1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
2. Principes généraux de la collecte d'informations
3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème
4. Divers
1. Collecte d'informations au moyen de formulaires et de supports électroniques
Depuis quelques années, FAMIFED tient en permanence un inventaire de toutes les données indispensables pour payer les allocations familiales. Conformément aux dispositions du contrat d'administration, les directives concernant les méthodes et les modalités de collecte de ces données sont évaluées et actualisées chaque année.
Les caisses d'allocations familiales et les autres organismes de paiement des allocations familiales trouveront dès lors ci-après les nouvelles règles applicables à partir du 1er mars 2015.
2. Principes généraux de la collecte d'informations
Les contacts avec l'assuré social se situent sous le signe de la collecte des données et de la communication d'informations correctes et complètes. L'objectif général de la collecte de données consiste à payer les allocations familiales rapidement et correctement, en conformité avec la Charte:
(a) en élaborant des flux de données électroniques et en interrogeant ainsi le moins possible l'assuré social, grâce à une adaptation et un remplacement des formulaires par des données électroniques ;
(b) en consultant les banques de données.
Les caisses d'allocations familiales doivent veiller à mettre, "en temps réel ", les paiements en concordance avec les flux de données électroniques reçus concernant les données personnelles légales et professionnelles.
2.1. Collecte unique d'informations: ne demander les données indispensables qu'une seule fois
2.1.1. Principes généraux
1. Il ne faut demander que les données personnelles qui sont indispensables en vue du traitement correct et ponctuel du dossier. La collecte des données par la voie électronique ou par consultation de banques de données doit être justifiée et correspondre aux attentes du citoyen. Seules les données personnelles nécessaires à l'établissement du droit et au paiement des allocations familiales (par ex. la composition du ménage) peuvent être consultées.
L'usage impropre des données à d'autres fins peut faire l'objet de poursuites.
2. La collecte d'informations ne peut être excessive: il n'est pas permis de demander trop de données ni trop souvent.
3. Les données (collecte unique) sont demandées, de préférence par les canaux électroniques, le plus possible à la "source authentique" ; elles ne peuvent être demandées à l'assuré social au moyen d'un formulaire que si elles ne peuvent être obtenues par des canaux électroniques. Une source authentique est une base données qui est légalement ou réglementairement tenue de rassembler des données fiables, de les gérer et de les mettre à la disposition de tiers qui doivent obligatoirement utiliser ces données.
Exemple
Exemple de collecte d'informations
| Type de données |
Source authentique |
| Données d'identification des entreprises |
Banque-carrefour des entreprises
(répertoire des employeurs) |
| Données d'identification des citoyens |
Registre national des personnes physiques
Registre de la Banque-carrefour de la sécurité sociale |
| Données sociales à caractère personnel |
Bases de données gérées par les institutions de sécurité sociale (dont l'ONSS) |
Exceptions
Certaines informations sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé et pour lesquelles il n'existe pas encore de source électronique " authentique" doivent encore être confirmées au moyen d'un formulaire, d'une attestation ou d'une déclaration.
Aperçu des données
Aperçu des données
| Nature de l'information |
Mode de preuve |
| 1 |
Mise à la retraite de l'attributaire/pension de survie |
Attestation du service des pensions
(notamment brevet de pension) |
| 2 |
Détention |
Attestation du SPF Justice (adresse dans les tableaux en annexe) |
| 3 |
Placement dans une institution/famille |
Attestation/formulaire P3a / P3b / disposition du juge (voir thème n°8)
Vérifier si l'enfant reste dans la famille après la majorité. Si aucun message électronique (mail-box) de radiation n'est reçu à l'adresse de la famille d'accueil, on peut le supposer. |
| 4 |
Formation d'un "ménage de fait"
Conséquences positives (voir thème n° 11)
e.a. détermination du rang
Conséquences négatives (voir thème n° 11)
Former/ne pas former un "ménage de fait" (réfutation de la présomption) |
Registre national ou document officiel
+ déclaration des partenaires sur le formulaire J des partenaires
Registre national ou document officiel/autres documents +déclaration sur le formulaire J des partenaires / enquête sociale (contrôle domicile) |
| 5 |
Abandon de l'orphelin par le parent survivant |
Formulaire P16com
(voir tableaux en annexe) |
| 6 |
Disparition ou enlèvement de l'enfant ; l'attributaire a "abandonné" sa famille |
Déclaration des services judiciaires, administratifs ou de police |
| 7 |
Règles concernant l'autorité parentale (garde alternée et co-parenté) |
Jugement/arrêt/décision
(voir thème n° 9) |
| 8 |
Hébergement alterné de durée égale d'enfants majeurs (conséquence du régime de co-parenté) |
Déclaration des deux parents (formulaire Mod. L) |
| 9 |
Aide du CPAS (revenu d'intégration + autre aide) |
Attestation/déclaration, si aucun flux |
| 10 |
Demande de versement sur un compte |
Formulaire mod. W |
| 11 |
Dans la Communauté flamande ou germanophone:
L'enseignement pour adultes, les cours du soir, l'enseignement de promotion sociale, l'enseignement privé, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice...)
Dans la Communauté française :
L'enseignement suivi, le contrat d'apprentissage, les stages (formation de chef d'entreprise ou pour être nommé à une charge), date de remise du mémoire de fin d'études, stage pour être nommé à une charge (notaire, huissier de justice...) |
Attestation D062/formulaire P7/déclaration sur module de thèse_1/_2
Formulaire P7 |
| 12 |
Preuve d'un handicap ou d'une affection |
Attestation/Handichild |
| 13 |
Faits juridiques à l'étranger (naissance, décès, adoption...) |
Attestations/déclarations/actes étrangers + jugements |
| 14 |
Cohabitation légale |
Déclaration |
| 15 |
Revenu de l'allocataire ou du/de la partenaire qui travaille à l'étranger ou pour une organisation internationale |
Procédure ad hoc (preuves de revenus ou déclaration sur le formulaire) |
| 16 |
Revenu de l'étudiant stagiaire, de la formation en alternance, de l'apprentissage sur le lieu de travail, de l'apprenti, de la formation en entreprise |
Déclaration sur le formulaire (notamment comme travailleur indépendant - voir thème n° 4) |
| 17 |
Allocation de naissance |
Attestation de naissance/inscription dans les registres de la population |
| 18 |
Allocataire illégal |
Déclaration |
| 19 |
Contrats FPI (mise au travail des chômeurs) |
Services régionaux de l'emploi |
| 20 |
Le rang de l'enfant |
Formulaire Yter |
| 21 |
Prolongation du stage d'insertion professionnelle |
Formulaire P20com, décision (négative) de l'ONEM, lettre de convocation |
| 22 |
Indemnité en compensation du licenciement |
Preuve ONEM - flux non nécessaire sauf cas exceptionnel |
2.1.2. Indus
On a demandé aux caisses d'allocations familiales qui ont établi l'indu de ne jamais interrompre l'intégration dans le Cadastre des débiteurs (attributaire et allocataire) d'allocations familiales payées indûment tant que la dette n'est pas entièrement payée (cf. CO 1363 du 9 novembre 2006). Il faut que l'allocataire reste intégré, ainsi que l'attributaire (996/52bis du 13 mai 2011) en fonction de la réouverture du droit, des retenues sectorielles et de l'interruption de la prescription.
2.1.3. Conservation des informations qui ne sont plus actuelles
Les données qui ne sont plus utilisées pour l'octroi des allocations familiales doivent être archivées. Elles ne doivent plus être consultables directement, mais elles sont enregistrées dans les archives ou stockées sur des supports électroniques au sein de FAMIFED (cf. circulaire de FAMIFED, CO 1380 du 23 décembre 2009). Des précisions ont été fournies dans la lettre circulaire 997/52bis du 13 mai 2011 et 997/75 du 14 avril 2011.
2.2. Conséquences de la collecte unique des informations
2.2.1. Examiner le droit d'office ou attendre une demande ?
FAMIFED pose comme principe général que les droits aux allocations familiales soient examinés au maximum de la propre initiative de la caisse d'allocations familiales et établis dans le cadre de l'examen automatique du droit. Lors de l'établissement de droits pour lesquels on fait encore appel à l'assuré social, il est important que l'information électronique disponible soit néanmoins utilisée au maximum (par ex. les données DMFA concernant le volume de travail peuvent être un indice pour le revenu de certaines catégories d'enfants bénéficiaires, dans le cadre de l'application de la règle des cinq jours pour les jeunes demandeurs d'emploi, per exemple).
La caisse d'allocations familiales doit faire le nécessaire pour obtenir automatiquement l'information sur les droits potentiels qui ne peuvent pas encore être exercés automatiquement. Pour y parvenir, les acteurs exacts doivent être intégrés dans le Cadastre des allocations familiales avec le code de rôle adéquat et les flux d'informations qui en découlent doivent être traités de manière effective et efficiente.
Pour ce qui est de l'intégration des conjoints ou partenaires en vue de l'octroi des suppléments sociaux, on se reportera à la circulaire de FAMIFED, CO 1400 du 14 décembre 2014.
Aperçu des intégrations dans le Cadastre
| Statut de "quatrième acteur" : aperçu des intégrations dans le Cadastre |
| Toujours intégrer avec le code 106 (allocataire = code 103) |
Tous les attributaires prioritaires potentiels ("quatrièmes " acteurs : cf. les schémas en annexe). |
| Situation |
Acteurs avec code 103/106 |
| Cession du droit à un attributaire qui appartient au groupe principal d'allocataires |
L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LGAF, qui a cédé le droit |
| Application de la dérogation générale sur la base de la CM 599 |
L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LGAF |
| Cession du droit à un attributaire qui n'appartient pas au groupe d'allocataires principal |
L'attributaire prioritaire au sens de l'article 64 LGAF, qui n'a pas cédé le droit et les attributaires prioritaires potentiels dans le ménage de l'enfant |
| Objectif |
Acteurs avec code 105 |
| Historique des acteurs donnant droit au supplément |
Intégration du partenaire influençant le droit au supplément qui n'est pas encore intégré pour d'autres raisons pour obtenir les données fiscales ultérieurement. |
| Examen automatique du droit aux allocations familiales d'orphelins |
L'autre parent (adoptant) de l'enfant qui n'est pas encore intégré avec un autre code. Ceci s'applique également à l'orphelin qui n'est pas élevé par le parent survivant, même s'il a été abandonné (ceci est important pour l'envoi du formulaire P16com). |
| Suivi de toutes les modifications dans la composition du ménage |
Les chefs de ménage (personnes de référence) dans le ménage de l'allocataire autour desquels les enfants sont groupés et qui ne sont pas encore intégrés avec un autre code. Exception: la personne de référence (chef de ménage) du ménage dans lequel l'attributaire habite, mais pas l'allocataire (par ex. le chef de ménage du père attributaire dans le régime de coparenté) et l'enfant n'est pas domicilié à cette adresse. |
| Suivi du paiement sur la base d'une dérogation individuelle |
Parent prioritaire ayant perdu la priorité suite à une dérogation individuelle accordée par le SPF. |
Conformément aux dispositions de la Charte, lorsque l'assuré social n'a pas donné suite dans le mois à la demande de renseignements (par ex. en ne renvoyant pas le formulaire), les caisses d'allocations familiales peuvent recueillir d'office des renseignements et prendre des décisions sur cette base, lesquelles sont valables en droit jusqu'à preuve du contraire (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office).
2.2.2. Force probante générale des données électroniques et priorité sur les formulaires
Les données sur lesquelles le paiement des allocations familiales est basé sont attestées en priorité par des moyens électroniques (flux de données ou consultation de banques de données par l'intermédiaire de TRIVIA).
Toutes les conséquences juridiques connues découlent d'une preuve qui a été obtenue de cette manière : le paiement des allocations familiales de base ou la validation du paiement (voir thème n° 9 : Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office), le paiement provisionnel, le refus du droit ou la récupération éventuelle. Ceci vaut tant dans le cadre de la demande que dans le cadre de la poursuite des paiements.
2.2.3. Collecte unique des informations sur la base du numéro unique (par ex. le numéro d'entreprise ou le NISS)
S'il apparaît que toutes les données peuvent être obtenues à la source authentique, les mêmes données ne peuvent être demandées une seconde fois au moyen de formulaires.
Tout organisme doit utiliser au maximum les données qui sont déjà disponibles auprès d'autres services (art. 12 de la charte pour une administration à l'écoute des usagers).
2.3. Force probante des données d'information électroniques
Les données d'information électroniques (par ex. celles du Registre national) font foi jusqu'à preuve du contraire et peuvent être utilisées valablement en remplacement des données des registres de la population et des étrangers.
Différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels
Un arrêté royal stipule que quiconque constate des différences entre les données du Registre national et les autres documents officiels est tenu de les signaler immédiatement au Registre national. Les caisses d'allocations familiales sont dès lors priées de signaler ces différences au service Monitoring, qui prendra contact, le cas échéant, avec le Helpdesk du Registre national. La disposition demandant de communiquer directement ces différences au Registre national, qui était contenue dans les circulaires CO 1272 et CO 1381 du 8 février 2010, est supprimée.
2.4. Suppression de la légalisation des copies
Une copie bien lisible du document ou du formulaire suffit.
Rappelons que depuis le 31 mars 2004 (art. 508 de la loi-programme du 22 déc embre 2003), les services publics fédéraux ne peuvent plus réclamer de documents certifiés conformes.
Toutes les obligations légales ou réglementaires sont remplies par la remise d'une copie du document original.
Que faire en cas de doute concernant l'authenticité?
S'il existe un doute au sujet de l' authenticité d'un document, il y a lieu de prendre contact avec l'autorité qui peut fournir l'information. Si cela ne suffit pas, le service peut s'adresser à la source authentique. Une lettre recommandée avec accusé de réception doit être adressée à la personne qui a fourni la copie lisible. Dans la lettre, on lui demandera de fournir le document original, en mentionnant également le motif de cette demande.
La suppression de la légalisation concerne uniquement les copies que les citoyens ou les entreprises doivent fournir. Cette mesure ne s'applique pas aux documents que les organismes échangent en cas de nécessité (voir les lettres circulaires concernant le brevet d'attributaire et Yter).
Quand un document original est-il encore nécessaire ?
De manière générale, à la lumière de l'évolution concernant la digitalisation des dossiers, une copie, télécopie ou copie PDF peuvent désormais être admises comme élément de preuve.
Ceci n'empêche pas que les déclarations sur lesquelles des années, des noms, des chiffres, des cachets... ont clairement été "modifiés" doivent assurément donner lieu à une enquête quant à leur authenticité. L'exactitude des informations reçues est soumise à la source authentique pour validation.
Cette instruction modifiée s'applique tant au document de base qu'aux annexes (par ex. des annexes envoyées sous forme de document PDF).
Pour les preuves authentiques de la naissance et de la vie, on se reportera au thème n° 2 ci-dessous (situation des familles en Belgique). Pour les familles à l'étranger, voir l'Annex e II.
2.5. La communication (électronique) avec le citoyen
Conformément à la charte pour une administration à l'écoute des usagers, approuvée par le Conseil des ministres du 23 juin 2006, tout service public autorise que la communication avec les citoyens ou les entreprises se fasse par le biais de différents canaux, tels que le courrier électronique, le courrier, le téléphone et le fax (art. 6).
