falsifiée ou d'attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l'allocation de naissance, les caisses sont priées de TOUJOURS être attentives au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l'allocation de naissance.
Si aucun message n'a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, l'information reçue est confrontée à la source authentique :

• consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l'écran de cette consultation dans le dossier (électronique) ;
• et/ou demander à la commune qui a émis l'attestation de naissance spéciale de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l'enfant.

Note :

L'acte de présentation d'un enfant sans vie est établi par l'officier de l'état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l'allocation de naissance ou l'allocation de naissance anticipée ne doit pas être contestée. L'officier de l'état civil établit un acte de naissance portant la mention " enfant présenté sans vie " lorsqu'un acte de déclaration d'un enfant mort-né a été établi. La caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l'existence de l'acte de présentation d'un enfant sans vie auprès de l'administration communale concernée chaque fois qu'elle ne reçoit aucun message électronique.

La remise d'un certificat médical de fausse couche après au moins 180 jours de grossesse à la caisse d'allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l'allocation de naissance. Si, par contre, l'enfant est mort-né à l'étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l'aide d'un document émanant de l'autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l'aide d'un certificat médical.

Exemple : Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande " l'attestation de naissance spéciale ".
Aucun message mailbox du Registre national n'est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n'est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance et payer les allocations familiales. À partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus).

3.2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit demandée et payée plus d'une fois

La procédure suivante est valable pour le paiement de l'allocation de naissance tant avant la naissance (paiement anticipé ou provisionnel) qu'après celle-ci.

3.2.3.1. Consultation de TRIVIA

Principe : Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d'office une enquête au sujet d'un cumul de paiements possible en consultant les répertoires de données.

Hypothèse I :

La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur appartenant au groupe principal 15: (beau-)parent ou partenaire.

• Pour la (future) mère, consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique).
• Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique).

Constatations et conséquences de cette consultation de TRIVIA

• 1ère possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance. Cette caisse paie déjà pour des enfants de l'attributaire - demandeur de l'allocation de naissance. Il s'agit d'une deuxième ou troisième naissance ou d'une naissance suivante pour l'attributaire.
  Action : payer l'allocation de naissance et intégrer (cf. 3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA).
• 2ème possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales concerné et l'avertit de son intervention.
  Action : la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA).
• 3ème possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
  Action : Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA).

Hypothèse II :

La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur n'appartenant PAS au groupe principal qui fait partie du ménage, par exemple un des grands-parents ou un oncle de l'enfant.

• Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ;
• Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du d roit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ;
• Pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage) : consultation de TRIVIA afin d'éviter les cumuls de paiements + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique).

Constatations et conséquences de la consultation de TRIVIA

• S'il ressort de l'examen que l'allocation de naissance ne doit pas être payée dans le régime des travailleurs salariés 16, la demande est transmise à l'organisme d'allocations familiales compétent, conformément à la Charte de l'a s suré social. L'assuré social en est informé.
• S'il ressort de l'enquête que l'allocation de naissance doit être établie dans le régime des travailleurs salariés, on procède comme suit :
• 1re possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance.
  Action : L'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA).
• 2e possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales et l'avertit de son intervention.
  Action : la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA).
• 3e possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
  Action : Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégrat ion dans TRIVIA).

Rappelons une fois encore que le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001).

3.2.3.2. Intégration dans TRIVIA

Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d'intégrer immédiatement à partir du paiement (anticipé) de l'allocation de naissance 17le paiement et les données sur l'allocataire, l'attributaire et tous les attributaires potentiels (" quatrièmes " acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre.

3.2.3.3. " Attestation de naissance spéciale "

La caisse d'allocations familiales qui reçoit l'attestation de naissance spéciale la conserve ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l'allocation de naissance selon le Cadastre.

Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n'est plus nécessaire de demander l'attestation de naissance spéciale. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d'une demande individuelle adressée à l'allocataire. S'il existe un doute au sujet du rang de la naissance, on interroge les parents dans une lettre distincte. Il suffit qu'il s'agisse du premier enfant d'un des deux parents pour accorder le premier rang. Etant donné que l'information concernant le rang de la naissance ou la filiation ne peut être obtenue au moyen de l'ancien formulaire E-att est, celui-ci est supprimé. La CO 1318 du 15 janvier 1999 a été abrogée depuis 2009.

3.2.4. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l'allocation de naissance

La prime d'adoption ne peut être payée qu'une seule fois à l'adoptant ou à son conjoint ou partenaire pour un enfant. En outre, aucun des deux (adoptants s'ils adoptent tous deux l'enfant) ne peut avoir déjà reçu l'allocation de naissance ou une prime d'adoption pour cet enfant.

Même enquête de cumul que pour l'allocation de naissance.

Si l'enquête sur le cumul révèle qu'aucun cumul n'est possible avec une prime d'adoption, la prime d'adoption ou l'allocation de naissance est payée (anticipativement). Si un cumul s'avère possible après une consultation de TRIVIA (par ex. si un des parents est connu durant cette période dans le RGTI ou dans la DMFA(APL) comme fonctionnaire), la caisse d'allocations familiales prend contact avec l'administration ou le service concerné. Il suffit de prendre contact par téléphone (par ex. avec la caisse d'assurances sociales) et de confirmer le résultat de l'entretien par lettre, fax ou courriel.

Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant l'examen du cumul au moyen d'une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance/la prime d'adoption.
Cette interdiction de cumul de l'allocation de naissance avec une prime d'adoption pour le même enfant n'exclut pas, le cas échéant, un paiement différentiel18 entre les deux. Si nécessaire, on effectue une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance lorsqu'il n'est pas possible de déterminer le rang exact de la naissance.

Thème 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales

3.3.1. Octroi sur la base d'un formulaire de demande

Principe : Les formulaires de contrôle sont envoyés à des moments fixes déterminés au préalable.

Dans de nombreux cas, l'Office constate des retards dans l'examen du droit aux suppléments sociaux. Les caisses d'allocations familiales sont informées de ces constatations par le biais du rapportage annuel. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de s'efforcer d'envoyer les formulaires aux da tes préalablement fixées.

3.3.2. L'envoi groupé des formulaires P19/P19ter en 2012

La question est de savoir quand le formulaire doit être envoyé pour payer à temps le supplément ou ne pas interrompre le paiement d'un supplément. Pour l'envoi groupé de janvier et de juillet, l'Office a examiné l'opportunité et la plus-value et a communiqué la procédure adaptée aux caisses d'allocations familiales. L'envoi semestriel groupé a été supprimé à partir de juillet 2010. Les instructions de la CO 1377 de décembre 2008 ont été adaptées dans la circulaire de l'Office CO 1384 du 8 juin 2010. Ces instructions restent applicables pour l'envoi groupé de 2012.

L'attention est attirée sur les adaptations suivantes :

1) Lorsque le formulaire P19 n'est pas renvoyé au moment où la qualité de chômeur de longue durée, de malade, d'invalide ou de pensionné est acquise dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé après un mois.
L'impossibilité d'octroyer le droit à un supplément en raison de l'absence du formulaire de contrôle P19 ne doit PAS être motivée par écrit. Un contrôle sur place est toutefois prévu dans certains cas pour les familles bénéficiant d'un revenu de remplacement (cf. point Divers 4.1).

2) Envoi groupé du formulaire P19 - Rappel du formulaire après 45 jours.