Les données obtenues par d'autres canaux que le courrier ou les formulaires (courrier électronique, téléphone ou fax) doivent être acceptées pour établir le droit si l'expéditeur est suffisamment identifié ou si les mesures techniques nécessaires concernant l'authenticité de la signature (signature électronique sur l'eID) sont applicables.
Tout service public répond aux lettres et aux courriers électroniques par les mêmes voies, à moins que les données soient de nature à déconseiller toute communication électronique (par ex. la motivation d'une décision dans le cadre de la Charte ou la notification d'un indu). Les envois recommandés ne sont utilisés que s'ils sont réellement nécessaires ou lorsque la loi le prescrit (article 9 de la charte).
Pour le secteur des allocations familiales, ceci signifie concrètement que les envois recommandés sont utilisés exclusivement :
-
pour interrompre le délai de prescription 3 ou 5 ans pour les paiements indus; la prescription n'est interrompue que si l'envoi recommandé est effectué à l'adresse officielle d'après le Registre national.
-
pour la demande de retenues intersectorielles.
La prescription en cas de règlement collectif de dettes
La prescription est interrompue pendant la procédure de règlement collectif d e dettes étant donné que la déclaration des créances entraîne l'interruption de la prescription.
Le délai de prescription recommence dès la déclaration de la créance.
Lettres de motivation par courriel
Les lettres de motivation (notamment en rapport avec la cessation du paiement, le changement de l'organisme d'allocations familiales compétent...) peuvent être envoyées par courriel si les conditions préalables suivantes sont remplies:
- l'allocataire (le destinataire) s'est fait enregistrer dans cette qualité auprès de la caisse d'allocations familiales. Il n'y a donc pas le moindre doute concernant l'identification (l'e-mail est au nom de l'allocataire) ;
- la caisse d'allocations familiales a reçu une confirmation de lecture de l'allocataire, ce qui démontre que le courriel a été lu. En l'absence d'une confirmation de lecture, la lettre de motivation est encore envoyée par la poste. Cette confirmation de lecture n'est plus nécessaire à partir de 2014.
Remarque
La lettre par laquelle un indu est notifié à l'allocataire est tellement cruciale dans la gestion de dossiers, e.a. en ce qui concerne l'interruption de la prescription, que cette lettre doit en tout cas être envoyée par la poste. En vue du contrôle, il faut toujours conserver une copie de la lettre de motivation dans le dossier (électronique).
2.6. Opposabilité des renseignements obtenus par téléphone
Les renseignements reçus par téléphone de l'enfant bénéficiaire, de l'attributaire ou de l'allocataire, de la mère d'accueil ou du responsable de l'institut où est placé l'enfant ne peuvent être utilisés qu'en fonction de la CESSATION du paiement des allocations familiales ou d'un supplément, rang... sous certaines conditions.
Procédure à suivre :
-
Etablir un compte-rendu de l'entretien téléphonique mentionnant
-
la date, l'heure, le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'interlocuteur.
-
résumé des faits communiqués ;
-
la décision qui est prise suite aux faits communiqués (cessation paiement, su ppression supplément...).
-
Pour pouvoir servir de preuve opposable, il faut que :
L'entretien téléphonique soit confirmé par écrit, par lettre ou courriel
-
jour, heure, interlocuteur
-
la décision prise,
-
demande de renseignements complémentaires
Si la demande de renseignements complémentaires en vue de l'établissement d'un droit reste sans réponse, un seul rappel est envoyé (cf. procédure de la décision d'office).
Pour l'octroi d'un droit, on ne peut utiliser qu'un document authentique ou une déclaration écrite. Les copies peuvent toutefois être acceptées (cf. 2.4. Une copie bien lisible suffit)
2.7 Le cachet numérique
Certaines communes et d'autres services publics utilisent un cachet numérique authentique pour transmettre numériquement des documents électroniques de façon sûre aux assurés sociaux dans le cadre du traitement de leur dossier d'allocations familiales.
Exemple de la ville de Malines
Les données du document sont stockées dans le code-barres sur le cachet numérique, de même que la signature numérique de la ville de Malines. Le code-barres peut être scanné de différentes manières et vérifié sur le site www.Mechelen.be/digitale stempel. La ville utilise le certificat qualifié de la ville pour signer. Ce certificat équivaut au cachet et à la signature d'un fonctionnaire. Etant donné que les documents électroniques contiennent un cachet numérique authentique et peuvent être vérifiés, ils répondent au cadre légal et sont juridiquement valables.
2.8. La reprise des dossiers d'allocations familiales des travailleurs indépendants (cf. annexes de la CO 1397)
A dater du 1er juillet 2014, les processus de travail et procédures génériques sont appliqués, comme décrit dans la présente circulaire, pour le suivi des dossiers repris des caisses d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (cf. CO 1397 du 7 juillet 2014).
Les formulaires qui sont envoyés à l'allocataire peuvent continuer à être adressés au père s'il est allocataire à la place de la mère. S'il s'agit d'enfants à l'étranger, ces formulaires doivent être complétés par les instances étrangères et par la personne qui élève les enfants là-bas (la mère). Les paiements continuent à être effectués sur la base des données mentionnées sur le " Brevet d'attributaire " (par ex. la mention sur le brevet concernant le ménage de fait).
Pour rappel: La composition de ménage devait être demandée et le dossier devait être complété par la preuve du statut de travailleur indépendant attributaire obtenue par la consultation de la banque de données Arza (Cf. timing prévu dans la CO 1397 du 7 juillet 2014).
Lorsque les allocations familiales sont suspendues sur la base d'un processus différent dans le régime d'allocations familiales pour les travailleurs indépendants (par ex. procédure P12), le paiement est de nouveau effectué lorsque toutes les données nécessaires sont présentes conformément à la présente circulaire. Le paiement reprend avec effet rétroactif à partir du 1er juillet 2014.
Si le père a été introduit comme allocataire dans le Cadastre, la mère doit être intégrée comme quatrième acteur avant le 31 décembre 2015.
3. Collecte des données au moyen de formulaires par thème
Thème 1 - Virement sur un compte à vue en Belgique et à l'étranger
3.1.1. Protection légale des avoirs se trouvant sur le compte
Conformément à l'article 1410, §2, 1°, du Code judiciaire, les prestations familiales sont protégées contre la cession et la saisie. Les prestations perdent toutefois cette protection après avoir été portées sur un compte à vue, parce qu'elles ne sont plus identifiables comme telles.
La loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses a complété le Code judiciaire sur ce point, et prévoit l'attribution d'un code spécial à certaines prestations lors du versement sur un compte. L'arrêté royal du 4 juillet 2006 rend ces dispositions applicables à partir du 1er janvier 2007 (cf. circulaire de FAMIFED CO 1361 du 6 novembre 2006).
L'information figurant sur le formulaire Mod. W a été adaptée en fonction du changement de la réglementation, afin d'informer ainsi suffisamment l'assuré social.
3.1.2. Le virement SEPA
Le formulaire a également été adapté à la directive européenne relative à l'exécution des virements européens. Par conséquent, le numéro de compte actuel du bénéficiaire sera remplacé par le code IBAN composé de 16 caractères alphanumériques. En outre, le code BIC destiné à identifier la banque du bénéficiaire est également demandé sur le formulaire.
Pour les virements vers l'étranger, un formulaire W-int a été créé.
3.1.3. Le service bancaire de base
Conformément à l'article 3 de la loi instaurant un service bancaire de base (MB, 24 mars 2003), tout institution de crédit doit pouvoir ouvrir pour tout consommateur qui a sa résidence principale en Belgique un compte à vue pour 12,62 EUR (indexés) au maximum par an et pouvoir réaliser certaines opérations (service bancaire de base). La feuille d'information du formulaire W contient une brève référence à cette loi.
Le nouveau formulaire, qui a été adapté en fonction de ces trois modifications, vous a été communiqué avec la lettre circulaire de FAMIFED 999 /c.150 du 18 décembre 2008.
Thème 2 - Preuve de la naissance et de la vie
Remarque: les procédures ci-dessous s'appliquent également aux dossiers des caisses d'assurances sociales pour travailleurs indépendants qui ont été repris le 1er juillet 2014.
3.2.1. Procédure avant la naissance (demande de paiement anticipé)
Les dispositions de la CO 1386 concernant le paiement anticipatif de l 'allocation de naissance remplacent les instructions correspondantes (annexe 2, Chapitre 1er - point 2 et annexe 3, cas 4) de la CO 1348 du 11 février 2004.
Dépôt d'une demande et des documents justificatifs en vue d'obtenir le paiement anticipé de l'allocation de naissance.
Modèle E
Le formulaire modèle E (demande d'allocation de naissance) a été adapté. Il y est précisé à partir de quel moment le médecin (l'obstétricien) pourra faire un e déclaration valable quant à la date présumée de la naissance(communiqué par la lettre circulaire 999/c.172).
Compte tenu des expériences positives de FAMIFED avec le lay-out de Bpost, on a aussi proposé aux caisses d'allocations familiales au cours de l'année 2014 d'adapter les formulaires existants à cette mise en forme (cf. mod. E et P7 sur le site web de FAMIFED).
Qu'est-ce qu'une demande d'allocations familiales (notamment d'allocation de naissance)?
- tout document, fait, information, formulaire,... d'où ressort le droit aux allocations familiales;
- si la caisse d'allocations familiales dispose de suffisamment d'éléments pour établir votre droit, vous ne devez compléter aucun formulaire de demande;
- prenez contact avec votre caisse d'allocations familiales et communiquez-lui immédiatement tout changement de profession, d'identité, de domicile, d'études... Vous pouvez le faire par téléphone, lettre, fax ou courriel ou en vous présentant personnellement pendant les heures de bureau.
FAMIFED a adapté les formulaires AA (demande d'allocations familiales) B et Eter (demande d'allocation de naissance / prime d'adoption) dans ce sens et les a fait parvenir aux caisses d'allocations familiales.
Lors du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande encore l' "attestation de naissance spéciale" à l'allocataire.
Attention! Le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel:
- il est inutile de demander une déclaration de ménage de fai t (mod. J) avant la naissance lorsque la personne avec laquelle la mère cohabite sans être mariée introduit une "demande de paiement anticipé" de l'allocation de naissance;
- de même, il n'est JAMAIS nécessaire de demander la preuve de la déclaration de l'intention de reconnaître l'enfant pour pouvoir payer anticipativement l'allocation de naissance.
Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (CO 1326 du 19 janvier 2001). Toutefois, une déclaration de ménage de fait est nécessaire afin de pouvoir établir le droit, après la naissance de l'enfant, du chef de la personne non mariée qui habite avec la mère (le père qui reconnaît l'enfant) et de valider le paiement de l'allocation de naissance.
Cumul avec les prestations familiales garanties
Si le "père" habite hors du ménage de la mère, l'allocation de naissance est payée à titre provisionnel sur la base de la demande du père "présumé" (modèle E), à condition que:
- la mère bénéficie d'une prestation du CPAS;
- il ne soit pas marié avec une autre femme que la future mère.
Après la naissance, la compétence (prestations familiales garanties - régime des travailleurs salariés) sera réglée définitivement sur la base de la filiation établie juridiquement.
L'examen: cf. point 3.2.3. Hypothèse II (demande du chef d'une personne qui ne fais PAS partie du ménage de la mère).
3.2.2. Procédure après la naissance
La naissance de l'enfant est prouvée par "l 'attestation de naissance spéciale" ou par un message électronique provenant du Registre national. Dès que la naissance et la vie de l'enfant ont été établies d'une des deux façons, on dispose d'une base suffisante pour:
- payer l'allocation de naissance ou justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance;
- payer les allocations familiales.
Il faut toujours être attentif au message électronique pour éviter les fraudes.
L'attestation de naissance spéciale ne sert plus à entamer les paiements des allocations familiales que lorsque le message électronique relatif à la naissance n'a pas encore été reçu (modification du Registre national).
Pour déceler les fraudes faisant usage de l' "attestation de naissance spéciale" falsifiée ou d'attestations de grossesse en fonction du paiement anticipé de l'allocation de naissance, les caisses sont priées de TOUJOURS être attentives au message électronique (mailbox) du Registre national en cas de paiement de l'allocation de naissance. Si le message électronique n'est pas disponible à la fin du mois suivant le mois de la naissance: demander le numéro BCSS (numéro bis) afin de pouvoir intégrer le paiement des allocations familiales au Cadastre. Les messages D doivent être traités immédiatement (annexe 1 du 997/52bis).
Si aucun message n'a été reçu trois mois après la date de naissance (présumée) et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, l'information reçue est confrontée à la source authentique:
- consulter le Registre national et conserver une copie (imprimée) de l'écran de cette consultation dans le dossier (électronique);
- et/ou demander à la commune qui a émis l'attestation de naissance spéciale de confirmer la naissance (ou, le cas échéant, le décès ou la mortinaissance) de l'enfant.
Note:
L'acte de présentation d'un enfant sans vie est établi par l'officier de l'état civil lorsque la mortinaissance a eu lieu plus de six mois après la conception. Dans ce cas, la mortinaissance donne également droit à l'allocation de naissance ou l'allocation de naissance anticipée ne doit pas être contestée. L'officier de l'état civil établit un acte de naissance portant la mention "enfant présenté sans vie" lorsqu'un acte de déclaration d'un enfant mort-né a été établi. La caisse d'allocations familiales est invitée à recueillir des informations concernant l'existence de l'acte de pr ésentation d'un enfant sans vie auprès de l'administration communale concernée chaque fois qu'elle ne reçoit aucun message électronique.
La remise d'un certificat médical de fausse couche après au moins 180 jours de grossesse à la caisse d'allocations familiales compétente ne suffit pas pour établir le droit à l'allocation de naissance. Si, par contre, l'enfant est mort-né à l'étranger, la preuve de la mortinaissance (après 180 jours de grossesse) est fournie à l'aide d'un document émanant de l'autorité publique étrangère compétente, et à défaut, à l'aide d'un certificat médical.
Exemple:
Une demande d'allocation de naissance est introduite au cours du huitième mois de grossesse. L'allocation de naissance est payée de façon anticipée et il s'agit du premier enfant des parents. Dans la notification du paiement anticipé de l'allocation de naissance, on demande " l'attestation de naissance spéciale".
Aucun message mailbox du Registre national n'est reçu après la naissance. Le fait de la naissance n'est pas suffisamment prouvé pour justifier le paiement anticipé de l'allocation de naissance et payer les allocations familiales. À partir du troisième mois après la date de naissance présumée et au plus tard avant la fin du cinquième mois après le paiement anticipé de l'allocation de naissance, contact est pris avec les services de la population du domicile de la mère (cf. note ci-dessus).
Remarque:
Les caisses d'allocations familiales ne doivent plus prendre de mesures p ar ticulières pour annuler l'attestation de naissance spéciale lorsqu'elles la reçoivent. Si l'attestation de naissance spéciale est le premier document que vo us recevez dans la procédure de demande de l'allocation de naissance, FAMIFED la considère comme une "demande" de prestations familiales.
3.2.3. Mesures destinées à éviter que l'allocation de naissance soit demandée et payée plus d'une fois
La procédure suivante est valable pour le paiement de l'allocation de naissance tant avant la naissance (paiement anticipé ou provisionnel) qu'après celle-ci.
3.2.3.1. Consultation de TRIVIA
Principe:
Compte tenu des possibilités accrues de collecte des données via TRIVIA, la caisse d'allocations familiales effectue d'office une enquête au sujet d'un cumul de paiements possible en consultant les répertoires de données.
Hypothèse I:
| La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur appartenant au groupe principal: (beau-)parent ou partenaire. |
- Pour la (future) mère, consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou de tout autre élément prouvant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées);
- Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance): consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique). Consultation du Registre national (+ conservation d'une impression (d'écran) ou tout autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées), lorsqu'on ne trouve aucun dossier lors de la consultation du Cadastre (roisième hypothèse ci-après).
Remarque: Préalablement à tout paiement de l'allocation de naissance, que ce soit avant ou après la naissance, la caisse d'allocations familiales doit toujours consulter le Cadastre au moins au nom de la future mère, même lorsqu'il s'agit d'une deuxième naissance ou d'une naissance suivante.
La consultation a posteriori n'est plus nécessaire.
Constatations et conséquences de cette consultation de TRIVIA
- 1ère possibilité. Il n'existe un dossier qu'auprès de la caisse qui a reçu la demande d'allocation de naissance. Cette caisse paie déjà pour des enfants de l'attributaire - demandeur de l'allocation de naissance. Il s'agit d'une deuxiè me ou troisième naissance ou d'une naissance suivante pour l'attributaire.
Action: payer l'allocation de naissance et intégrer (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
- 2ème possibilité. Il existe dans le Cadastre un dossier d'allocations familiales auprès d'une autre caisse d'allocations familiales = possibilité de cumul de l'allocation de naissance. La caisse qui a reçu la demande prend contact par téléphone avec l'organisme d'allocations familiales concerné et l'avertit de son intervention.
Action: la caisse d'allocations familiales qui a reçu la demande confirme son paiement par courriel ou par fax. L'allocation de naissance est ensuite payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
- 3ème possibilité. Il n'existe aucun dossier d'allocations familiales auprès d'un autre organisme d'allocations familiales dans le Cadastre.
Action: Dans ce cas, l'allocation de naissance est payée immédiatement et le paiement est intégré dans le Cadastre (cf. 3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre).
Hypothèse II:
- La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur n'appartenant PAS au groupe principal qui fait partie du ménage, par exemple un des grands-parents ou oncle de l'enfant.
- La demande de paiement (anticipé) de l'allocation de naissance émane d'un demandeur ne faisant PAS PARTIE du ménage.
|
- Pour la (future) mère : consultation du Cadastre + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou tout autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées ;
- Pour l'attributaire (le demandeur de l'allocation de naissance) : consultation de TRIVIA et examen en fonction de l'établissement du droit + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) ou tout autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées);
- Pour les attributaires potentiels (selon la composition du ménage) : consultation de TRIVIA afin d'éviter les cumuls de paiements + conservation d'une impression (d'écran) des consultations dans le dossier (électronique) des membres du ménage ou tout autre preuve attestant la consultation (par ex. check-list des actions exécutées).
Constatations et conséquences de la consultation de TRIVIA
Rappelons une fois encore que le paiement anticipé fait toujours office de paiement provisionnel. Le droit à l'allocation de naissance et aux allocations familiales doit être établi définitivement après la naissance de l'enfant en tenant compte des règles de priorité, des dispositions en matière de compétence et, le cas échéant, de la procédure d'examen automatique du droit (cf. CO 1326 du 19 janvier 2001).
3.2.3.2. Intégration dans le Cadastre
Pour prévenir le cumul de paiements de l'allocation de naissance, les caisses d'allocations familiales sont priées d'intégrer, au plus tard le jour où est programmé le paiement de l'allocation de naissance, le paiement et les données sur l'allocataire, l'attributaire et tous les attributaires potentiels ("quatrièmes" acteurs, cf. les schémas en annexe) dans le Cadastre.
3.2.3.3. "Attestation de naissance spéciale"
La caisse d'allocations familiales qui reçoit l'attestation de naissance spéciale la conserve ou la transmet à la caisse qui est compétente ou qui a payé l'allocation de naissance selon le Cadastre.
Si la naissance est prouvée par un message électronique du Registre national, il n'est plus nécessaire de demander l'attestation de naissance spéciale. Le rang de la naissance est déterminé sur la base des indications figurant dans le dossier ou, à défaut, sur la base d'une demande individuelle adressée à l'allocataire. S'il existe un doute au sujet du rang de la naissance, on interroge les parents dans une lettre distincte. Il suffit qu'il s'agisse du premier enfant d'un des deux parents pour accorder le premier rang. Etant donné que l'information concernant le rang de la naissance ou la filiation ne peut être obtenue au moyen de l'ancien formulaire E-attest, celui-c i est supprimé. La CO 1318 du 15 janvier 1999 a été abrogée depuis 2009.
3.2.4. Mesures destinées à éviter le cumul de paiements entre la prime d'adoption et l'allocation de naissance
La prime d'adoption ne peut être payée qu'une seule fois à l'adoptant ou à son conjoint ou partenaire pour un enfant. En outre, aucun des deux (adoptants s'ils adoptent tous deux l'enfant) ne peut avoir déjà reçu l'allocation de naissance ou une prime d'adoption pour cet enfant.
Même enquête de cumul que pour l'allocation de naissance
Les recherches au nom du (des) parent(s) (adoptant(s) dans le Cadastre suffisent dans la procédure destinée à éviter le cumul de l'al location de naissance et de la prime d'adoption
Si l'enquête sur le cumul révèle qu'aucun cumul n'est possible avec une prime d'adoption, la prime d'adoption ou l'allocation de naissance est payée (anticipativement). Si un cumul s'avère possible, il suffit de prendre contact par téléphone (avec la caisse d'assurances sociales) et de confirmer le résultat de la conversation par courrier, fax ou courriel.
Si, après enquête, on ne dispose pas de suffisamment de données, on achève le cas échéant l'examen du cumul au moyen d'une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance/la prime d'adoption.
Cette interdiction de cumul de l'allocation de naissance et une prime d'adoption pour un même enfant n'exclut pas un paiement différentiel entre les deux le cas échéant (plus pour coparente, cf. ci-dessous).
Au besoin, une visite de contrôle chez la personne qui a perçu l'allocation de naissance quand le rang de naissance correct ne peut être déterminé.
Remarque:
A dater du 1er janvier 2015, il n'est plus nécessaire que l'épouse de la mère adopte l'enfant. La partenaire de la mère (la coparente) est automatiquement parent de l'enfant. La loi s'applique uniquement à deux parents de sexe féminin. Cette modification sera commentée dans une lettre circulaire séparée en expliquant les implications de cette modification de la loi et ses conséquences pour la législation relative aux allocations familiales.
Thème 3 - Octroi d'un supplément aux chômeurs, malades et pensionnés - Majoration des allocations familiales pour les familles monoparentales
Les instructions de la CO 1400 sont d'application à dater du 1er janvier 2015.
3.3.1. Envoi des formulaires en 2015
Avec l'entrée en vigueur de la collecte d'informations via un flux fiscal, à partir de 2015, les formulaires P19/P19ter seront remplacés tant pour la Belgique que pour l'étranger par les formulaires suivants.
Les formulaires
| Nom |
A qui? |
Date d'envoi |
| Pfisc_trans |
Familles résidant en Belgique qui bénéficient actuellement d'un supplément |
15 janvier 2015 |
| Pfisc_ter |
Familles résidant en Belgique pouvant éventuellement prétendre à un supplément, mais qui ne reçoivent actuellement que des allocations familiales ordinaires |
15 janvier 2015 |
| P19_fisc |
Familles résidant en dehors de la Belgique qui reçoivent un supplément ou qui peuvent éventuellement y prétendre |
15 janvier 2015 |
| Modèle S |
Formulaire de demande de supplément - Famille en Belgique |
Ad hoc suite à un évènement |
| Modèle P19_fisc |
Formulaire de demande de supplément - Famille en dehors de la Belgique |
Ad hoc suite à un évènement |
Mesures de transition
Si l'examen pour l'obtention d'un supplément n'a pas encore été achevé en 2014 ou qu'il débute seulement en 2015 pour l'année 2014 et les années précédentes (article 120, LGAF), on continue à utiliser les formulaires P19/P19ter. Pour les examens se rapportant à des périodes situées tant en 2015 que les années précédentes, on utilise le formulaire Pfisc_ter (CO 1400)
L'attention est attirée sur:
-
Les nouveaux cas
Si aucun octroi provisionnel d'office n'est possible, un formulaire " Demande de supplément social " (Mod. S) ou un Mod. P19fisc (enfants à l'étr anger) est envoyé dans les 30 jours pour les éventuels nouveaux droits à un supplément établis à partir du 1er janvier 2015. Lorsque le for mulaire P19 n'est pas renvoyé dans le cadre du premier examen du droit au supplément, il ne doit pas être rappelé.
L'impossibilité d'octroyer le droit à un supplément en raison de l'absence du formulaire de contrôle Mod. S ne doit PAS être motivée par écrit. Les contrôles à domicile (contrôles d'assistance pour familles monoparentales spécifiques) sont supprimés à partir du 1er janvier 2015
-
L'envoi sériel du formulaire Pfisc (Belgique) - rappel
Les formulaires Pfisc_ter et Pfisc_trans ne doivent pas recevoir de rappel. Il s'agit d'un envoi unique avant le passage à la collecte d'informations au moyen du flux fiscal.
-
L'envoi sériel du formulaire P19fisc (étranger) - rappel
Le formulaire P19fisc sert de formulaire d'information et de formulaire de contrôle. Les procédures existantes (CO 1386/2014) et la déclaration sur l'honneur sont conservées pour ces formulaires. Concernant les cas où un supplément est payé à l'étranger, la procédure actuelle est poursuivie, à savoir, rappel unique et décision d'office (la plupart du temps, récupération du supplément). S'il existe un droit possible à un supplément, le formulaire Mod. 19 fisc est envoyé mais ne doit pas être rappel. Si aucun supplément n'est payé, le formulaire P19fisc est envoyé chaque année le 15 janvier, mais sans suivi (donner infos).
-
Procédure ad hoc pour cas particuliers avec travail ou séjour à l'étranger
Si l'un des conjoints bénéficiant du supplément travaille à l'étranger (famille en Belgique) ou pour une organisation internationale, les preuves de revenus sont demandées chaque année le 15 janvier. Ceci se fait en fonction de l'octroi du supplément en dehors du flux fiscal (allocataire isolé) ou préventivement en attendant le flux fiscal pour un partenaire afin d'éviter de devoir les demander globalement plus tard. D'autres modalités seront expliquées dans une lettre circulaire. Un module est en cours de préparation.
Vous trouverez en annexe 4 deux schémas concernant l'envoi et le suivi des formulaires (de transition) et de la notion de revenu.
3.3.2. Envoi/suivi du formulaire de contrôle?
3.3.2.1. Principe (cf. CO 1330 du 21 mai 2001)
Dans tous les cas, le formulaire est envoyé, suivi et traité par l'organisme d'allocations familiales qui est compétent pour payer les allocations familiales pour le mois de l'envoi obligatoire, même lorsque cette caisse paie les allocations familiales à titre provisionnel pour ce mois.
Si cet organisme d'allocations familiales constate que le formulaire de contrôle traité contient des informations qui sont importantes pour la caisse d'allocations familiales à laquelle il a transféré la compétence ou dont il a repris la compétence, il prend contact avec cette caisse (cf. les instructions relatives au brevet d'attributaire).
Si l'assuré social ne donne pas suite à un rappel, l'autre caisse d'allocations familiales en est informée. Chaque organisme d'allocations familiales prend alors une décision d'office (le cas échéant, après un contrôle sur place) pour la période pour laquelle il a payé à titre provisionnel.
Envoi des formulaires en cas de reprise des dossiers du secteur des travailleurs indépendants
(LGAF en vigueur à dater du 1er juillet 2014)
-
Les formulaires se rapportant uniquement à des périodes payées par la caisse d'assurances sociales pour travailleurs indépendants doivent être envoyés et suivis par la caisse d'assurances sociales (par ex. formations clôturées avant le 1er juillet 2014).
-
Les formulaires se rapportant à des périodes pour lesquelles une caisse d'assurances sociales et une caisse d'allocations familiales pour travailleurs salariés sont compétentes doivent être envoyés et suivis par la caisse d'allocations familiales qui a repris le dossier. Si de nouvelles données se rapportant à une période de compétence de la caisse d'assurances sociales sont obtenues à l'aide du formulaire, celles-ci sont transmises à la caisse d'assurances sociales pour y donner suite. A cet égard, la procédure habituelle avec le brevet d'attributaire est généralement suivie pour la transmission de nouvelles données à une caisse d'allocations familiales précédente. La preuve de cet envoi est classée dans le dossier (électronique) à des fins de contrôle (un double du brevet complémentaire ou de la lettre d'accompagnement est conservé ; une note dans le dossier n'est toutefois pas suffisante).
-
Si la date de la fin de la formation n'est pas connue, le formulaire P7, la feuille d'information, P9 ou P9bis sont envoyés à la date habituelle (normalement le 15 septembre). S'il apparaît que des données reçues se rapportent à une période antérieure au 1er juillet 2014, ces informations sont transmises à la caisse d'assurances sociales avec un brevet complémentaire. Si après un rappel, le formulaire n'est pas renvoyé, la caisse d'allocations familiales prend une décision d'office conformément aux directives (cf. point 3.9.2). L'impact de cette décision sur une période qui a été payée par une caisse d'assurances sociales est communiqué à cette caisse qui a payé jusqu'au 30 juin 2014.
3.3.2.2. Exemples
Formulaire P19
S'applique uniquement aux situations de 2014 et aux années antérieures.
Pour les situations relevant de l'application du flux fiscal, nous renvoyons à la CO 1400. Pour le changement de compétence pendant la période de paiement provisionnel (régime du flux fiscal), il suffit que les caisses d'allocations familiales mentionnent sur le brevet si un supplément a déjà été payé ou non ainsi que les données au sujet de la personne qui tra vaille à l'étranger ou pour une organisation internationale
Formulaire P7
Exemple 1
La caisse A paie jusqu'au 31 août et la caisse B à partir du 1er septembre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse B envoie le formulaire P7 en septembre et envoie le rappel en novembre si nécessaire. Si le formulaire rentre et qu'il contient des information qui sont également importantes pour la caisse A, la caisse B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 31 août, et la caisse B pour la période à partir du 1er septembre.
Exemple 2
La caisse A paie jusqu'au 30 septembre et la caisse B à partir du 1er octobre. Il y a un enfant bénéficiaire : un étudiant de 20 ans. La caisse A en voie le formulaire P7 en septembre et envoie si nécessaire le rappel en novembre. Si le formulaire rentre, la caisse A envoie un brevet complémentaire à la caisse B. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse A le signale à la caisse B. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 septembre, et la caisse B pour la période à partir du 1er octobre.