Selon les instructions actuelles, le formulaire P19/P19ter est envoyé à la mi-janvier 2012. Le rappel des formulaires P19 suit après un mois (30 jours). Compte tenu du fait qu'il est démontré que de nombreux formulaires sont encore reçus après le rappel, la caisse a la possibilité de porter le délai de rappel à 45 jours, à condition qu'elle prenne l'engagement de traiter les formulaires reçus suite au rappel dans les 15 jours. De cette manière, les familles qui donnent immédiatement suite au rappel pourront encore recevoir le supplément aux allocations familiales à la date normale, sans interruption.

3) Pour les cas où un formulaire de demande du supplément ou d'une majoration est envoyé et est reçu durant le dernier trimestre de l'année civile, il est absolument souhaitable de prendre des mesures pour éviter que le même formulaire soit envoyé une seconde fois avec la même question à l'occasion de l'envoi groupé en janvier. Ce formulaire P19 reçu contenant les données relatives aux revenus du dernier trimestre sert de base pour les paiements provisionnels de l'année qui vient. Lorsqu'un formulaire est malgré tout envoyé en janvier, cela n'a d'effet sur les paiements que pour autant qu'il soit reçu et qu'il apparaisse qu'il met en lumière de nouvelles informations qui n'avaient pas été mentionnées sur le formulaire précédent.

Exemple : Le septième mois de maladie est atteint le 19 octobre 2011. La caisse d'allocations familiales reçoit l'information du " 6e mois " le 15 octobre et envoie un formulaire P19 (mois de référence : octobre) le 5 novembre 2011. Le formulaire rentre le 10 novembre 2011. Les conditions familiales et les revenus répondent aux conditions pour recevoir le supplément. Le supplément 50 ter est payé à partir de novembre 2011 et tant qu'aucune modification du ménage et de la profession n'est signalée (cf. Envois intermédiaires dans les CO 1377 et 1384). Le prochain envoi en série aura lieu en janvier 2013. Si un formulaire est malgré tout encore envoyé en janvier, dans aucun cas le paiement du supplément ne peut être interrompu lorsque ce formulaire n'est pas renvoyé par l'intéressé.

4) En cas d'assimilation, un nouveau formulaire P19 doit être envoyé quoi qu'il en soit, en vue de la continuation du paiement du supplément. Afin d'inclure au maximum les fluctuations éventuelles des revenus dans l'évaluation et de ne pas menacer la continuation éventuelle du paiement d'un supplément social, le formulaire P19 est envoyé à la fin du trimestre (à partir de la dernière semaine du mois) au cours duquel l'interruption (occupation > 27 jours civils) produit ses effets sur le taux. La période indiquée sur le formulaire (cases mensuelles à compléter) pour examiner l'assimilation correspond à la période qui apparaît sur le dernier formulaire reçu.

Au début de l'assimilation : envoi du P19 chaque fois que l'attributaire bénéficie de l'assimilation, qu'il ait travaillé 27 jours ou non 19.

Exemple 1 : L'attributaire est chômeur de longue durée et il reçoit le supplément 42 bis. Il reprend le travail le 15 avril 2011. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de juin 2011 (période de référence : janvier 2011 - juin 2011). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l'envoi en série de 2011 est toutefois complété jusqu'en décembre 2010 inclus.

Exemple 2 : L'attributaire est chômeur de longue durée et il reçoit le supplément 42 bis. Il reprend le travail le 15 juin. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de septembre 2011 (période de référence du formulaire : janvier 2011 - septembre 2011). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l'envoi en série de 2011 a été complété jusqu'en décembre 2010 inclus.

Exemple 3 : L'attributaire est chômeur de longue durée jusqu'au 30 avril 2011. Suit une occupation du 1er mai au 5 mai 2011, puis plus aucun statut. Il reprend son occupation le 4 juin. Le formulaire P19 est envoyé la dernière semaine du mois de juin 2011 (période de référence du formulaire : janvier 2011 - juin 2011). Le dernier formulaire P19 reçu lors de l'envoi en série de 2011 a été complété jusqu'en décembre 2010 inclus.

Remarques

1. Si le formulaire P19 " examen de l'assimilation " n'est pas reçu, on décide d'office, après un rappel, si les paiements du supplément sont validés ou si le cas échéant un contrôle est effectué sur place (les paiements ne pouvant pas être validés avec les données disponibles). Seuls les paiements effectués peuvent être validés sur la base d'une consultation. En aucun cas la consultation de TRIVIA ne peut donner lieu à l'octroi d'autres suppléments.

2. Conformément à l'arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, l'attributaire qui est divorcé ou séparé de corps et de biens ou de fait, a droit à un supplément dans les conditions suivantes :

- (1) l'allocataire est son conjoint ou ex-conjoint (type de famille III) ou l'autre parent (type de famille IV),
et
- (2) ce conjoint ou ex-conjoint ou l'autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l'article 56 bis, § 2, de ces mêmes lois et n'a pas contracté un nouveau mariage, sauf si le mariage est suivi par une séparation de fait.

La séparation de fait doit apparaître par la résidence principale séparée des personnes en cause dans le Registre national des personnes physiques, exception faite des cas dans lesquels il ressort d'autres documents officiels produits à cet effet que la séparation de fait est effective bien qu'elle ne corresponde pas ou plus avec l'information obtenue auprès dudit Registre.

Pour ces cas, l'envoi du formulaire P19 reste toutefois nécessaire. Au début du droit, et ensuite annuellement, on envoie le formulaire P19ter en vue d'établir le droit au supplément social dans le cadre de l'examen automatique du taux le plus avantageux, comme le prévoit la circulaire ministérielle CM 599 du 16 juillet 2007.

La lettre circulaire 996/99 du 5 août 2011 a fourni des explications supplémentaires et des exemples en rapport avec le droit aux suppléments sociaux.

3.3.3. Quel organisme envoie le formulaire de contrôle?

Principe (cf. CO 1330 du 21 mai 2001)

Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l'organisme d'allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l'envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.
Si cet organisme d'allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d'allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d'attributaire).

Si l'assuré social ne donne pas suite à un rappel, l'autre caisse d'allocations familiales en est informée. Chaque organisme d'allocations familiales prend alors une décision d'office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel.

Exemples

Formulaire P19

1. La caisse A paie jusqu'au 31 décembre et la caisse B à partir du 1er janvier. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse B envoie un formulaire P19 en janvier et envoie aussi un rappel en février si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signa le à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'en décembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er janvier.

2. La caisse A paie jusqu'au 31 janvier et la caisse B à partir du 1er fé vrier. Il existe un droit au supplément monoparental. La caisse A envoie un formulaire P19 en janvier, et envoie aussi le rappel en février si nécessaire. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'en janvier, et la caisse B pour février (date de fin des paiements provisionnels).

Formulaire P7

3. La caisse A paie jusqu'au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie le rappel en novembre si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu'il contient des information qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 août, et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre.

4. La caisse A paie jusqu'au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse A en voie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 septembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.

Formulaire P20

5. La caisse A paie jusqu'au 31 mars et la caisse B à partir du 1er avril. L'enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l'école et inscrit comme demandeur d'emploi. La période d'octroi s'achève fin avril. La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et qu'il contient des information qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 mars, et la caisse B pour avril.

Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément - Preuve des revenus

Aucune source authentique n'est encore actuellement disponible pour fournir la preuve des revenus du travail en tant que travailleur salarié ou indépendant ou d'une prestation sociale. Les " déclarations sur l'honneur " des revenus sur les formulaires P19 doivent être acceptées et servent de base à l'établissement du droit à un supplément jusqu'à preuve du contraire. Sont également des déclarations sur l'honneur en soi, les documents, notes, fiches de salaire, etc. joints au formulaire, par lesquels l'assuré social exprime la volonté de déclarer un certain revenu. Ce qui compte comme déclaration est l'intention ou l'expression de la volonté, et non la forme extérieure 20.

Cas particulier :

Comment traiter le formulaire P19/P19ter lorsque le revenu est supérieur au plafond pour tous les mois sauf un (par exemple les mois de vacances de juillet ou août) ?

Application de la règle du mois unique

En principe, la déclaration sur l'honneur est acceptée (sauf contre-indication), excepté lorsque le revenu sur le formulaire P19 est trop élevé pour tous les mois, sauf un mois au cours duquel un revenu inférieur au plafond est déclaré. A partir de 2012, cette déclaration sera insuffisante pour obtenir le paiement d'un supplément (trimestrialisé) aux allocations familiales. On a constaté que cette régularisation repose souvent sur des preuves insuffisantes et des déclarations incomplètes ou incorrectes.

Procédure :

• Vérifier dans les banques de données socioprofessionnelles disponibles et les flux internes (mis en tampon21) s'il existe des indications qui permettent d'accepter la réduction du revenu.
• Lorsque la consultation de ces données ne donne aucune indication permettant d'admettre la diminution du revenu, on suppose jusqu'à preuve du contraire que la déclaration est incomplète ou incorrecte. L'assuré social peut prouver à l'aide de documents justificatifs en rapport avec les revenus bruts de ce mois (fiches de salaire, versements...) que le plafond n'est pas dépassé (renversement de la charge de la preuve).

La règle est appliquée par formulaire envoyé et non par année, tant pour les premières demandes que pour les envois groupés du P19 ou du formulaire d'information P19ter.

Pour les étudiants visés à l'article 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel - travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/formation en alternance) et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi durant la période d'attente, les mêmes principes sont applicables. Les déclarations sur l'honneur (notamment sur les formulaires P7 et P20) doivent être acceptées jusqu'à preuve du contraire.

Thème 5 - Octroi du droit aux allocations d'orphelins

3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16

Les circulaires de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 ont communiqué aux caisses d'allocations familiales la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.

En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou la formation d'un ménage de fait. Le rétablisse ment des allocations d'orphelins majorées ne s'applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare d'un conjoint ou partenaire après avoir cohabité avec lui (ménage de fait). Cette règle ne s'applique donc provisoirement pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l'étranger. Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel22(cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.

Pour établir l'abandon de l'orphelin (formulaire P16com) qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes).

Il en va de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P16).

Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l'étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis.

Pour établir la filiation entre le défunt et l'orphelin, on demandait toujours dans le passé l'acte de naissance à la commune où l'enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la " composition du ménage " que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) et que la filiation ne fait pas l'objet d'un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé.

La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant la dernière année avant le décès.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007.

3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d'allocations d'orphelins)

L'Office a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l'intermédiaire des banques de données (Trivia, Cimire, banque de données des caisses d'allocations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu.

Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires

3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement

A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est po ssible d'étudier dans les universités et écoles supérieures avec un programme d'études individuel pour toutes les années dans un système de semestres.

Pour l'enseignement supérieur, il suffit d'être inscrit pour un nombre d'heur es suffisant (13 heures par semaine pour les formations qui ne sont pas exprimées en crédits, par ex. l'enseignement supérieur de promotion sociale, l'enseignement à l'étranger...) ou pour 27 crédits - au plus tard le 30 novembre - pour avoir droit aux allocations familiales pour une année académique entière.

Pour l'enseignement supérieur, l'obligation de suivre régulièrement les cours a été supprimée (AR du 10 août 2005), y compris pour les formations qui ne sont pas (encore) exprimées en crédits (hors BaMa).

L'arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement. En collaboration avec les caisses, l'Office a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062. Les caisses d'allocations familiales sont informées au plus tard au cours du mois de juin de chaque année des modifications de la procédure de collecte des données pour les étudiants (cf. lettre circulaire II/999/c.161 du 24 juin 2011).

Année académique 2012-2013

D'un commun accord avec les caisses d'allocations familiales, l'Office pré voit une modification profonde de la procédure du formulaire P7 pour les étudiants dans la Communauté flamande pour lesquels les données sont obtenues au moyen du flux D062.

Principes :

• Orientation des cas et déclenchement sur la base du code linguistique du dossier (N/F/D).
• Traitement de tous les flux obtenus au moyen du code 104 (adaptation du guide de l'utilisateur).
• Instauration de contrôles " a priori " au lieu de contrôles " a posteriori ".
• Limitation des formulaires P7 en cas de flux D062.
• Procédure distincte pour les étudiants à temps partiel soumis à la norme des revenus.

3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique - Preuves de la cessation des études - Présomption de cessation des études - Cessation durant les examens

Conformément à l'article 10 de l'arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l'étudiant lorsqu'au cours de l'an née académique, ses études sont interrompues ou ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans la Communauté flamande, une désinscription est systématiquement signalée par le biais du flux D062. Dans les Communautés française et germanophone, cela se fait au moyen d'une déclaration sur l'honneur ou une déclaration de l'établissement d'enseignement, que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d'allocations familiales concernée. Pour fournir la preuve de la cessation des études, tous les moyens de droit sont également acceptés (attestations, formulaires, déclarations, flux...). Il existe une présomption de cessation23 des études lorsque l'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi et qu'un flux D043 (ou une attestation similaire sur papier) l'attestant est reçu. Ce principe vaut tant pour les inscriptions au cours des mois de vacances que pour les inscriptions durant l'année académique. Pour les désinscriptions qui sont communiquées au moyen d'un message D062 qu'il n'est plus nécessaire d'envoyer un P7-A de confirmation.

3.6.1.2. Etudiant à l'étranger

Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l'étranger, le formulaire P7-A est envoyé le 5 septembre de chaque année (cf. circulaire de l'Office CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les paiements sont entamés à la réception du formulaire E ou du P7-int dûment complété et signé. Le formulaire P7-A qui manquerait encore et qui n'est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi.

En cas d'études en dehors de l'Union européenne, la CM 599 et la lettre circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 sont applicables.

3.6.1.3. Procédure identique pour l'étudiant qui prépare une thèse

On attire l'attention sur le fait que pour le suivi au moyen du formulaire P7, il n'existe aucune dérogation pour l'étudiant qui prépare une thèse par rapport aux autres étudiants (procédure de la CO 1374 du 25 septembre 2008).

Concrètement, cela signifie donc que lorsqu'elles recevront des informations par le biais du flux D062 ou du formulaire P7, les caisses d'allocations fami lia les tiendront compte du fait que :

• conformément à l'arrêté royal du 16 février 1968, pour l'étudiant qui prépare une thèse, l'octroi des allocations familiales est limité au mois de la remise d'un mémoire avec un maximum d'un an ;
• les vacances annuelles ne sont pas prévues dans l'arrêté royal en question pour l'étudiant thésard.

Exemple 1 : Pour l'année académique 2011-2012, l'étudiant était inscrit pour 17 crédits au cours d'une année de diplôme. Les allocations familiales sont payées jusqu'en juin 2012. La caisse motive l'interruption et envoie un formulaire P7-A le 5 juillet 2012. Sur ce formulaire P7-A, il est indiqué que la thèse a été déposée en juin 2011. Le jeune s'inscrit comme demandeur d'emploi en juillet 2012. En raison du dépôt de sa thèse, l'enfant perd la qualité d'étudiant thésard pour le troisième trimestre. Si le formulaire P7-A n'est pas renvoyé, on suppose que cet enfant a été étudiant thésard jusqu'à la date d'inscription comme demandeur d'emploi, et il n'existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d'office).