La nouvelle procédure décrite dans la lettre circulaire de FAMIFED 999/c.169 du 5 juillet 2013 prévoit qu'aucun formulaire P7 ne doit plus être envoyé pour les dossiers dont le code linguistique est N/D. L'information est donnée (une seule fois) à l'étudiant au cours du mois de septembre. On attend les flux. Si le flux D062 ne vient pas, on envoie un rappel le 15 décembre après le traitement de tous les flux.
Exemple 3
La caisse A paie jusqu'au 30 octobre et la caisse B à partir de novembre. Un enfant bénéficiaire: un étudiant de 20 ans. La caisse A indique le code N sur le brevet ("D062"). La caisse A indique le nombre de crédits : D062 OK/D06201/D062/02. La caisse B attend le flux. La caisse B envoie le rappel (module 15 décembre) après avoir traité tous les flux. Si elle ne reçoit aucun flux ni aucun formulaire, la caisse B communique le résultat de son enquête. La caisse A prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 octobre et la caisse B pour la période à partir du 1er novembre.
Remarque:
Seules les données pertinentes pour l'année académique en cours sont transmises à l'aide du brevet.
Formulaire P20
Exemple
La CAF A paie jusqu'au 30 juin et la caisse B à partir du 1er juillet. L'enfant bénéficiaire est un jeune ayant quitté l'école et inscrit comme demandeur d'emploi. La période d'octroi s'achève fin juillet (fin de la période d'octroi). La caisse B envoie le formulaire de clôture P20C + P20com et, si nécessaire, le rappel. Si le formulaire rentre et qu'il contient des informations qui sont également importantes pour la CAF A, la CAF B envoie un brevet complémentaire à la caisse A. Si l'assuré social ne donne pas suite au rappel, la caisse B le signale à la caisse A. Celle-ci prend alors une décision (d'office) au sujet de la période jusqu'au 30 juin, et la caisse B à partir de juillet.
Thème 4 - Octroi des allocations familiales ou d'un supplément
3.4.1. Preuve de la situation monoparentale
Lorsqu'il apparaît, en consultant la composition du ménage dans le Registre national, que la personne qui a complété (signé) le formulaire cohabite avec un conjoint ou un partenaire (présomption de ménage de fait). Dans ce cas, on envoie également un formulaire J. Le ménage de fait peut être réfuté au moyen d'une copie (électronique ou sur papier) d'un contrat de (sous-)location, mais pour être opposable à la caisse d'allocations familiales celui-ci doit dans ce cas être enregistré au sens fiscal. La dom iciliation doit être adaptée dans le Registre national après trois mois au plus tard dans le sens d'une composition de ménage séparée (cf. 3.11.2.). Si la composition du ménage n'est pas modifiée après trois mois, on continue de retenir la présomption de formation d'un ménage de fait, jusqu'à ce que le Registre national soit adapté.
3.4.2. Preuve du mariage à l'étranger
Conformément à l'arrêté royal du 26 octobre 2004 portant exécution des articles 42 bis et 56, § 2, des lois générales relatives aux allocations familiales, l'attributaire qui est divorcé, séparé de corps et biens ou séparé de fait a droit à un supplément, dans les conditions suivantes:
-
l'allocataire est son conjoint ou son ex-conjoint (type de famille III) ou l'autre parent (type de famille IV),
et
-
ce conjoint ou ex-conjoint ou l'autre parent ne forme pas un ménage de fait au sens de l'article 56 bis, §2, des mêmes lois et n'est pas remarié, sauf si le nouveau mariage a été suivi d'une séparation de fait.
On rencontre de plus en plus de mariages contractés à l'étranger dont l'acte est enregistré dans le Registre national par les autorités belges après enquête.
Il arrive régulièrement que des paiements indus d'un supplément en soient la conséquence.
Sur les formulaires et feuilles d'information rédigés dans le cadre du flux fiscal, on demande aux familles de signaler immédiatement à la caisse d'allocations lorsqu'un mariage est contracté à l'étranger (c.f. annexes à la CO 1400).
3.4.3. Déclaration sur l'honneur pour établir le revenu
Pour les suppléments, une preuve de revenu doit désormais être jointe au formulaire. La déclaration sur l'honneur ne s'applique qu'aux familles vivant en dehors de la Belgique.
Il a été décidé que le flux fiscal serait introduit à partir du 1er janvier 2015 exclusivement pour établir le droit aux suppléments (cf. CO 1400), et donc pas pour les enfants bénéficiaires.
Pour les étudiants visés à l'article 3 de l'arrêté royal du 10 août 2005 qui sont soumis à la norme des revenus (études à temps partiel - travail à temps partiel/apprentissage sur le lieu de travail/formation en alternance) et les jeunes ayant quitté l'école et inscrits comme demandeurs d'emploi durant le stage d'insertion professionnelle, les déclarations sur l'honneur (notamment sur les formulaires P7 et P20) doivent être acceptées jusqu 'à preuve du contraire.
Pour les enfants bénéficiaires, on continue d'appliquer les procédures existantes.
Lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, vous devez continuer d'appliquer à partir du 1er janvier 2015 les normes de revenus actuelles et les procédures administratives actuelles (cf. Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires).
Thème 5 - Octroi du droit aux allocations d'orphelins
3.5.1. Contrôle au moyen du formulaire P16
Pour les conséquences de la coparenté pour les allocations d'orphelins, nous vous renvoyons à la prochaine circulaire.
Les caisses d'allocations familiales ont été informées par les circulaires de FAMIFED CO 1340 du 24 juillet 2002 et 1355 du 16 janvier 2006 de la nouvelle procédure d'établissement du droit aux allocations d'orphelins. L'envoi du formulaire P16 a été supprimé et remplacé par un suivi, par le biais du Registre national, de la cohabitation (ménage de fait) ou du remariage du conjoint survivant pour les ménages en Belgique.
Pour les allocataires à l'étranger le formulaire P16 n'apporte rien de plus au dossier, par conséquent il est également supprimé pour les familles comprena nt des orphelins à l'étranger. Si un ménage de fait est signalé sur le formulaire P12, on envoie un Modèle J (déclaration de non -formation d'un ménage de fait) comme pour les ménages en Belgique. Il ne doit pas non plus être rappelé.
Le formulaire P16 peut encore être utilisé pour la déclaration d'une cohabitation de fait, lorsque la date de début diffère de la date officielle dans le Registre national.
En exécution de la loi-programme du 27 décembre 2004, le droit aux allocations majorées est rétabli (50 bis) au moment de la séparation après un mariage ou la formation d'un ménage de fait. Le rétablissement des allocations d'orphelins majorées ne s'applique que pour la veuve ou le veuf qui se sépare d'un conjoint ou partenaire après avoir cohabité avec lui (ménage de fait). Cette règle ne s'applique donc pas lorsque le parent survivant est remarié et ne cohabite pas avec le nouveau beau-parent, qui réside par exemple à l'étranger.
Ces faits sont prouvés au moyen d'un document officiel (cf. tableau de formulaires actualisé en annexe). Le modèle J (déclaration de non-formation d'un ménage de fait) ou la déclaration de témoins ne peuvent servir dans cette situation.
Pour établir l'abandon de l'orphelin (formulaire P16com) qui donne lieu à l'octroi des allocations majorées d'orphelins, les instructions restent inchangées (cf. annexes).
Présomption d'abandon de l'orphelin
Pour les enfants placés dans une institution pour lesquels le 1/3 est versé sur un livret d'épargne vaut la présomption d'abandon. La procédure d'abandon de l'orphelin doit être entamée (cf. annexes), nonobstant la déclaration sur le formulaire P3, qui est insuffisante pour réfuter la présomption (envoyer le P16 com à l'institution).
Il en est de même pour l'établissement du droit aux allocations d'orphelins pour les enfants à l'étranger (demande avec mod. B et contrôle périodique avec le formulaire P12).
Rappelons que tous les parents (adoptants) des enfants bénéficiaires doivent être intégrés dans le Cadastre au moins avec le code 105 en fonction de l'examen automatique du droit aux allocations d'orphelins en Belgique. Le parent (connu) résidant à l'étranger sans NISS ne doit pas être intégré avec un numéro bis.
Pour établir la filiation entre le défunt et l'orphelin, on demandait toujours dans le passé l'acte de naissance à la commune où l'enfant était né. Rappelons que cette procédure est superflue et que les données de filiation qui figurent sur la "composition du ménage" que l'on obtient par l'intermédiaire du Registre national ou la preuve que l'enfant est né pendant le mariage de son (ses) parent(s) (décédés) et que la filiation ne fait pas l'objet d'un désaveu de paternité par le parent décédé, peuvent être utilisées comme preuve de la filiation du parent décédé.
La circulaire du ministre CM 602 du 12 mars 2008 a communiqué les instructions pratiques pour l'application des nouvelles dispositions en matière d'établissement du droit aux allocations d'orphelins (majorées) lorsque le(s) parent(s) décédé(s) ne peut (peuvent) ouvrir un droit en raison de l'absence de toute qualité d'attributaire durant la dernière année avant le décès.
Ces nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 1er octobre 2007.
3.5.2. Demande au moyen du formulaire Mod. B (demande d'allocations d'orphelins)
FAMIFED a adapté le formulaire Mod. B au fait que la caisse d'allocations familiales ne connaît pas tous les acteurs qui peuvent entrer en ligne de compte en tant qu'attributaires pour le droit aux allocations d'orphelins dans le cadre de la nouvelle réglementation. Lorsque tous les acteurs sont connus et que le droit peut être établi sur la base des données dont la caisse dispose par l'intermédiaire des banques de données (Trivia, CIMIR e, banque de données des caisses d'al locations familiales, etc.), le formulaire de demande est superflu.
Thème 6 - Contrôle des enfants bénéficiaires au moyen de formulaires
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Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas aux enfants bénéficiaires, cela signifie qu'à partir du 1er janvier 2015, lors de l'établissement du droit aux allocations familiales pour les jeunes liés par un contrat d'apprentissage, les étudiants auxquels s'applique la norme des revenus et les jeunes demandeurs d'emploi, vous devez continuer de prendre en considération le montant brut des revenus professionnels et/ou des prestations sociales et que la collecte de données continue de s'effectuer au moyen des formulaires.
Les formulaires P9, P9bis, P7 et P20 ainsi que le module de lettre " travailler et étudier à temps partiel " restent inchangés.
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3.6.1. Adaptation du formulaire P7 (étudiants) à la nouvelle structure de l'enseignement
A la suite de la déclaration de Bologne, une nouvelle structure de l'enseignement, appelée réforme BaMa, est entrée en vigueur dans les universités et les écoles supérieures. Désormais, le titre de bachelier est attribué après 3 ans et celui de master après au moins 1 an, et ce, au lieu des grades de candidat et de licencié. Des crédits remplacent les heures de cours. Dans le cadre de la flexibilisation, il est possible d'étudier dans les universités et écoles supérieures avec un programme d'études individuel pour toutes les années dans un système de semestres.
Pour l'enseignement supérieur, il suffit d'être inscrit pour un nombre d'heures suffisant (13 heures par semaine pour les formations qui ne sont pas exprimées en crédits, par ex. l'enseignement supérieur de promotion sociale, l'enseignement à l'étranger...) ou pour 27 crédits - au plus tard le 30 novembre - pour avoir droit aux allocations familiales pour une année académique entière.
Pour l'enseignement supérieur, l'obligation de suivre régulièrement les cours a été supprimée (AR du 10 août 2005), y compris pour les formations qui ne sont pas (encore) exprimées en crédits (hors BaMa).
L'arrêté royal du 10 août 2005 a adapté la réglementation relative aux allocations familiales aux nouveaux développements sur le plan de l'enseignement. En collaboration avec les caisses, FAMIFED a entièrement adapté le formulaire P7 (droit aux allocations familiales en faveur des étudiants) pour les écoles supérieures et universités à la collecte électronique des données au moyen du flux D062. Les caisses d'allocations familiales sont informées au plus tard au cours du mois de juin de chaque année des modifications de la procédure de collecte des données pour les étudiants (cf. lettre circulaire II/999/c.161 du 24 juin 2011).
En cas de rappel du formulaire P7, il n'est plus nécessaire d'envoyer à nouveau la partie info (P7-info).
D'un commun accord avec les caisses d'allocations familiales, FAMIFED a profondément modifié à la procédure du formulaire P7 pour l'année scolaire et académique 2013-2014 pour les étudiants dans la Communauté flamande pour lesquels les données sont obtenues au moyen du flux D062.
Les instructions ont été fournies par la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013 et 999/c.172 du 4 juillet 2014. Les instructions en question s'appliquent également aux dossiers de travailleurs indépendants repris le 1er juillet pour lesquels une lettre d'information est envoyée comme un nouveau cas pour tous les étudiants à partir de 18 ans. S'il est indiqué dan s la lettre à quels enfants s'applique l'information, il suffit d'envoyer une seule lettre.
Compte tenu des expériences positives de FAMIFED avec le lay-out de Bpost, il est proposé aux caisses d'allocations familiales d'adapter aussi les formulaires existants à cette mise en forme (cf. mod. P7 sur le site web de FAMIFED).
3.6.1.1. Etudiant qui met fin à ses études au cours de l'année scolaire ou académique - Preuves de la cessation des études - Présomption de cessation des études - Cessation durant les examens
Cessation des études pour un étudiant BaMa
Conformément à l'article 10 de l'arrêté royal du 10 août 2005, les allocations familiales ne sont plus dues pour l'étudiant lorsqu'au cours de l'année académique, ses études sont interrompues ou ramenées à moins de 27 crédits. Il en va de même pour les désinscriptions au cours du mois des examens, en juin. Dans la Communauté flamande, une désinscription est systématiquement s ignalée par le biais du flux D062. Dans les Communautés française et germanophone, cela se fait au moyen d'une déclaration sur l'honneur ou une déclaration de l'établissement d'enseignement, que la famille doit envoyer spontanément à la caisse d'allocations familiales concernée. Pour fournir la preuve de la cessation des études, tous les moyens de droit sont également acceptés (attestations, formulaires, déclarations, flux...).
Concrètement, quand la famille communique - quelle que soit la façon - que le jeune a arrêté ses études - les paiements doivent être suspendus et à l'intéressé il est rappelé qu'il doit s'enregistrer comme demandeur d'emploi.
Il existe une présomption de cessation des études lorsque l'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi et qu'un flux D043 (ou une attestation A200 sur papier ou une déclaration valable) l'attestant est reçu. Ce principe vaut tant pour les inscriptions au cours des mois de vacances que pour les inscriptions durant l'année académique. Pour les désinscriptions qui sont communiquées au moyen d 'un message D062 qu'il n'est plus nécessaire d'envoyer un P7-A de confirmation.
Situation particulière:
Pour les inscriptions en tant que demandeur d'emploi au cours du mois de juin avant les vacances d'été, FAMIFED présume que les études n'ont pas été inter rompues à la date de l'inscription au cours du mois des examens (juin), à moins que l'interruption ne soit prouvée par une déclaration ou un flux de l' établissement d'enseignement ou par une déclaration sur l'honneur de l'intéressé (par exemple une déclaration de cessation prématurée des études le 13 juin).
Une désinscription dans le mois de juillet (flux D062) est par contre égale à une désinscription à la fin de l'année académique et donne donc droit pendant les mois de vacances. Si le jeune ne s'est pas réinscrit avant le début de l'année scolaire/académique suivante, les règles pour les dernières vacances d'été s'appliquent.
3.6.1.2. Etudiant à l'étranger
Pour tous les étudiants, même ceux qui étudient à l'étranger, on envoie la lettre d'information 18+ ou le formulaire P7-A.
Les familles se trouvant à l'étranger avec des étudiants reçoivent chaque année des informations via le formulaire P7-A + le formulaire E ou le formulaire bilatéral ou le formulaire P7-int pour les études à l'étranger.
Les paiements ne sont entamés qu'à la réception du formulaire E ou du P7-int dûment complété et signé. Le formulaire P7-A (Communauté française) qui manquerait encore et qui n'est plus applicable à la situation ne doit alors plus être suivi. Pour les ménages vivant à l'étranger, le paiement est effectué de manière provisionnelle jusqu'au mois suivant l'envoi des formulaires, à savoir jusqu'au mois d'octobre (CO 1330). La suspension du paiement (cessation après période de vacances) pour les familles à l'étranger fait l'objet d'un autre examen et d'une concertation dont le résultat sera communiqué plus tard (applicable pour l'année académique 2015-2016).
En cas d'études en dehors de l'Union européenne, la CM 599 et la lettre circulaire 999/154 du 15 juillet 2009 sont applicables.
Formulaires de clôture pour les enfants à l'étranger
Concernant les formulaires de clôture à l'étranger, on applique le plus possible la même procédure qu'en Belgique (mutatis mutandis).
Cela signifie concrètement:
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Pour la formation de chef d'entreprise: formulaire P9bis ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture.
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Pour les étudiants dans l'enseignement à temps plein: pas de formulaire de clôture P7-a ; formulaire P7 (int) ou E au début du droit, ensuite chaque année.
-
Pour les étudiants dans l'enseignement à temps partiel: comme pour l'enseignement à temps plein. Il est prévu dans la CO 1386/2012 de demander le contrat de travail pour connaître le revenu (vérifier les conditions de revenus).
-
Pour les contrats d'apprentissage: formulaire P9 ou E (comme en Belgique) au début du droit, ensuite chaque année puis en clôture.
Période de vacances à l'étranger (Dérogation générale - article 52, LGAF)
Pour les études en dehors de l'EEE, les allocations familiales sont payées, en application de la CM 599, pendant une période définie si l'enfant séjourne à l'étranger pour ses études et est domicilié en Belgique. Le contrôle est effectué via l'inscription dans le Registre national (domicile d'après le RNPP). Ceci vaut aussi pour la période de vacances. On peut supposer que sans indication de séjour permanent à l'étranger, les conditions de séjour sont également remplies pendant les vacances. Il ne faut pas contrôler spécifiquement si l'enfant séjourne en Belgique pendant les vacances.
Les dérogations individuelles sont valables pendant la durée de la décision.
3.6.1.3. Procédure pour l'étudiant qui prépare une thèse
On attire l'attention sur le fait que la lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013 a changé profondément la procédure pour les étudiants des Communautés flamande et germanophone qui préparent une thèse. Pour les étudiants des établissements scolaires francophones (procédure de la CO 1374 du 25 septembre 2008), il n'y a pas de changements. Le régime de l'année de diplôme sur la base du flux D062 ne peut être appliqué qu'une seule fois par formation et par grade (bachelier/master) et ce, uniquement à partir de l'année académique 2011-2012. Aucune révision d'office n'est obligatoire pour les années académiques précédentes (courriel du 22 novembre 2011 à tous les organismes de paiement). Lorsqu' aucune information à ce sujet n'a été communiquée, on présume que l'étudiant remet la thèse durant la première session.
Exemple
Pour une certaine année académique, l'étudiant était inscrit pour 17 crédits au cours d'une année de diplôme. Le module étudiant thésard-1 est envoyé, mais pas renvoyé (présomption que l'étudiant prépare une thèse reste). Les allocations familiales sont payées jusqu'en juin de l'année suivante. La caisse d'allocations familiales envoie le module étudiant thésard-2, afin de connaître la date de dépôt de la thèse. Sur le module année de thèse-2 ou le formulaire P7-A, il est indiqué que la thèse a été déposée en juin.
L'étudiant s'inscrit comme demandeur d'emploi en juillet. En raison du dépôt de sa thèse, l'enfant perd la qualité d'étudiant pour le troisième trimestre. Si le formulaire n'est pas renvoyé, on suppose
que la thèse a été remise pendant la première session, et il n'existe pas non plus de double statut pour le troisième trimestre (décision d'office).
Variantes
Un étudiant travaille plus de 240 heures durant le deuxième trimestre. Les allocations familiales sont suspendues pour le second trimestre comme pour les autres étudiants. Sauf indication contraire (inscription comme demandeur d'emploi, D062, P7...), on présume que l'enfant est resté étudiant jusqu'au 30 juin (décision d'office). La période d'octroi court à partir du 1er juillet.
Paiement fractionné du minerval
Des problèmes peuvent surgir en rapport avec le paiement régulier des allocations familiales lorsque les établissements d'enseignement refusent de compléter le formulaire ou de délivrer une attestation d'études tant que la totalité du minerval n'a pas été payée.
Ce problème a déjà été évoqué dans la circulaire de FAMIFED CO 1340 du 24 j uillet 2002 (p. 13).
FAMIFED a pris en 2009 l'initiative de demander à nouveau aux établissem ents d'enseignement de remettre l'attestation d'études destinée aux allocations familiales immédiatement après l'inscription.
Les caisses d'allocations familiales sont invitées à signaler les problèmes au service Monitoring du Département Contrôle de FAMIFED. FAMIFED prendra contact avec l'école supérieure ou avec l'université.
L'échange de données au sujet de l'attestation d'études pour les étudiants de l'Université Catholique de Louvain
L'UCL a fait savoir qu'à partir de l'année académique 2014-2015, les attestations d'études ne seraient plus transmises par la poste mais par voie électronique
La procédure complète a été décrite dans la lettre circulaire 999/c.172 du 4 juillet 2014.
Ce mode d'échange de données concernant les attestations d'études entre les institutions d'enseignement de la Communauté française et les caisses d'allocations familiales a été approuvé par FAMIFED et peut donc être généralisé.
3.6.1.4. Paiement provisionnel avec le code 002
Si un code provisoire 002 est communiqué avec le flux D062, le nombre définitif de crédits suit au plus tard avec l'envoi de décembre que reçoivent les organismes d'allocations familiales en janvier (cf. annexe 8 à la lettre circulaire 999/169). En attendant de recevoir le nombre exact de crédits, le paiement provisionnel est effectué jusques et y compris le mois de décembre (paiement le 8 janvier). La réception du flux du mois de décembre a donc trois conséquences:
- attestation de modification avec nombre de crédits définitif ≥ 27: valider et continuer de payer;
- attestation de modification avec nombre définitif de crédits < 27: débiter
- pas de flux = anomalie à informer Monitoring et suspendre les paiements.
Les références contradictoires dans la circulaire CO 1370 et dans la lettre c irculaire 999/163 au délai de 4 mois pour le paiement provisoire sont abrogées.
3.6.1.5. Stage obligatoire dans le cadre d'une formation de chef d'entreprise
Afin de pouvoir assimiler les stages à des heures de cours, il est nécessaire que ce stage constitue une condition pour obtenir un diplôme reconnu légalement (article 3,2° de l'AR du 10 août 2005). Les stages effectués après l'obtention d'un diplôme pour acquérir de l'expérience professionnelle, même si ils correspondent aux exigences de l'accès réglementé à une profession indépendante ou ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés dans le cadre d'une formation, n'entrent pas en considération pour l'assimilation aux heures de cours.
3.6.2. Autres adaptations du formulaire P7 (étudiants)
3.6.2.1. Occupation de l'étudiant (à temps partiel)
Lors de la rédaction du formulaire P7a, des questions spécifiques ont été modifiées et remplacées par le module de lettre "travail à temps partiel / études à temps partiel" (Cf. lettre circulaire 996/c.169 en annexe) prévu pour certaines catégories d'étudiants qui exercent une activité professionnelle, et pour lesquelles ce n'est pas la norme des heures qui doit être appliquée, mais la norme des revenus (stagiaires et étudiants à temps partiel visés aux articles 3, 14 et 15 de l'arrêté royal du 10 août 2005). Pour eux, aucun suivi ne peut être opéré au moyen de la DMFA. Ceci s'applique également à l'occupation à l'étranger.
Etant donné que le flux fiscal ne s'applique pas à ces étudiants, les déclarations sur l'honneur sont toujours acceptées comme éléments de preuve.
La décision d'office - application de la règle des cinq jours (= 38 heures)
A défaut d'une déclaration écrite concernant le revenu, la caisse d'allocati ons familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des cinq jours. Cette modalité rend le contrôle surplace superflu.
L'application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d'une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident etc.). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validé du paiement provisionnel peut être admise.
Pour l'enseignement spécial, la norme de 240 heures est applicable
Dans le flux D062, les cas d'enseignement à temps partiel sont indiquées par le code 312. Par contre, les cas qui sont communiqués avec le code 321 (enseignement spécial) ne sont pas soumis à la norme des revenus mais à celle des heures (cf. CO 1374 du 25 septembre 2008, p. 5). Les caisses d'allocations familiales sont priées de tenir compte de ces catégories spéciales lors de l'encodage des cas.
L'étudiant travailleur indépendant
Pour l'étudiant travailleur indépendant en ordre principal, la déclaration sur l'honneur fait office de preuve concernant la norme des 240 heures. La disposition à ce sujet dans la CO 1354 du 8 juillet 2007 (p. 16) est abrogée.
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Le code A sur le message du RGTI indique la profession principale : dans ce cas, une déclaration sur l'honneur indiquant le nombre d'heures prestées est nécessaire pour vérifier si la norme de 240 heures est respectée.
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Avec un code H sur le message du RGTI, l'étudiant est assujetti à l'article 37 de l'arrêté royal du 8 avril 1976 (exemption de cotisations sociales). Dans ce cas, les allocations familiales continuent d'être payées sans demander aucune déclaration sur l'honneur.
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Le code K sur le message du RGTI est l'assurance faillite pour les travailleurs indépendants : dans ce cas, aucune déclaration sur l'honneur concernant le nombre d'heures prestées ne doit être demandée. En ce qui concerne l'étudiant qui se trouve sous la norme des 240 heures, la prestation ne constitue pas un obstacle, car il s'agit d'un régime qui n'est pas repris dans l'arrêté royal du 10 août 2005. En ce qui concerne les étudiants à temps partiel qui se trouvent sous la norme de revenus, cette prestation sociale est additionnée à la somme des autres revenus.
3.6.2.2. Réorientation au cours de l'année académique et enseignement supérieur professionnel
Le formulaire P7 a été adapté en fonction des innovations dans l'enseignement en ce qui concerne le flux D062 et l'enseignement supérieur professionnel (voir : lettre circulaire de FAMIFED II/C/997/69ter du 24 septembre 2009).
Pour rappel
Quand, suite au retrait de l'enfant du Cadastre (occupation, séjour à l'étranger...) à une date ultérieure, les données du flux D062 ne sont pas reçues, la caisse d'allocations familiales doit prendre contact avec le service Monitoring sur la base des informations sur la reprise des études obtenues de la famille.
3.6.3. Prévention des indus
Preuve de la norme des revenus en cas de travail à temps partiel/études à temps partiel (codes 312/313)
Mesures à partir de l'année académique 2013-2014
Pour l'enseignement à temps partiel dans la Communauté flamande/germanophone: code 312/313 + RIP
Pour l'enseignement à temps partiel dans la Communauté française: question 22 du P7 + RIP
A la réception de ces codes, le module "travail à temps partiel / études à temps partiel" est envoyé (voir lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013).
A partir de l'année scolaire et académique 2012-2013, à la réception d'un message RIP, on demande immédiatement une déclaration concernant le revenu (le contrat). En attendant, le paiement des allocations familiales est suspendu.
Si les messages RIP n'ont pas été traités au cours de cette année académique pour d'autres occupations que le travail à temps partiel dans le cadre de la formation à temps partiel/travail à temps partiel, on demandera en septembre 2014 une déclaration sur l'honneur pour tous les mois pour lesquels les allocations familiales ont été payées.
Mesures à partir de l'année académique 2014-2015
Le suivi annoncé des messages RIP pour les jeunes étudiant et travaillant à temps partiel et les contrats d'apprentissage a été retardé d'un an. Pour les mesures finales pour l'année académique 2014-2015, nous vous renvoyons à la lettre circulaire 999/c.172 du 4 juillet 2014.
Mesures pour l'année académique 2015-2016
En accord avec les caisses d'allocations familiales, les données RIP seront également suivies à partir de septembre 2015 pour les jeunes travaillant à temps partiel et pour les contrats d'apprentissage. De cette manière, tous les jeunes qui sont soumis à la norme des revenus seront traités de la même manière sur le plan de l'occupation. Une lettre circulaire technique sera préparée et publiée début juillet 2015.
Preuves de la norme des 240 heures en cas de travail et d'études (autres que les codes 312/313)
Pour les occupations en Belgique, la norme des 240 heures est établie à l'aide des messages DMFA. A partir de l'année scolaire ou académique 2012-2013, la charge de la preuve est inversée. L'étudiant dont l'occupation a dépassé la norme des heures (> 240 heures) au cours d'un trimestre (premier, deuxième ou quatrième trimestres) et pour lequel les allocations familiales ont dû être portées en débit, n'aura plus droit aux paiements provisionnels pour les autres trimestres de l'année académique concernée (y compris la période de vacances suivante).
Cela signifie que dans de tels cas, on attendra les messages DMFA avant de payer les trimestres suivants, sauf s'il est suffisamment démontré que l'occupation en cause qui était responsable du dépassement de la norme au cours du trimestre pré cédent a pris fin ou que le volume de travail a été réduit (< 240 heures). Les déclarations sur l'honneur peuvent être prises en considération. En toute hypothèse, une évaluation finale trimestre par trimestre reste néanmoins nécessaire. Le guide de l'utilisateur RIP et DMFA pour les étudiants sera adapté en ce sens d'un commun accord avec les caisses d'allocations familiales.
Exemple
L'étudiant est inscrit pour 30 crédits. Le 20 janvier, la caisse reçoit le message DMFA du quatrième trimestre de l'année précédente, d'où il ressort que la norme des heures a été dépassée. Les allocations familiales pour le quatrième trimestre sont récupérées, mais le paiement des allocations familiales est également suspendu jusqu'à la réception du message DMFA suivant. Le 20 mai, les allocations familiales suspendues du premier trimestre sont régularisées, à l'occasion de la réception du message DMFA du premier trimestre, à moins que l'étudiant ait déclaré que le volume d'occupation pour le premier trimestre 2016 est passé sous la norme.