Ces principes ont été précisés dans la lettre circulaire II/999/c.161 du 24 juin 2011. Le régime de l'année de diplôme sur la base du flux D062 ne peut être appliqué qu'une seule fois par formation et par grade (bachelier/master) et ce, uniquement à partir de l'année académique 2011-2012. Aucune révision d'office n' est obligatoire pour les années académiques précédentes (courriel du 22 novembre 2011 à tous les organismes de paiement).

Paiement fractionné du minerval

Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d'études tant que la totalité du minerval n'a pas été payée.
Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de l'Office CO 1340 du 24 juillet 2002 (p. 13).

L'Office a pris en 2009 l'initiative de demander à nouveau aux établissements d'enseignement de remettre l'attestation d'études destinée aux allocations familiales immédiatement après l'inscription.

Les caisses sont invitées à signaler les problèmes au département Contrôle de l'Office.

3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants)

3.6.2.1. Occupation de l'étudiant (à temps partiel)

Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été prévues pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel 24visés aux articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005), de sorte qu'aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s'applique également à l'occupation à l'étranger.

Pour l'enseignement spécial 25, la norme de 240 heures est applicable

Dans le flux D062, les cas d'enseignement à temps partiel sont indiquées par le code 312. Par contre, les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont pas soumis à la norme des revenus mais à celle des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas.

L'étudiant travailleur indépendant

Pour l'étudiant travailleur indépendant en ordre principal, la déclaration sur l'honneur fait office de preuve concernant la norme des 240 heures. La disposition à ce sujet dans la CO 1354 du 8 juillet 2007 (p. 16) est abrogée.

• Le code A sur le message du RGTI indique la profession principale : dans ce cas, une déclaration sur l'honneur indiquant le nombre d'heures prestées est nécessaire pour vérifier si la norme de 240 heures est respectée.
• Avec un code H sur le message du RGTI, l'étudiant est assujetti à l'article 37 de l'arrêté royal du 8 avril 1976 (exemption de cotisa tions sociales). Dans ce cas, les allocations familiales continuent d'être payées sans demander aucune déclaration sur l'honneur.
• Le code K sur le message du RGTI est l'assurance faillite pour les travailleurs indépendants : dans ce cas, aucune déclaration sur l'honneur concernant le nombre d'heures prestées ne doit être demandée. En ce qui concerne l'étudiant qui se trouve sous la norme des 240 heures, la prestation ne constitue pas un obstacle, car il s'agit d'un régime qui n'est pas repris dans l'arrêté royal du 10 août 2005. En ce qui concerne les étudiants à temps partiel qui se trouvent sous la norme de revenus, cette prestation sociale est additionnée à la somme des autres revenus.

3.6.2.2. Réorientation au cours de l'année académique et enseignement supérieur professionnel

Le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l'enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l'enseignement supérieur professionnel (voir : lettre circulaire de l'Office II/C/997/69ter du 24 septembre 2009).

3.6.3. Prévention des indus

Preuve de la norme des revenus en cas de travail à temps partiel/études à temps partiel (codes 312/313)

Mesures à partir de l'année académique 2012-2013

Le revenu est actuellement demandé au moyen du formulaire P7 à terme échu, c.-à-d. le 15 septembre de l'année suivante. Dans de nombreux cas il est trop tard pour éviter les indus, sans parler des problèmes de preuve qui se posent lorsque l'assuré social ne collabore pas et que le formulaire P7 n'est pas renvoyé. A partir de l'année scolaire et académique 2012-2013, à la réception d'un message RIP, on demande immédiatement une déclaration concernant le revenu. En attendant, le paiement des allocations familiales est suspendu.

Pour l'enseignement à temps partiel dans la Communauté flamande : code 312 + RIP
Pour l'enseignement à temps partiel dans la Communauté française/germanophone : question 22 du P7 + RIP.

Preuves de la norme des 240 heures en cas de travail et d'études (autres que les codes 312/313)

Pour les occupations en Belgique, la norme des 240 heures est établie à l'aide des messages DMFA. A partir de l'année scolaire ou académique 2012-2013, la charge de la preuve est inversée. L'étudiant dont l'occupation a dépassé la norme des heures (> 240 heures) au cours d'un trimestre (premier, deuxième ou quatrième trimestres) et pour lequel les allocations familiales ont dû être portées en débit, n'aura plus droit aux paiements provisionnels pour les autres trimestres de l'année académique concernée (y compris la période de vacances suivante). Cela signifie que dans de tels cas, on attendra les messages DMFA avant de payer les trimestres suivants, sauf s'il est suffisamment démontré que l'occupation en cause qui était responsable du dépassement de la norme au cours du trimestre précédent a pris fin ou que le volume de travail a été réduit (< 240 heures). Les déclarations sur l'honneur peuvent être prises en considération. En toute hypothèse, une évaluation finale trimestre par trimestre reste néanmoins nécessaire. Le guide de l'utilisateur RIP et DMFA pour les étudiants sera adapté en ce sens d'un commun accord avec les caisses d'allocations familiales.

Exemple

L'étudiant est inscrit pour 30 crédits durant l'année académique 2012-2013. Le 20 janvier 2013, la caisse reçoit le message DMFA du quatrième trimestre 2012, d'où il ressort que la norme des heures a été dépassée. Les allocations familiales pour le quatrième trimestre 2012 sont récupérées, mais le paiement des allocations familiales est également suspendu jusqu'à la réception du message DMFA suivant. Le 20 mai 2013, les allocations familiales suspendues du premier trimestre sont régularisées, à l'occasion de la réception du message DMFA du premier trimestre 2013, à moins que l'étudiant ait déclaré que le volume d'occupation pour le premier trimestre 2013 est passé sous la norme.

Les modules existants sont adaptés par l'Office. L'application pratique sera explicitée par une lettre circulaire de l'Office pour le 30 juin 2012.

Le guide d'utilisateur RIP et DMFA seront adaptés.

3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique

Dans le passé, le droit à l'allocation spéciale des enfants atteints d'un handicap jusqu'à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l'activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d'indemnités) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l'année 2008 pour les enfants atteints d'une affection, par la circulaire de l'Office CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l'année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l'utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l'actualisation du guide de l'utilisateur de la DMFA (voir circulaire de l'Office CO 1373 du 5 août 2008).

Formulaire P5 - allocations familiales pour handicapés plus âgés

Les handicapés plus âgés (art. 47 bis des lois coordonnées) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée (cf. article 63 des lois coordonnées).

Attention ! Le bénéfice d'une pension de survie ne fait PAS obstacle à l'octroi des allocations familiales pour les handicapés plus âgés.

Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires pour le traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l 'occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.

Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l'Office national des pensions (ONP) ou à l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'il s'agit de pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation).

La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu'elle découle d'une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu'une seule fois.

Pour les handicapés âgés domiciliés hors de Belgique, l'obligation du suivi à l'aide des formulaires P2 et P5 est maintenue.

3.6.5. Révision de l'incapacité - Fait nouveau ?

La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d'une révision médicale énumérées dans la circulaire de l'Office CO 1373 du 5 août 2008.

L'inscription comme demandeur d'emploi n'est plus définie comme un fait nouveau et n'entraîne désormais plus une demande de révision de l'incapacité médicale, pas plus qu'une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l'article 47, L.C.). Le SPF doit être informé des autres faits ; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d'occupations successives, un message T1 n'est envoyé que la première fois.

La suspension de l'allocation supplémentaire est seulement nécessaire lorsque l'occupation représente en soi un obstacle pour l'octroi de l'allocation supplémentaire comme défini à l'article 12 de l'arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56 septies et 63, L.C. Les allocations familiales ordinaires restent dues.

3.6.6. L'enfant handicapé atteint l'âge de 21 ans

Les caisses d'allocations familiales sont priées d'examiner le statut de l'enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d'entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation...).

Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d'information doit y être adapté. Il convient seulement d'envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l'enfant handicapé n'est pas connu.

Conformément à la CM 610, le formulaire P2 ne doit être envoyé pour les enfants hors de Belgique qu'à partir de l'envoi en septembre de l'année au cours de laquelle l'enfant atteint l'âge de 18 ans et non plus à partir de l'âge de 16 ans. Les tableaux en annexe doivent également être adaptés en ce sens (annexe 1, rubrique 2.1 et annexe 2, p. 26).

3.6.7. L'enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d'une prestation

La circulaire du ministre CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d'un jeune handicapé ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d'allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d'avoir droit au sup plément pour handicapés lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deuxième filet de sécurité) à l'octroi des allocations familiales sur la base de l'article 62 des lois coordonnées, c.-à-d. en tant qu'étudiant (thésard), jeune ayant quitté l'école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance).

La lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 a fourni des précisions au sujet de la procédure à suivre.

Il est par ailleurs rappelé qu'il ne faut envoyer aucun message T1 en cas d'occupation en tant qu'étudiant jobiste ou d'inscription comme demandeur d'emploi du jeune atteint d'une affection. L'application de l'article 48 des lois coordonnées a été précisée dans un courriel du 17 novembre 2011.

3.6.8. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)

Les formulaires mentionnent une formule générale : " Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales. "

Rappelons que la circulaire de l'Office CO 1357 du 7 juin 2006 (p. 7) a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.

Point de vue actuel

Le SPF Sécurité sociale a attiré l'attention de l'Office sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008).

Lorsque l'intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire.

S'il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d'allocations familiales s'adresse à l'Office national de la sécurité sociale ou aux services de l'Inspection sociale, qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions.

Thème 7 - Le jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente

Les données concernant le revenu du jeune demandeur d'emploi étaient recueillies au cours de la période d'attente au moyen du formulaire P20. En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l'examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi pendant la période d'attente. Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l'heure actuelle la seule source d'information. Il n'est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d'une consultation de TRIVIA.

De nouveaux exemples d'application ont été fournis au moyen de la lettre circulaire 996/82bis du 5 août 2011.

Lorsque le formulaire P20 n'est pas renvoyé, la règle des cinq jours26 est appliquée en cas de décision d'office pour les jeunes demandeurs d'emploi (cf. thème 9).

L'Office a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/999/c.153/SN du 1er juillet 2009).

Prévention des indus

L'accent est mis tout particulièrement sur le fait que pour éviter les indus, tous les messages RIP en rapport avec une occupation sont traités sans délai et en priorité et déclenchent les réactions décrites dans la lettre circulaire précitée (suspension des paiements, envoi du formulaire et du module 18 bis), sauf ceux qui portent la mention STU pour le troisième trimestre. L'application pratique sera explicitée dans une lettre circulaire technique pour le 30 juin 2012.

Début de la période de consultation

Règle générale

Conformément à l'article 1er, § 2, de l'arrêté royal du 12 août 1985, la pér iode d'attente débute le 1er juillet ou le 1er août après la dernière année scolaire ou académique, selon que l'enfant a moins de 18 ans ou a 18 ans ou plus le jour de son inscription comme demandeur d'emploi.

Exceptions :

Exceptions au début de la période d'attente

Début de la période d'attente	Priorité des moyens de preuve - Ordre de la force probante27
Le jour après la fin de toutes les activité imposées par le programme d'études, lorsque cette fin se situe après le 1er juillet ou le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage ou de la formation	Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9
Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci	Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9
Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage	Source authentique (déclaration du maître de stage)
Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition : a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation ; b) que les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation aient duré au moins six mois si le délai mentionné sous a) est dépassé	Source authentique (message de radiation D062) ; à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9

Exemples

• Un étudiant s'inscrit à l'université pour 60 crédits durant l'année académique 2011-2012. Jusqu'à preuve du contraire, le D062 fait s'ouvrir un droit aux allocations familiales pour toute l'année académique. Le 10 mars, la caisse d'allocations familiales reçoit un flux D043 indiquant une inscription comme demandeur d'emploi le 7 mars 2012 (présomption de cessation des études). Elle ne reçoit aucun D062 mentionnant la désinscription. L'étudiant déclare sur le formulaire P20 qu'il a abandonné ses études le 2 mars 2012. Compte tenu de la déclaration, le stage d'attente débute le 3 mars 2012, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d'informations en provenance de la source authentique.
• Dans un cas comparable, la caisse reçoit un flux D043 et une désinscription D062 avec date de prise de cours le 20 mars 2012. Le stage d'attente débute le 21 mars 2012, étant donné que c'est l'information de la source authentique D062 concernant la cessation des études qui prime.
• Dans un cas analogue, la caisse d'allocations familiales ne reçoit qu'une inscription comme demandeur d'emploi (flux D043) sans désinscription comme étudiant (flux D062), mais l'étudiant majeur déclare sur le formulaire P7 du 18 septembre 2012 qu'il a poursuivi ses études (admis jusqu'au 30 juin 2012). Le stage d'attente débute le 1er août 2012, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d'informations en provenance de la source authentique.

Engagement volontaire militaire

La loi du 10 janvier 2010 instituant l'engagement volontaire militaire a modifié l'article 62 des lois coordonnées. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l'octroi des allocations familiales durant la période d'attente (voir circulaire de l'Office CO 1385 du 18 novembre 2010).

Thème 8 - Les enfants placés

Preuve du placement dans une institution

Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/déclaration/disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiem ent provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l'objet d'un suivi.

Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l'article 70 ter des lois coordonnées, on se référera à la circulaire de l'Office CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées.

Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 28a comme finalité spécifique de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière 29(collective) à l'égard de l'autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable.

Notification du montant pour un enfant placé

Pour les placements dans une famille d'accueil à charge du Fonds Jongerenwelzijn, la Communauté flamande ne doit plus être informée des montant payés depuis le 1er janvier 2009, mais les services de placement familial doivent encore l'être (lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009). Pour la Communauté française, on applique également une nouvelle modalité de paiement, qui vous a été communiquée par la lettre circulaire II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2011.

L'action sociale préventive

Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d'aide spécifiques à la famille afin d'éviter le placement d'un jeune 30. Il ne s' agit pas de placements réguliers au sens de l'article 70 des lois coordonnées (mémo du Service juridique du 17 novembre 2010 - réf. III/10/59246/Gez./UI). Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l'institution ou l'autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d'épargne) n'est pas applicable.

L'Office adaptera le formulaire P3-a (voir lettre circulaire de l'Office 999/c.158/sn du 20 décembre 2010).

Thème 9 - Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office

3.9.1. Principes généraux

Le formulaire constitue seulement un outil destiné à obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l'assuré social pour recueillir les données concernant sa situation en matière de revenus.