Droit aux allocations familiales pendant les dernières vacances d'été
Un jeune qui s'inscrit pour l'année académique suivante après les vacances d'été, même pour moins de 27 crédits, se trouve dans le champ d'application de l'article 11 de l'AR du 10 août 2005. On n'exige pas ici qu'il s 'agisse d'une inscription pour au moins 27 crédits ou 17 heures de cours. En d'autres termes, il n'est pas nécessaire non plus que l'intéressé dispose d'une inscription qui donne droit aux allocations familiales même pas en cas d'un doctorat, pour qui les crédits conformément à l'art. 9 de l'AR du 10 août 2005. Dans ces circonstances, le troisième trimestre doit être qualifié de "mois de vacances ordinaire", et cet étudiant peut par conséquent travailler sans limite sans perdre son droit aux allocations familiales. Ceci s'applique même lorsque l'étudiant s'inscrit pendant l'année académique suivante après le 30 novembre (par exemple pour le deuxième semestre).
3.6.4. Suppression du contrôle au moyen des formulaires P2 et P5 pour les enfants handicapés en Belgique
Dans le passé, le droit à l'allocation spéciale des enfants atteints d'un handicap jusqu'à 21 ans, ou des handicapés plus âgés (+ 25 ans), était contrôlé au moyen de formulaires. Etant donné que l'activité lucrative peut être contrôlée au moyen des flux (RIP/DMFA/flux d'indemnités/Cimire) par l'intermédiaire de la Banque-carrefour, le formulaire P2 a été supprimé à partir de l'année 2008 pour les enfants atteints d'une affection, par la circulaire de FAMIFED CO 1371 du 15 janvier 2008. Pour les handicapés plus âgés, le formulaire P5 avait déjà été supprimé à partir de l'année 2007 (voir CO 1366 du 16 février 2007). La suppression du formulaire P2 implique l'utilisation de codes électroniques, pour lesquels des informations ont été données dans le cadre de l'actualisation du guide de l'utilisateur de la DMFA (voir circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008 et la lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).
3.6.5. Révision de l'incapacité - Fait nouveau?
La lettre circulaire II/C/996/c.92/wam du 6 mai 2009 a modifié les conditions de demande d'une révision médicale énumérées dans la circulaire de FAMIFED CO 1373 du 5 août 2008.
L'inscription comme demandeur d'emploi et le bénéfice d'allocations de chômage n'est plus définie comme un fait nouveau et n'entraîne désormais plus une demande de révision de l'incapacité médicale, pas plus qu'une suspension des allocations familiales (allocations ordinaires et spéciales de l'article 47, LGAF). Le SPF doit être informé de l'occupation ; il décidera si une révision est nécessaire. En cas d'occupations successives, un message T1 n'est envoyé que la première fois.
La suspension de l'allocation supplémentaire est seulement nécessaire lorsque l'occupation représente en soi un obstacle pour l'octroi de l'allocation supplémentaire comme défini à l'article 12 de l'arrêté royal du 3 mai 1991 portant exécution des articles 47, 56 septies et 63, LGAF. Les allocations familiales ordinaires restent dues. (cf. lettre circulaire 996/98 du 24 mai 2011).
Il est par ailleurs rappelé qu'il ne faut envoyer aucun message T1 en cas d' occupation en tant qu'étudiant jobiste ou d'inscription comme demandeur d'emploi du jeune atteint d'une affection. L'application de l'article 48, LGAF a été précisée dans un courriel du 17 novembre 2011. Cette règle est valable pour les 50 jours d'occupation comme étudiant avec des cotisations sociales réduites. Ils ne font pas obstacle au paiement de l'allocation supplémentaire.
3.6.6. L'enfant handicapé atteint l'âge de 21 ans
Les caisses d'allocations familiales sont priées d'examiner le statut de l'enfant handicapé trois mois avant son vingt-et-unième anniversaire, en consultant Trivia (étudiant, contrat d'apprentissage, formation de chef d'entreprise, inscrit comme demandeur d'emploi, occupation...).
Le formulaire qui est envoyé avec la lettre d'information doit y être adapté. Il convient seulement d'envoyer encore le formulaire P7 lorsque le statut de l'enfant handicapé n'est pas connu.
Conformément à la CM 610, le formulaire P2 ne doit être envoyé pour les enfants hors de Belgique qu'à partir de l'envoi en septembre de l'année au cours de laquelle l'enfant atteint l'âge de 18 ans et non plus à partir de l'âge de 16 ans. Les tableaux en annexe doivent également être adaptés en ce sens (annexe 1, rubrique 2.1 et annexe 2, p. 26).
3.6.7. L'enfant atteint d'une affection travaille ou bénéficie d'une pre station
La circulaire du ministre CM 610 du 23 mars 2010 modifie les conditions auxquelles doivent répondre les activités d'un jeune handicapé ou la prestation sociale qui en découle, pour que ce jeune puisse conserver le supplément d 'allocations. À partir du 1er janvier 2010, les enfants atteints d'une affection continuent d'avoir droit au supplément pour handicapés lorsque leur activité ou prestation sociale ne fait pas obstacle (deuxième filet de sécurité) à l'octroi des allocations familiales sur la base de l'article 62 des lois générales, c.-à-d. en tant qu'étudiant (thésard), jeune ayant quitté l'école, apprenti lié par un engagement d'apprentissage ou un contrat d'apprentissage ou comme étudiant (à temps partiel) avec un contrat de stage de travail (formation en alternance).
La lettre circulaire II/c.996/98 du 24 mai 2011 a fourni des précisions au sujet de la procédure à suivre.
Formulaire P5 - allocations familiales pour handicapés plus âgés
Les handicapés plus âgés (art. 47 bis des lois générales) peuvent seulement être occupés dans un atelier protégé ou bénéficier d'une prestation limitée (cf. article 63 des lois générales).
Attention! Le bénéfice d'une pension de survie ne fait pas obstacle à l'octroi des allocations familiales pour les handicapés plus âgés.
Les caisses d'allocations familiales sont priées de ne plus utiliser les formulaires P5 à partir de 2007 et de recueillir les informations nécessaires du traitement des flux socioprofessionnels correspondants relatifs à l'occupation, à la maladie, au chômage, aux maladies professionnelles et aux accidents du travail.
Les données concernant le revenu d'une pension (de survie) ne peuvent pas encore être communiquées électroniquement et sont demandées par lettre à l'Office national des pensions (ONP) ou à l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI), à partir de l'âge de 60 ans, sauf lorsqu'il s'agit de pensionnés à la suite d'une occupation dans un atelier protégé ou après avoir été malades ou chômeurs après une période d'occupation dans un atelier protégé (la dernière occupation).
La pension ne peut pas être plus élevée que le revenu garanti aux personnes âgées, sauf lorsqu'elle découle d'une occupation pour handicapés dans un atelier protégé. La preuve ne doit être fournie qu'une seule fois.
Pour les handicapés âgés domiciliés hors de Belgique, l'obligation du suivi à l'aide des formulaires P2 (après le droit inconditionnel) et P5 est maintenue.
3.6.8. Régime particulier pour le volontariat (loi du 27 décembre 2005 portant des dispositions diverses)
Les formulaires mentionnent une formule générale : "Pour les volontaires, on applique un régime spécial. Vous pouvez obtenir de plus amples informations à ce sujet auprès de votre caisse d'allocations familiales."
La loi du 3 juillet 2005 prévoit la présomption d'une activité en tant que volontaire si les indemnités forfaitaires ne dépassent pas un montant mensuel ou annuel déterminé (conditions cumulatives). Ces montants sont indexés annuellement.
Rappelons que la circulaire de FAMIFED CO 1357 du 7 juin 2006 (p. 7) a communiqué les règles spécifiques pour le suivi des revenus issus du volontariat.
Point de vue actuel
Le SPF Sécurité sociale a attiré l'attention de FAMIFED sur le point suivant (lettre du 23 avril 2008). Lorsque l'intéressé est assujetti à la sécurité sociale, le message DMFA indique en principe si cette personne est considérée ou non comme volontaire.
S'il existe un doute à ce sujet, parce que le volontaire déclare que son revenu est le remboursement de ses frais, la caisse d'allocations familiales s'adresse à l'Office national de la sécurité sociale ou aux services de l'Inspection sociale, qui décideront si le volontaire en question remplit ou non les conditions.
3.6.9. Effet des révisions d'office concernant les enfants handicapés (art. 47 et 63 LGAF) - Procédure pour les juridictions du travail - Application de l'article 48, alinéa 4 de la loi générale - nature de la décision judiciaire
Au cas où la famille conteste la décision d'office devant les tribunaux et que le jugement/arrêt confirme la décision d'office, l'article 48 n'est pas d'application (cf. art. 23 de l'AR du 28 mars 2003). Si par contre le jugement/ l'arrêt ne respecte pas la date de prise d'effet de la décision d'office, il y aura l'effet retard.
Lors d'une révision sur demande ou d'une nouvelle demande, on applique l'article 48 dans tous les cas.
Lorsque la famille demande la révision d'une décision existante, ceci peut avoir pour résultat l'octroi d'un montant supérieur ou inférieur (article 22 de l'AR du 28 mars 2003 portant exécution des articles 47, 56septies et 63, LGAF).
Quand la nouvelle décision entraîne l'octroi avec effet rétroactif d'un montant supérieur, la différence entre le montant dû et le montant versé est payée en plus.
Cependant, quand la nouvelle décision entraîne l'octroi d'un montant inférieur, d'après la CM 607, il n'est pas question de remboursement. Tous les paiements restant à effectuer le sont d'après la nouvelle décision sans tenir compte de l'article 48, quatrième alinéa, LGAF.
Exemple : la famille demande une révision. Suite à cela, l'organisme d'allocations familiales reçoit une nouvelle décision le 9 janvier selon laquelle l'enfant n'est reconnu que pour 14 points à partir du 1er juillet de l'année précédente, ce qui entraîne un montant mensuel inférieur.
Le paiement pour le mois de janvier est effectué le 8 février selon le nouveau taux.
Thème 7 - Le jeune demandeur d'emploi au cours de la période d'attente
Les données concernant le revenu du jeune demandeur d'emploi au cours du stage d'insertion professsionnelle sont encore recueillies au moyen du formulai re P20. Pour les jeunes bénéficiant d'un droit inconditionnel, le P20 e st envoyé consécutivement à la réception du message d'inscription comme demandeur d'emploi (D043), et non à la fin du droit inconditionnel. De cette manière, le ménage reçoit immédiatement l'information au sujet du droit en tant que demandeur d'emploi au moment où l'inscription est actuelle.
Nouvelle procédure
Le 10 avril 2013, FAMIFED a informé les organismes d'allocations familiales de la nouvelle procédure pour l'inscription de jeunes demandeurs d'emploi au cours du stage d'insertion professionnelle. Désormais, tous les documents délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d'inscription sont acceptés afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'article 62, § 5 LGAF, même s'il s'agit d'une inscription dans une des autres catégories pour laquelle aucune attestation A200 (D043 dans la terminologie du Cadastre) est envoyée. Les attestations A200 ne sont envoyées que pour les trois catégories suivantes : le jeune demandeur d'emploi, le demandeur d'emploi libre et le demandeur d'emploi travaillant à temps partiel. En application de cette nouvelle procédure, il fallait envoyer une copie du document d'inscription au service Monitoring de FAMIFED afin que celui-ci puisse évaluer le fonctionnement du flux D043.
Entre-temps, ces évaluations, réalisées régulièrement, ont montré que le flux D043 fonctionne comme prévu, c'est-à-dire que toutes les inscriptions pour les trois catégories de demandeurs d'emploi mentionnées nous sont transmises par un flux. Désormais, les organismes d'allocations familiales ne doivent donc plus transmettre au service Monitoring des copies des documents d'inscriptions. Cela n'empêche pas qu'il faut continuer à accepter tous les documents, délivrés par les services régionaux de l'emploi mentionnant l'inscription et la date d 'inscription, afin d'examiner le droit comme demandeur d'emploi dans le sens de l'article 62, §5, LGAF.
En outre, les déclarations DIMONA/RIP sont intégrées dans l' examen du droit aux allocations familiales pour les jeunes demandeurs d'emploi en stage d'insertion professionnelle (prolongé).
Ceci signifie que si la caisse d'allocations familiales reçoit des données RIP, un nouvel examen du droit aux allocations familiales est effectué. Pour le montant du revenu, le formulaire reste à l'heure actuelle la seule source d'information. Il n'est pas possible de valider systématiquement les données indiquées sur le formulaire P20 au moyen d'une consultation de TRIVIA.
De nouveaux exemples d'application ont été fournis au moyen de la lettre circulaire 996/82bis du 5 août 2011.
Lorsque le formulaire P20 n'est pas renvoyé, la règle des cinq jours est appliquée en cas de décision d'office pour les jeunes demandeurs d'emploi (cf. thème 9).
FAMIFED a élaboré une lettre circulaire contenant des instructions actualisées, des exemples et une adaptation du formulaire P20 et des modules (lettre circulaire II/C/999/c.153/SN du 1er juillet 2009).
Prévention des indus
L'accent est mis tout particulièrement sur le fait que pour éviter les indus, tous les messages RIP en rapport avec une occupation sont traités sans délai (dans les 7 jours civils) et en priorité et déclenchent les réactions décrites dans la lettre circulaire précitée (suspension des paiements, envoi du formulaire et du module 18 bis), même ceux qui portent la mention STU pour le troisième trimestre.
Début de la période de consultation
Règle générale
Conformément à l'article 1er, §2, 1° de l'arrêté royal du 12 août 1985, la période de 360 jours civils (stage d'insertion professionnelle) débute le 1er août après la dernière année scolaire ou académique (CO 1389 du 16 mai 2012).
Exceptions
Exceptions au début de la période d'attente
| Début de la période d'octroi |
Priorité des moyens de preuve - Ordre de la force probante |
| Le jour après la fin de toutes les activité imposées par le programme d'études, lorsque cette fin se situe après le 1er août ou le jour après la fin de l'apprentissage ou de la formation |
Source authentique (message de radiation D062); à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9 |
| Le jour après la remise d'un mémoire de fin d'études supérieures ou le jour après l'interruption de la préparation de celui-ci |
Source authentique (message de radiation D062); à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7a (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9 |
| Le jour après la fin de la période de stage exigée pour être nommé à une charge publique, ou le jour après l'interruption de ce stage |
Source authentique (déclaration du maître de stage) |
Le jour après la date à laquelle il a été mis fin prématurément à de nouvelles études, un apprentissage ou une formation, à condition:
a) qu'il ne se soit pas écoulé un délai de plus de quinze mois entre la fin d'études, d'un apprentissage ou d'une formation et la reprise d'études, d'un apprentissage ou d'une formation;
b) que les nouvelles études, le nouvel apprentissage ou la nouvelle formation aient duré au moins six mois si le délai mentionné sous a) est dépassé |
Source authentique (message de radiation D062); à défaut, la déclaration sur l'honneur sur le formulaire P7A (question 3), P20 (question 2 ou 3 du formulaire) ou P9 |
Exemples
-
Un étudiant s'inscrit à l'université pour 60 crédits. Jusqu'à preuve du contraire, le D062 fait s'ouvrir un droit aux allocations familiales pour toute l'année académique. Le 10 mars, la caisse d'allocations familiales reçoit un flux D043 indiquant une inscription comme demandeur d'emploi le 7 mars 2012 (présomption de cessation des études). Elle ne reçoit aucun D062 mentionnant la désinscription. L'étudiant déclare sur le formulaire P20 qu'il a abandonné ses études le 2 mars 2012. Compte tenu de la déclaration, le stage d'attente débute le 3 mars 2012, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d'informations en provenance de la source authentique.