La Charte de l'assuré social précise que si l'assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l'organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. L es cas à l'étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.

Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d'allocations familiales prend d'office une décision sur la base d'indications suffisantes :

• par le biais d'une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA), suffisamment d'éléments peuvent être obtenus pour décider dans des cas individuels ;
• si la demande de l'information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle ressort des flux de données électroniques (non) reçus ou de la consultation des banques de données.

La décision d'office est motivée à l'allocataire.

Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des moyens électroniques (cf. Force probante générale de la preuve électronique, 2.2.).

Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n'apportent pas de réponse.

3.9.2. Rappel de formulaires non renvoyés

Procédure pour l'année 2012 : situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée

Les instructions ci-dessous sont valables pour l'année 2012.

En attendant la collecte générale des données par flux de données électroniques, pour les formulaires ayant trait à l'année 2012-2013, chaque document manquant est rappelé une fois après un mois. Pour le formulaire P19, la caisse a la possibilité d'allonger le délai de rappel jusqu'à 45 jours au maximum. Ceci implique toutefois l'engagement de traiter dans les 14 jours les formulaires renvoyés suite à ces rappels.

Les cas à l'étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 à 60 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération doit être maintenue.

Il faut anticiper un deuxième rappel et d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.

Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique, conformément à la Charte de l'assuré social 31. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels 32). Lorsqu'il est impossible d'obtenir des informations suffisantes, un contrôle sur place doit être effect ué.

3.9.3. Cas d'application particuliers

3.9.3.1. Le formulaire pour les étudiants (P7-A) n'est pas renvoyé

Dans la circulaire de l'Office CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7-A. Dans la lettre circulaire de l'Office II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009, ces instructions ont été confirmées. La procédure est identique pour les étudiants qui préparent une thèse (cf. 3.6.1.3. Procédure identique pour l'étudiant qui prépare une thèse).

Pour les jeunes à l'étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements.

La procédure sera revue pour l'année académique 2012-2013 (cf. point 3.6.1).

3.9.3.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d'emploi (P20) n'est pas renvoyé

Dans la lettre circulaire de l'Office II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut.

Décision d'office - Application de la règle des cinq jours (= 38 heures)

Lorsque le formulaire P20 n'est pas renvoyé après un premier rappel, la caisse d'allocations familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des cinq jours.
Cette modalité rend le contrôle sur place superflu.

L'application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d'une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées as similées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident...). S'il y a moins de 5 jours de tr avail ou de 38 heures, la validé du paiement provisionnel peut être admise.

3.9.3.3. Le formulaire pour les suppléments sociaux (P19) n'est pas renvoyé - Continuation du paiement du supplément

Pour la validation du supplément contrôlée au moyen du formulaire P19, on applique le principe exposé ci-dessus. Pour les paiements futurs du supplément, les formulaires P19 et P19ter sont cependant à nouveau nécessaires. Si ces formulaires ne sont pas renvoyés, les paiements se poursuivent au taux ordinaire. La mesure particulière en rapport avec le formulaire de demande P19 (premier envoi) figure ci-dessous, au point 4.

Attention !

Sur la base de la consultation de TRIVIA lorsque le formulaire n'a pas été renvoyé, les paiements 41, 42 bis et 50 ter, L.C., qui ont été effectués peuvent néanmoins être validés si rien n'indique que le revenu était supérieur au maximum autorisé, mais aucun paiement de supplément ne peut être effectué dans ce contexte sans que l'intéressé réagisse sur le formulaire P19. Le pri ncipe de la déclaration sur l'honneur reste maintenu.

3.9.3.4. Données relatives à la co-parenté33 et à l'hébergement alterné de durée égale

Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doivent examiner quel régime de parenté est applicable lorsque les parents sont séparés et que les caisses d'allocations familiales ont vent d'un jugement de divorce. A défaut de transcription du jugement de divorce et de preuve contraire fournie par les intéressés, les caisses d'allocations familiales peuvent supposer que les parents séparés élèvent les enfants en co-parenté.

Concrètement, cela signifie qu'à l'occasion de la réception d'un courrier mai lbox contenant un message de divorce, les caisses d'allocations familiales s'ad ressent à l'allocataire pour connaître le régime de parenté. Un mois après le premier envoi, on insiste à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l'acte (passages relatifs au régime d'éducation).

Lorsque l'intéressé ne réagit pas, contrairement aux dispositions de la CO 1345, point 6, du 10 juillet 2003, le paiement n'est plus suspendu, mais la caisse d'allocations familiales prend une décision d'office sur la base des données communiquées précédemment au sujet du régime de parenté dans le dossier ou de la co-parenté présumée conformément à la circulaire ministérielle CM 555.

Formulaire L

Pour ce qui est du régime de l'hébergement alterné de durée égale (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulaire de l'Office CO 1356 du 9 juin 2006.

Thème 10 - Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment

3.10.1. Principes généraux

La CO 1360 vous a expliqué dans quels cas un indu naît par suite d'une erreur commise par la caisse d'allocations familiales (indu A) ou par la faute de l'allocataire (indu B).
Dans le prolongement, les caisses d'allocations familiales établissent des paiements indus même si l'assuré social n'a commis aucune faute. Une jurisprudence constante veut que ces actions soient rejetées. Il est donc désormais superflu d'entamer des procédures inutiles devant les juridictions du travail, sauf lorsqu'un défaut, une faute, un manquement peuvent être reprochés à l'assuré social.

Prévention des indus

Afin de réduire le nombre de paiements indus, on mentionne sur chaque formulaire : " Vous devez nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de votre situation familiale ou de celle des enfants. Vous pouvez le faire par lettre, par téléphone, par fax, par courriel... "
Avant la signature, on indiquera le texte : " J'ai lu l'information qui ac compagne ce formulaire. " L'Office adapte les formulaires et communiquera la version modifiée aux caisses d'allocations familiales.

Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses elles-mêmes).

3.10.2. Instructions pratiques pour l'établissement des indus

Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus.

On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l'assuré social, l'indu est envoyé par recommandé ou rappelé chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l'établissement des indus.

Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée.

Pour le demandeur d'emploi, on applique la règle des cinq jours (= 38 heures), conformément au point 3.9.3.2.

Exemple : L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre 2011.
Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA p rouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l'emploi.

Exemple : Le formulaire P19 a été envoyé en janvier 2012 (période du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011). Un premier rappel n'a donné aucun résultat. Le partenaire de l'attributaire chômeur travaille à temps plein depuis le 1er juillet 2011. Il existe suffisamment de preuves que la limite des revenus est dé passée, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements du supplément qui ont été effectués.

Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données 34ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu'il manque en outre des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes par le biais d'un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.

3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d'établir un indu - Va lider/Paye r/Récupé rer

Procédure en cas de formulaires manquants

Etape	Action	Moment/délai	Teneur de la décision
1	Envoi du formulaire P19, P20...	Voir tableau en annexe
2	Formulaire non reçu	Rappel après 45 jours 35(étranger : 45-60 jours) Cessation des paiements provisionnels le mois qui suit l'envoi du formulaire.
3	Si possible, décision (finale) sur la base d'une consultation des banques de données. Pour le demandeur d'emploi, application d'office de la règle des 5 jours (= 38 heures), sans P20 (validation ou récupération)	Dans le mois suivant le rappel	régularisation récupération aucune action autre action motivation
4	Contrôle sur place + décision finale	Dans les 4 mois	régularisation récupération aucune action motivation

IMPORTANT : Pas d'octroi des suppléments sans formulaire, uniquement validation des suppléments payés (à titre provisionnel). Procédure identique pour les demandeurs d'emploi, validation mais pas de nouveau paiement lorsque le P20 ne rentre pas.

Thème 11 - Le Registre national

3.11.1. Actualisation périodique des données d'identification par le biais du Registre national

En vue d'une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d'identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ conserver une impression (d'écran) dans le dossier électronique).

Recommandation

L'Office conseille vivement à toutes les caisses d'allocations familiales la pratique existante dans certaines caisses, qui consiste à effectuer ensuite tous les trois ans" par lots " une actualisation des fichiers en provenance du Registre national.

3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit

La localisation des acteurs du droit (résidence effective de l'attributaire, de l'allocataire ou des enfants) n'est pas déterminée uniformément dans les lois coordonnées. Il est important pour chaque application de consulter chaque fois l'article de loi concerné afin de vérifier de quelle manière la localisation est réglée. Parfois seul le domicile officiel selon le Registre national est accep té, dans d'autres cas on consulte soit le Registre national ou un document officiel, soit tout moyen de preuve.

Dans les grandes lignes, la fourniture de la preuve peut être résumée de la façon suivante :

• Lorsque la condition légale pour l'acquisition de la qualité d'attributaire ou d'allocataire consiste à ce que les enfants " fassent partie du ménage/soient élevés par/cohabitent avec... ", on tient compte de toutes les circonstances de fait. Tous les moyens sont applicables pour fournir la preuve de la composition du ménage : les données du Registre national, une attestation de police ou un jugement, une déclaration de deux témoins... La situation de fait peut entraîner tant la perte que l'acquisition de la qualité d'attributaire/allocataire au sens des lois coordonnées (fonctionne dans les deux sens).
• Lorsque, pour l'obtention d'un supplément, l'attributaire " vit seul avec les enfants " ou " cohabite avec un partenaire et les enfants ", c'est également la situation de fait qui est prépondérante pour la preuve de ces conditions 36. Tous les moyens de droit peuvent alors être utilisés pour fournir la preuve de la composition du ménage.
• Le fait d'avoir le même domicile et d'être inscrit à la même adresse fait naître la présomption (réfutable) d'un ménage de fait 37. Ceci entraîne automatiquement la perte du supplément 38(conséquences négatives pour les suppléments : articles 41, 50 bis, 42 bis et 50 ter, LC). Le ménage de fait peut d'ailleurs être prouvé par tous les moyens : déclaration des intéressés, témoins, contrôle sur place, attestation de police..., lesquels ont également de s conséquences pour les suppléments, à savoir la perte ou l'addition des revenus (conséquences négatives).
• La fin du ménage de fait et l'obtention à nouveau du supplément (conséquences positives pour les suppléments : articles 41, 50 bis, 42 bis et 50 ter, LC) sont prouvées au moyen d'une composition du ménage conformément au Registre national ou d'un autre document officiel. Ce point est très restrictif : seuls un modèle 2 (déclaration de changement de résidence), un constat de police 39ou une décision judiciaire (jugement ou arrêt) établissant des domiciles distincts peuvent être acceptés. La date d'inscription dans le Registre national est en principe la date à laquelle la déclaration de changement de résidence a été établie, à moins qu'il n'apparaisse que l'intéressé n'a pas encore pu obtenir son changement de résidence à la nouvelle adresse 40. En principe, une contradiction entre la date de déclaration sur le Modèle 2 et la mise à jour du Registre national n'est désormais généralement plus possible.
• Pour le groupement des enfants de différents allocataires (paiement par rang) ayant le même domicile, on consultera la composition du ménage selon le Registre national ou un autre document officiel. Voir aussi le commentaire du point précédent. Le groupement ne s'applique que pour l'inscription d'allocataires au domicile de particuliers et non pour l'inscription d'allocataires à l'adresse d'institutions de droit public ou privé (maisons de retraite, hôpitaux, prisons...).
• Après la séparation, pour la co-parenté, on utilise la " fiction juridique " d'un domicile commun. Pour la preuve de la résidence d'enfants mineurs ou de majeurs déclarés inaptes, on consulte le Registre national ou un autre document officiel (mod. 2). Pour l'administration exclusive, c'est la situation de fait qui est valable, avec tous les moyens de preuve.
• Pour le paiement au père en faveur d'un enfant qui réside chez lui et qui est élevé dans le régime de la co-parenté, la seule preuve valable est le Registre national.
• Pour le paiement à l'enfant qui vit seul, on consulte le Registre national ou un document officiel.
• La CM 599 prévoit le paiement en faveur de l'enfant qui étudie à l'étranger et qui habite en Belgique. Fait office de preuve, le domicile en Belgique selon le Registre national. Pour les enfants non apparentés dans le ménage de l'attributaire, il existe une dérogation jusqu'à l'âge de 12 ans ou lorsqu'ils sont apparentés au quatrième degré et tant qu'il existe un droit. Le fait qu'il font partie du ménage est prouvé à l'aide du Registre national ou d'un document officiel.

Cas particulier : les détenus41

• La direction de la prison peut déclarer à la demande de la personne de référence que l'inscription du détenu à son adresse n'est plus souhaitable. Ceci peut être la preuve que le ménage a été suivi d'une séparation de fait sans que l'inscription à la prison ait déjà été enregistrée dans le Registre national.
• Les condamnés qui sont privés de liberté et emprisonnés ne peuvent en principe pas/plus former un ménage de fait. Par contre, si le condamné bénéficie d'une mi se en liberté provisoire, d'une probation ou d'une suspension de la mesure pénale ou d'une exécution sous surveillance électronique (avec un bracelet électronique), il peut former un ménage de fait.

Ces principes seront explicités ultérieurement dans une lettre circulaire.

4. Divers

4.1. Le formulaire de demande d'un supplément (formulaire de demande P19) n'est pas renvoyé

Pour éviter que certaines familles ne demandent ni la majoration pour familles monoparentales, ni le supplément, les mesures actuelles en matière de contrôle sur place restent maintenues.

Lorsque le formulaire de demande d'un supplément n'est pas renvoyé, le suivi se limite provisoirement encore à l'envoi annuel d'une feuille d'information et à la question de savoir si l'examen doit être rouvert (P19 ter).

Dans le cadre du remplacement progressif des contrôles récurrents par des contrôles plus " ciblés ", les caisses d'allocations familiales sont priées de procéder à une visite au domicile des familles et de les informer en détail des conditions pour percevoir un supplément, et de leur faire compléter le cas échéant le formulaire P19 correspondant. Les cas dans lesquels un contrôle à domicile ciblé doit avoir lieu sont énumérés dans la circulaire de l'Office CO 1366 du 16 février 2007, p. 10.

Cette instruction reste en vigueur pour 2012.

4.2. Point de vue des tribunaux du travail concernant le devoir d'information

Compte tenu de l'article 3 (devoir d'information) et de l'article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l'assuré social 42, de plus en plus de jugements et d'arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l'information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, l'Office adaptera les formulaires dans le courant de 2012.

4.3. Force probante des documents scannés

La force probante de l'information enregistrée de cette manière est réglée par l'article 8 de l'arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a accompli toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales. Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base des ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.

Sur cette base, il faut conclure, par exemple, qu'une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.

4.4. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère

Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de l'enregistrer sous forme électronique.