-
Dans un cas comparable, la caisse reçoit un flux D043 et une désinscription D062 avec date de prise de cours le 20 mars 2012. Le stage d'attente débute le 21 mars 2012, étant donné que c'est l'information de la source authentique D062 concernant la cessation des études qui prime.
- Dans un cas analogue, la caisse d'allocations familiales ne reçoit qu'une inscription comme demandeur d'emploi (flux D043) sans désinscription comme étudiant (flux D062), mais l'étudiant majeur déclare sur le formulaire P7 du 18 septembre 2012 qu'il a poursuivi ses études (admis jusqu'au 30 juin 2012). Le stage d'attente débute le 1er août 2012, selon le schéma ci-dessus en raison du manque d'informations en provenance de la source authentique.
Prolongation du stage d'insertion professionnelle
Après la période d'octroi de 360 jours calendrier, le jeune continue à bénéficier des allocations familiales aux conditions ordinaires en termes de revenu tant que ses efforts pour trouver du travail n'ont pas été évalués deux fois de manière positive par l'ONEM. Le nouveau système de prolongation du stage d'insertion professionnelle est expliqué dans la CO 1395 et dans la version adaptée du 14 novembre 2014.
La date de la décision négative est communiquée sur le brevet. Sur la base d e ceci, la nouvelle caisse d'allocations familiales compétente peut procéder au calcul de la prolongation (CO 1395 adaptée du 14 novembre 2014).
La formation professionnelle individuelle et le stage d 'insertion
L'allocation d'insertion/de formation/de stage doit être prise en compte dans le calcul du revenu plafond (Cf. lettre circulaire 997/28nonies). Pour la formation professionnelle individuelle (FPI) et le stage d'insertion, la prime de productivité est également considérée comme revenu.
Le formulaire P20 a été adapté. (Cf. lettre circulaire 999/c.169 du 5 juillet 2013).
Nouvelle valeur TRI - Stage d'insertion
Dans le cadre du plan de relance, le gouvernement fédéral a pris un certain nombre de mesures visant à promouvoir l'emploi dans le secteur horeca. Ces mesures ont une influence sur le message Dimona (D051), dont le contenu a été modifié.
Comme mentionné dans la CO 1386 qui vous a été transmise par e-mail ayant pour objet "CO 1386 - 2014 Evaluation annuelle des besoins d'information sur supports électroniques et papier" le 24/02/2014, il existe une nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker du message Dimona. Cette valeur doit être ajoutée dans les messages qui sont transférés à partir du 01/04/2014. A partir de cette date, ce code doit donc pouvoir être traité par les organismes d'allocations familiales.
a) Globalement
Dans le cadre du plan de relance, un contingent de 10.000 places pour l'apprentissage sur le lieu de travail a été créé le 1er janvier 2013 pour les jeunes demandeurs d'emploi peu qualifiés. Moyennant le stage d'insertion d'au maximum six mois, le jeune demandeur d'emploi peu qualifié peut faire connaissance avec le marché de l'emploi pendant son stage d'insertion professionnelle (l'ancien stage d'attente). Pendant ce stage d'insertion, les jeunes demandeurs d'emploi reçoivent une indemnité qui peut être considérée comme une composante du salaire. Les stagiaires bénéficieront d'une allocation de stage de 26,82 euro par jour de la part de l'ONEM et une indemnité mensuelle de 200 euro au maximum de la part de l'employeur.
Les employeurs communiquent l'entrée en service de ces stagiaires par des attestations Dimona (attestations D051 dans la terminologie du Cadastre).
On fait référence à ces stagiaires par la nouvelle valeur TRI dans la zone KindofWorker. Cette valeur est disponible par un flux de consultation et de distribution. A partir 01/04/2014, les messages de mutation D051 mentionnent tous les stages d'insertion, et tous les stages de transition entamés depuis le 1er janvier 2013 peuvent être consultés moyennant le flux de consultation P051. Pour ces stagiaires, une attestation D042 est également envoyée à propos des allocations de stage que l'ONEM leur paie. La zone NrOfControlledDays dans ces attestations mentionne combien de jours ces stagiaires ont été rémunérés. Ces données sont également disponibles par le flux de consultation P042.
b) Application pratique
Etablissement du droit pour la période avant l'envoi des messages Dimona avec mention de TRI (1eravril 2014)
A partir du 1er avril 2014, la réception d'un message Dimona avec mention de la valeur TRI dans la zone KindofWorker déclenche la procédure habituelle décrite dans la lettre circulaire 999/c. 153 du 1er juillet 2009. Dans ce cas, les paiements sont suspendus immédiatement et un formulaire P20 accompagné d'un module de motivation 18bis est envoyé à l'assuré social concerné. La suspension des paiements est levée si l'assuré social concerné peut prouver moyennant des attestations de l'employeur qu'il n'a pas dépassé le montant maximum autorisé.
La documentation technique des messages D051 et P051 sera complétée par cette valeur et vous sera transmise plus tard.
FAMIFED demande aux organismes d'allocations familiales de faire le nécessai re à ce sujet. Pour de plus amples informations ou des questions con cern ant cette modification, vous pouvez toujours prendre contact avec le service Monitoring via monitoring.ctrl@famifed.be.
Engagement volontaire militaire
La loi du 10 janvier 2010 instituant l'engagement volontaire militaire a modifié l'article 62 de la loi générale. En conséquence, les informations figurant sur le formulaire P20 ont été adaptées, en ce sens que la solde du militaire volontaire pendant les six premiers mois ne constitue pas un obstacle pour l'octroi des allocations familiales durant durant le stage d'insertion professionnelle (voir circulaire de FAMIFED CO 1385 du 18 novembre 2010).
Thème 8 - Les enfants placés
Preuve du placement dans une institution
Pour les enfants placés dans la Communauté flamande
Les instructions changent à partir de 2014 conformément aux décrets Integrale Jeugdhulp en Integrale Pleegzorg. Les modifications apportées à la procédure ont été communiquées à tous les organismes d'allocations familiale par courriel pour les enfants qui sont placés dans une institution et/ou dans une famille d'accueil (cf. courriel du 24 décembre 2013 adressé à tous les organismes d'allocations familiales).
Evaluation des mesures prises
En guise d'explication:
Les placements en famille d'accueil sont signalés aux caisses d'allocations familiales par les services de placement provinciaux et plus par le Jongerenwelzijn. Après la mesure de transition (cf. courriel du 28 février 2014 adressé à toutes les caisses d'allocations familiales), ceci s'applique aux placements à partir du 1er avril 2014. Un message D227 avec la date de fin du placement est envoyé suite à une modification de la forme d'aide, de l'instance effectuant le placement ou parce que le jeune a définitivement quitté l'institution ou que la mesure de placement dans la famille d'accueil a pris fin. Un jeune qui continue à séjourner dans cette famille d'accueil n'est donc plus placé, mais sur base volontaire dans cette famille.
Aperçu schématique des modifications en rapport avec les placements familiaux au 1er janvier 2014
| |
Jusqu'au 31 décembre 2013 |
A partir du 1er janvier 2014 |
Notification du
placement dans
une famille d'accueil
(début/ fin/ modifications) |
Fonds Jongerenwelzijn |
Service de placement familial |
Notification de la
décision de l'allocation
forfaitaire 70ter |
Fonds Jongerenwelzijn |
Tribunal de la jeunesse/
porte d'entrée/ VAPH
Cf. information sur
le formulaire D227 |
| Formulaire P3-b |
A la famille d'accueil |
Supprimé |
| D228P |
A la famille d'accueil
et au service de
familles d'accueil |
Supprimé |
Pour les placements dans la Communauté flamande, il n'est plus nécessaire, à partir du 1er janvier 2014, d'envoyer un décompte trimestriel des montants payés (formulaires D228P) ni à la famille d'accueil, ni au service de placement familial. Il suffit de fournir le motif à la famille d'accueil, conformément à la Charte de l'assuré social, au début et à la fin du placement et lors de toute décision administrative qui implique une modification du montant.
Quelle instance envoie le message?
En rapport avec les placements dans une famille d'accueil (placement familial offrant une perspective ou à la recherche d'une perspective - haute fréquence), le service de placement familial avertit toujours la caisse d'allocations familiales, de sorte que les 3 tiers des allocations familiales soient payés à la famille d'accueil.
Les messages concernant la partie réservée des allocations familiales sont envoyés par l'instance qui a reçu le jeune à sa charge. Les placements à charge du Fonds Jongerenwelzijn sont communiqués par le JWZ, les placements à charge de la Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap ou de Kind & Gezin sont signalés par l'institution, sauf quand l'autorité responsable du placement prend une décision qui exige l'ouverture d'un compte d'épargne. Le cas échéant, le Fonds Jongerenwelzijn ouvre le compte d'épargne et signale à la caisse d'allocations familiales la destination du tiers.
Sur la base de la dérogation générale de l'article 51, §4, LGAF, le droit prioritaire est maintenu dans la famille d'accueil en cas de double placement (CM 521 du 12 mars 1993). S'il y a une combinaison de 2 mesures, à savoir à charge de xxx dans une institution et une famille d'accueil (par ex. placement offrant une perspective - fréquence basse, combiné à une institution du VAPH), les deux tiers des allocations familiales vont directement à l'institution du VAPH. C'est alors à l'institution du VAPH de mentionner ces deux tiers auprès de la caisse d'allocations familiales. La porte d'entrée ou le Juge de la jeunesse peuvent décider que un tiers aille à la famille d'accueil. Le cas échéant, l'affectation du tiers est communiquée par le service de placement familial. La notification vient donc toujours du service de placement familial, pas de la caisse ni du VAPH. Ce service est aussi informé du paiement de l'allocation forfaitaire 70ter, LGAF.
L'accueil de crise n'a en fait aucune influence sur le paiement des allocations familiales. Une notification du service de familles d'accueil a pour effet que les allocations familiales sont dues à la famille d'accueil.
L'application de l'article 70ter doit toujours être signalée à l'organisme p laceur, pas au Jongerenwelzijn.
L'action sociale préventive
Dans le cadre du service volontaire, les communautés ont prévu des mesures d'aide spécifiques à la famille afin d'éviter le placement d'un jeune. L'Action spécifique a remplacé l'action sociale préventive (anciennement ASP). L'Action spécifique est devenue une forme de VIST (Versnelde IndicatieStelling) qui peut être abordée dans les situations urgentes. Il ne s'agit pas de placements réguliers au sens de l'article 70 de la loi générale. Par conséquent, la clé de répartition particulière (2/3 pour l'institution ou l'autorité, 1/3 pour une personne physique ou sur un livret d'épargne) n'est pas applicable. FAMIFED adaptera le formulaire P3-a (adaptation à la lettre circulaire 999/c.158/sn du 20 décembre 2010).
Centre fermé De Grubbe à Everberg
Ce centre doit être considéré comme une institution où un mineur peut être placé de manière résidentielle (application de l'article 70, LGAF).
Ceci signifie donc la répartition des allocations familiales : 2/3 à l'institution, 1/3 comme décidé par l'organisme placeur. Jongerenwelzijn signalera en temps opportun les placements qui ne sont plus à charge du gouvernement fédéral et deux tiers des allocations familiales devront être payés à Jongerenwelzijn.
Pour information et en vue d'une meilleure connaissance du processus de décision interne concernant les allocations familiales au sein de l'Agence JWZ, il est possible d'obtenir la circulaire Allocations familiales auprès de l'une des personnes de contact mentionnées sur la présente circulaire 1386/2015. Les caisses d'allocations familiales décident uniquement sur la base de données provenant de la source authentique (D227).
Pour les enfants placés dans les Communautés française et germanophone
Signalons que pour le placement chez un particulier et le paiement à un particulier, une attestation/ déclaration/ disposition du juge ou le formulaire P3 font office de début de preuve et suffisent pour entamer le paiement provisionnel. La réception du formulaire D227 doit faire l'objet d'un suivi.
Pour ce qui est de la preuve du paiement du supplément spécial visé à l'article 70ter de la loi générale, on se référera à la circulaire de FAMIFED CO 1344 du 10 juillet 2003 et à la lettre circulaire II/A/996/45 du 24 décembre 2003, qui restent inchangées.
Pour les enfants placés dans une institution, le formulaire D227 a comme finalité spécifique de signaler les enfants pour lesquels on applique une modalité de paiement particulière (collective) à l'égard de l'autorité responsable du placement. Le formulaire reste dès lors indispensable.
Maintien de l'allocataire précédent si le placement est interrompu
En cas d'interruption du placement, il ne faut pas toujours appliquer la disposition de la CM 509 du 6 mars 1992 en ce qui concerne le maintien du destinataire du tiers, mais l'allocataire du solde doit être déterminé conformément à l'article 69, LGAF.
L'allocataire d'avant l'interruption du placement ne peut être maintenu que lorsqu'il continue d'être indiqué sur le formulaire P3-b comme la personne qui s'occupe de l'enfant. Ceci s'applique aussi bien à la désignation de la personne physique conformément à l'article 69, LGAF, qu'à la désignation de l'allocataire par une autorité judiciaire (situations visées dans la CM 509 II,1,1.1). Si le placement avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse à charge de l'autorité publique est interrompu et est poursuivi après cela dans la même ou dans une autre institution à charge de l'autorité publique avec application de la réglementation relative à la protection de la jeunesse, la décision du tribunal de la jeunesse suite au premier placement peut être maintenue (situations visées au point II, 1.2 de la CM 509).
Notification du montant pour un enfant placé
Pour les placements dans une famille d'accueil à charge du Fonds Jongerenwelzijn, la Communauté flamande ne doit plus être informée des montant p ayés depuis le 1er janvier 2009, mais les services de placement familial do iv ent encore l'être (lettre circulaire II/C/999/c.152/SN du 29 juin 2009).
Pour la Communauté française, on applique également une nouvelle modalité de paiement, qui vous a été communiquée par la lettre circulaire II/C/996/c.94/wam du 18 novembre 2011.
Notification d'un paiement au dernier allocataire avant un placement dans une famille d'accueil (article 70ter de la loi générale)
La procédure de notification est réglée par la circulaire 1344 du 10 juillet 2003. En annexe à la circulaire figure un modèle de lettre destinée à informer les communautés compétentes pour le placement en famille d'accueil du début du paiement du montant prévu par l'article 70ter de la loi générale.
Paiement d'intérêts en cas d'une décision judiciaire d'octroi après un refus administratif (avis du service juridique (II/13/60226/contr./Art.70KBW/SVB du 14 mai 2013).
Lorsque le juge attribue les allocations familiales au titre de l'article 70, LGAF, la question se pose si les intérêts dus en vertu de l'article 20 de la Charte doivent être payés aussi bien à l'institution (bénéficiaire du 2/3) qu'à l'allocataire du 1/3. En outre, il faut fixer le montant sur lequel les intérêts doivent être calculés.