4.5. Délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet (nouvelle procédure)

En accord avec les caisses d'allocations familiales, le délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet a été modifié. A partir de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, le courriel (accusé de réception du brevet) est envoyé au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel la caisse d 'origine (caisse A) a envoyé le brevet d'attributaire (Mod. Y) à la caisse B. Le délai d'envoi d'un rappel à la caisse B par la caisse A lorsque celle-ci ne reçoit pas le courriel est adapté dans le même sens.
Le rappel n'est plus nécessaire lorsque la caisse A constate que la caisse B a intégré les acteurs et la période de paiement.

Cette modification du délai et de la procédure ne nécessite pas immédiatement une adaptation des programmes informatiques étant donné que ceux-ci prévoient un délai plus court (20 jours après la réception du brevet).

Exemple

La caisse A envoie le brevet d'attributaire à la caisse B le 31 mai 2012, avec transfert de compétence à partir du 1er juin 2012. La caisse B confirme la réception du brevet au plus tard le 20 juin. Si ce n'est pas le cas et que la caisse B a intégré le dossier et les délais de paiement dans le Cadastre, la caisse A ne peut en principe plus envoyer de rappel.

4.6. Encaissement des cotisations capitatives

Afin de pouvoir comparer les déclarations sur le modèle F aux déclarations de la DMFA, il est désormais nécessaire de mentionner le NISS sur le modèle F. Les caisses concernées en sont informées par courriel.

4.7. Tableau des formulaires actualisé

Vous trouverez en annexe les tableaux reprenant les procédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2012.

Annexe 1 : Tableau des formulaires adapté
Annexe 2 : Aperçu des procédures d'examen du droit et de contrôle au moyen de formulaires pour 2012

• 1. A partir du 1er octobre 2008.
• 2. Le flux avec l'ONEM est en cours de développement.
• 3. Pour les cas existants le 1er janvier 2006 (voir lettre circulaire 997/65 du 24 mars 2006).
• 4. Circulaire de l'Office CO 1376 du 8 septembre 2008
• 5. Non disponible par le biais de la DMFA mais bien par le biais du RIP. Voir lettre circulaire 996/64 du 7 août 2006.
• 6. Pour les données transférées avec le brevet d'attributaire : voir tableaux p.16 et suivantes.
• 7. Approuvée par le conseil des ministres du 23 juin 2006. Cette charte complète la Charte de l'utilisateur des services publics du 4 décembre 1992. Le but de cette charte est d'ajouter un certain nombre de nouveaux principes de bon service public à ceux qui étaient déjà contenus dans ladite Charte.
• 8. Arrêté royal du 19 mars 2008, MB, 15 avril 2008.
• 9. Cette question a déjà fait l'objet d'une directive : voir le point 3 de la circulaire de l'Office CO 1352 du 20 décembre 2004 - Une copie " bien lisible " suffit au lieu d'un document authentique.
• 10. Voir par ex. l'attestation de naissance spéciale point 3.2.2. Procédure après la naissance.
• 11. Circulaire de l'Office CO 1360 du 1er août 2006.
• 12. La banque peut réclamer 13,97 EUR par an au maximum (montant valable à partir du 1er janvier 2011). Le prix maximum du service bancaire de base est adapté chaque année en tenant compte de l'indice des prix à la consommation. L'information concernant l'adaptation du montant figure sur le site web du SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie.
• 13. L'Agence pour la simplification administrative (ASA) a confirmé les principes existants et a demandé à l'Office de les rappeler dans les textes introductifs sur les formulaires A et E (demandes d'allocations familiales et d'allocation de naissance).
• 14. Les allocations familiales et l'allocation de naissance sont payées à titre provisionnel, la réception du message électronique concernant la naissance doit faire l'objet d'un suivi.
• 15. Au sens de la CM 599.
• 16. Y compris le régime applicable pour le secteur public.
• 17. Voir le tableau en annexe à la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011.
• 18. L'Office adressera un courriel à toutes les caisses d'allocations familiales afin d'expliciter le paiement différentiel.
• 19. Et une interruption du chômage ainsi que la reprise du travail (RIP-in).
• 20. Par ex. lorsque l'intéressé se réfère sur le formulaire P19 (signé) à une note jointe, à un avertissement-extrait de rôle..., ce qui équivaut implicitement à une déclaration suffisante qui prouve le revenu, et le supplément peut être payé.
• 21. Lorsque toutes les attestations de tous les acteurs (potentiels) sont mis en tampon par le système informatique interne, une consultation de ces données suffit.
• 22. Voir la circulaire du ministre des Affaires sociales CM 588 du 17 mars 2005: déclaration d'une instance officielle, par ex. des services de la population.
• 23. Le principe est appliqué immédiatement sans attendre davantage d'explications dans une lettre circulaire.
• 24. Dans l'apprentissage sur le lieu de travail, les étudiants suivent un enseignement à mi-temps et accomplissent un stage à mi-temps. La norme des salaires est applicable.
• 25. Il s'agit des études visées à l'article 1er de l'arrêté royal du 12 août 2005.
• 26. Equivaut à une occupation de 38 heures.
• 27. Bien que chaque donnée soit acceptée en soi comme preuve, la hiérarchie suivante est proposée pour la force probante lorsque plusieurs sources de données se contredisent.
• 28. Voir les annexes à la CO 1025 du 23 juin 1976.
• 29. Voir la lettre circulaire de l'Office II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2009.
• 30. Arrêté du gouvernement flamand du 24 octobre 2008, MB, 2 mars 2009.
• 31. La Charte prévoit un délai de 4 mois pour prendre une décision.
• 32. L'article 9 de l'arrêté royal du 12 juin 1989 portant exécution de l'article 71, § 2, des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés dispose d'une manière générale que l'organisme continue de payer les prestations familiales à titre provisionnel durant le mois civil suivant celui au cours duquel il a réclamé les formulaires périodiques devant confirmer la qualité d'enfant bénéficiaire, d'allocataire ou d'attributaire.
• 33. Aussi pour les enfants mineurs prolongés.
• 34. Signalons toutefois que pour certaines prestations, une intégration préalable dans le Cadastre est nécessaire.
• 35. Lorsqu'un rappel n'est envoyé qu'après 45 jours, ceci implique l'engagement de traiter les formulaires reçus ensuite dans les 14 jours.
• 36. Il s'agit des types de familles I et II de l'arrêté royal du 24 octobre 2004.
• 37. On se référera à la lettre circulaire 996/15 du 19 février 2001 pour ce qui est des conséquences pratiques.
• 38. Les suppléments du chef de l'autre parent qui ne cohabite pas avec le parent allocataire, qui ne peut être marié ni former un ménage de fait. Il s'agit des types de familles III et IV de l'arrêté royal du 24 octobre 2004.
• 39. Est visé, le procès-verbal de l'enquête concernant la résidence réelle par l'agent de quartier, et non l'attestation des déclarations des intéressés déposées au bureau de police.
• 40. Instructions aux communes du SPF Intérieur du 1er juillet 2010.
• 41. Courriel du 1er décembre 2010 à toutes les caisses d'allocations familiales.
• 42. Les institutions de sécurité sociale sont tenues de fournir à l'assuré social qui en fait la demande écrite toute information utile concernant ses droits et obligations et de communiquer d'initiative à l'assuré social tout complément d'information nécessaire à l'examen de sa demande ou au maintien de ses droits. Conformément à l'article 6, les institutions de sécurité sociale doivent utiliser, dans leurs rapports avec l'assuré social, quelle qu'en soit la forme, un langage compréhensible pour le public.