Etant donné que la Charte (article 2, alinéa 1, 7°) ne concerne que les assurés sociaux qui sont des personnes physiques, ainsi que leurs représentants légaux et leurs mandataires, les organismes d'allocations familiales ne doivent pas payer d'intérêts à l'institution où l'enfant est placé, ce bénéficiaire n'étant pas une personne physique. Les institutions où sont placés les enfants ne sont pas de bénéficiaires dans le sens de la Charte. Les intérêts dus sont calculés sur le solde au titre de l'article 70, LGAF (1/3) et non pas sur le montant total.
Le formulaire P3 - dossiers repris des caisses d'assurances sociales
Le formulaire est envoyé selon le timing de la présente circulaire (15 septembre).
Thème 9 - Formulaires incomplets ou manquants - Décision d'office
3.9.1. Principes généraux
Le formulaire constitue seulement un outil destiné à obtenir des données indispensables. On fait surtout appel à l'assuré social pour recueillir les données concernant sa situation en matière de revenus.
La Charte de l'assuré social précise que si l'assuré social ne répond pas à un premier rappel de renseignements, l'organisme effectue lui-même un examen après un mois et prend d'office une décision sur la base des données connues. Les cas à l'étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 jours. En fonction de cette disposition, on fait au maximum usage des données en matière de situation socioprofessionnelle et de conditions de vie auxquelles le secteur des allocations familiales a accès.
Malgré le manque de collaboration de la famille, la caisse d'allocations familiales prend d'office une décision sur la base d'indications suffisantes :
- par le biais d'une consultation de toutes les banques de données (internes) ou des flux (TRIVIA), suffisamment d'éléments peuvent être obtenus pour décider dans des cas individuels ;
- si la demande de l'information doit être considérée comme non pertinente, compte tenu de la situation socioprofessionnelle ou familiale telle qu'elle res sort des flux de données électroniques (non) reçus ou de la consultation des banques de données.
La décision d'office est motivée à l'allocataire.
Le droit ne peut pas être refusé parce que le formulaire n'a pas été renvoyé, et ce, si toutes les données indispensables peuvent être obtenues par des mo yens électroniques (cf. Force probante générale de la preuve électronique, 2.2.).
Si l'information ne peut être obtenue par un canal électronique, un formulaire reste nécessaire. Cette règle est surtout applicable dans les situations où le revenu est déterminant et où les flux de données n'apportent p as de réponse.
3.9.2. Rappel de formulaires non renvoyés
Procédure pour l'année 2015: situations dans lesquelles la collaboration de l'assuré social est encore demandée
Les instructions ci-dessous sont valables pour l'année 2015.
En attendant la collecte générale des données par flux de données électroniques, chaque document manquant est rappelé une fois après un mois.
Les cas à l'étranger font l'objet d'un rappel après un délai de 45 à 60 jours civils. La pratique qui consiste à envoyer un rappel en cas de non-renvoi du formulaire de contrôle tout en mettant déjà en garde contre une éventuelle récupération doit être maintenue.
Il faut anticiper un deuxième rappel et d'éventuels rappels suivants en consultant TRIVIA de façon interactive et en exploitant les messages RIP et DMFA et les autres flux reçus.
Si les données manquantes peuvent être obtenues en procédant à ces consultations/intégrations, il ne faut plus envoyer aucun rappel automatique, conformément à la Charte de l'assuré social. Cette procédure remplace le formulaire manquant et valide les paiements pour la période couverte par le formulaire (y compris les paiements provisionnels). Lorsqu'il est imposs ible d'obtenir des informations suffisantes, un contrôle sur place doit être effectué.
3.9.3. Cas d'application particuliers
3.9.3.1. Le formulaire pour les étudiants (P7-A) n'est pas renvoyé
Adaptations apportées par la lettre circulaire 999/c.163 du 2 juillet 2012
Pour les étudiants dans les Communautés flamandes/germanophones (code N) aucun formulaire n'a plus été envoyé, mais on attend le flux D062. A l'avenir, on envoie pour les étudiants une seule lettre informative (module d'info 18+) au mois de septembre de l'année de leur 18 ans. Si aucun message (électronique) n'est reçu après le traitement des flux concernant le mois de novembre, les caisses contactent la famille au moyen d'un formulaire spécialement conçu à cette fin. Pour les étudiants qui préparent une thèse, il existe des mesures spécifiques.
Dans la circulaire de FAMIFED CO 1374 du 25 septembre 2008, point 5.3, vous avez appris quelles sont les conséquences du non-renvoi du formulaire P7-A. Dans la lettre circulaire de FAMIFED II/C/999/C.154/SN du 15 juillet 2009, ces instructions ont été confirmées.
Pour les jeunes à l'étranger, le formulaire P7-A ne doit plus être suivi dès que le formulaire E ou le formulaire P7-int a été reçu, ce qui permet de poursuivre les paiements.
3.9.3.2. Le formulaire pour les jeunes demandeurs d'emploi (P20) n'est pas renvoyé
Dans la lettre circulaire de FAMIFED II/C/999/C.153/SN du 1er juillet 2009, des instructions vous ont été données pour le cas où le formulaire P20 fait défaut.
Décision d'office - Application de la règle des cinq jours (= 38 heures)
Lorsque le formulaire P20 n'est pas renvoyé après un premier rappel, la caisse d'allocations familiales dispose de la possibilité d'appliquer la règle des cinq jours.
Cette modalité rend le contrôle sur place superflu.
L'application de cette règle suppose le renversement de la charge de la preuve. On peut automatiquement établir un paiement indu à partir d'une occupation de cinq jours ouvrables ou de 38 heures ou de journées assimilées au travail (par ex. congés annuels, jours fériés légaux, salaire garanti en cas de maladie ou d'accident...). S'il y a moins de 5 jours de travail ou de 38 heures, la validé du paiement provisionnel peut être admise.
Pendant la durée et à la fin de la période d'octroi (stage d'insertion professionnelle), aucun paiement ne peut être effectué en vertu de cette règle. Les instructions de la lettre circulaire 999/c. 153 doivent être strictement respectées. Cette règle n'a aucun rapport avec l'octroi d'office des allocations familiales suspendues sur la base du message DMFA du troisième trimestre (240 h eures au maximum) ou de la reprise des études après les vacances d'été (enfant ayant la double qualité d'étudiant et de demandeur d'emploi pendant les vacances d'été). Sur la base d'un message RIP reçu après le 15 août, on peut toutefois renoncer à une suspension préventive pour le mois d'août (vacances d'été de l'étudiant dans l'enseignement non supérieur) ou pour les mois d'août et de septembre (vacances d'été de l'enfant dans l'enseignement supérieur).
Cette règle est également appliquée pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé (CO 1395 du 14 novembre 2014).
3.9.3.3. Données relatives à la co-parenté et à l'hébergement alterné de durée égale
Conformément à la CM 555 du 26 février 1998, les caisses d'allocations familiales doivent examiner quel régime de parenté est applicable lorsque les parents sont séparés et que les caisses d'allocations familiales ont vent d'un jugement de divorce. A défaut de transcription du jugement de divorce et de preuve contraire fournie par les intéressés, les caisses d'allocations familiales peuvent supposer que les parents séparés élèvent les enfants en co-parenté.
Concrètement, cela signifie qu'à l'occasion de la réception d'un courrier mailbox contenant un message de divorce, les caisses d'allocations familiales s'adressent à l'allocataire pour connaître le régime de parenté. Un mois après le premier envoi, on insiste à nouveau dans une seconde lettre pour obtenir le jugement ou l'acte (passages relatifs au régime d'éducation).
Lorsque l'intéressé ne réagit pas, contrairement aux dispositions de la circulaire de FAMIFED CO 1345, point 6, du 10 juillet 2003, le paiement n'est plus suspendu, mais la caisse d'allocations familiales prend une décision d'office sur la base des données communiquées précédemment au sujet du régime de parenté dans le dossier ou de la co-parenté présumée conformément à la circulaire ministérielle CM 555.
Formulaire L
Pour ce qui est du régime de l'hébergement alterné de durée égale (bilocation) et du formulaire L créé à ce sujet, on se reportera à la circulaire de FAMIFED CO 1356 du 9 juin 2006.
Thème 10 - Procédure à suivre avant de procéder au recouvrement d'allocations familiales payées indûment
3.10.1. Principes généraux
La CO 1360 vous a expliqué dans quels cas un indu naît par suite d'une erreur commise par la caisse d'allocations familiales (indu A) ou par la faute de l'allocataire (indu B).
Dans le prolongement, les caisses d'allocations familiales établissent des paiements indus même si l'assuré social n'a commis aucune faute. Une jurisprudence constante veut que ces actions soient rejetées. Il est donc désormais superflu d'entamer des procédures inutiles devant les juridictions du travail, sauf lorsqu'un défaut, une faute, un manquement peuvent être reprochés à l'assuré social.
Une circulaire comprenant des directives plus détaillées au sujet de l'application de la notion de "bonne foi" est en préparation.
Prévention des indus
Afin de réduire le nombre de paiements indus, on mentionne sur chaque formulaire: "Vous devez nous communiquer le plus rapidement possible toute modification de votre situation familiale ou de celle des enfants (travail, fin des études, étranger,...). Vous pouvez le faire par lettre, par téléphone, par fax, par courriel..."
Avant la signature, on indiquera le texte: "J'ai lu l'information qui acco mpagne ce formulaire". FAMIFED adapte les formulaires et communiquera la version modifiée aux caisses d'allocations familiales. (cf. lettre circulaire 999/c. 168 du 2 mai 2013).
Le simple fait de ne pas renvoyer un formulaire de contrôle ne constitue en aucun cas une base juridique suffisante pour entamer une procédure de recouvrement des allocations familiales payées. De telles actions risquent presque toujours d'être déclarées non fondées par le tribunal. Les caisses d'allocations familiales doivent donc utiliser tous les moyens qui sont mis à leur disposition pour éviter que des procédures de récupération des allocations familiales basées sur des formulaires manquants soient intentées devant les juridictions du travail (par les assurés sociaux ou par les caisses elles-mêmes).
3.10.2. Instructions pratiques pour l'établissement des indus
Il est exclu de notifier un indu sans avoir consulté les banques de données disponibles (TRIVIA) ou sans consulter les flux reçus pour examiner le montant indu. Les caisses d'allocations familiales peuvent prendre comme indication suffisante ou comme paramètre le volume de travail pour évaluer la norme des revenus.
On donne connaissance au débiteur du paiement indu par une simple lettre ou par un contrôle à domicile. Conformément à la Charte de l'assuré social, l'indu est envoyé par recommandé ou rappelé chaque fois que la prescription menace (CO 1360 du 1er août 2006). La lettre circulaire II/C/996/83/BH du 19 mars 2008 a fourni des instructions supplémentaires pour l'établissement des indus.
Une occupation à temps plein ou suffisante indique jusqu'à preuve du contraire que la norme des revenus est dépassée (uniquement pour les enfants soumis au plafond de revenus).
Pour le demandeur d'emploi, on applique la règle des cinq jours (= 38 heures), conformément au point 3.9.3.2.
Exemple:
L'inscription comme demandeur d'emploi a été reçue le 5 septembre. Le formulaire P20 n'est pas renvoyé, pas même après un rappel. Il apparaît dans TRIVIA que l'enfant a exercé une activité lucrative. Les données de TRIVIA prouvent suffisamment que le plafond des revenus est dépassé, par conséquent, la caisse prend une décision à ce sujet concernant les paiements d'allocations familiales qui ont été effectués. On tient compte du fait que la DMFA doit être traitée pour le troisième trimestre (au maximum 240 heures). Les données relatives à la remise au travail des chômeurs (par ex. les contrats de formation professionnelle individuelle) peuvent être demandées aux services régionaux de l'emploi.
Lorsque les données qui sont mises à la disposition via les différentes banques de données ne permettent pourtant pas de prendre une décision et qu'il manque en outre des informations (par ex. concernant les revenus à l'occasion d'une occupation au cours d'un mois civil) ou qu'il existe un doute à ce sujet, les caisses sont priées, lorsque le formulaire n'est pas renvoyé malgré la menace d'une récupération, de demander les données manquantes par le biais d'un contrôle au domicile. La procédure décrite est également valable pour engager une procédure de récupération devant le tribunal du travail.
3.10.3. Présentation schématique de la procédure en cas de formulaires manquants - Procédure à suivre avant d'établir un indu - Valid er/Payer/Récupérer
Procédure en cas de formulaires manquants
| Etape |
Action |
Moment/délai |
Teneur de la décision |
| 1 |
Envoi du formulaire, P20... |
Voir tableaux en annexe |
|
| 2 |
Formulaire non reçu |
Rappel après 30 jours (étranger: 45-60 jours)
Cessation des paiements provisionnels le mois qui suit l'envoi du formulaire. |
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| 3 |
Si possible, décision (finale) sur la base d'une consultation des banques de données. Pour le demandeur d'emploi, application d'office de la règle des 5 jours (= 38 heures), sans P20 (validation ou récupération) |
Dans le mois suivant le rappel |
- régularisation
- récupération
- aucune action
- autre action
- motivation
|
| 4 |
Contrôle sur place + décision finale |
Dans les 4 mois suivant le premier envoi |
- régularisation
- récupération
- aucune action
- motivation
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Thème 11 le Registre national et la localisation des acteurs du droit
3.11.1. Actualisation périodique des données d'identification par le biais du Registre national
En vue d'une concordance maximale des données personnelles dans la base de données des caisses d'allocations familiales avec les données d'identification du Registre national, les caisses d'allocations familiales sont priées de consulter le Registre national en cas de changement de compétence (+ conserver une impression (d'écran) dans le dossier électronique ou tout autre élément prouvant la consultation comme check-list des actions effectuées).
Recommandation
FAMIFED conseille vivement à toutes les caisses d'allocations familiales la pratique existante dans certaines caisses, qui consiste à effectuer ensuite tous les trois ans "par lo ts" une actualisation des fichiers en provenance du Registre national.
3.11.2. Le Registre national et la localisation des différents acteurs du droit
Le thème a fait l'objet d'une lettre circulaire spécifique 996/109.
Pour rappel
- Si la présomption de ménage de fait est réfutée par un contrat de location, celui-ci doit (première condition) être enregistré.
La composition du ménage officielle doit (deuxième condition) être adaptée dans les trois mois (suivre les mail-boxes).
Si la composition du ménage n'est pas modifiée dans le Registre national après trois mois, on continue de retenir la présomption de formation d'un ménage de fait.
Si le contrat de location n'est pas enregistré (endéans le délai prévu de trois mois) mais la composition de ménage est bien modifiée, la présomption de ménage de fait est suffisamment réfuté dès la date à laquelle la composition du ménage a été modifié, mais non pas à partir de la date de début du contrat de location.
Exemple 1: A et B, non parents, sont inscrits à la même adresse. Le contrat de location (3/6/9) pour une chambre distincte pour B a été enregistré le 27/03/2013 et la période de location débute le 1er janvier 2013. La période de trois mois commence le 1e janvier (deux conditions).
1re hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 31 mars 2013 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 1er janvier 2013 (date de début de l'exécution du contrat), avec prise d'effet à partir du 1er février 2013 (art. 48 si changement du montant).
2e hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2013 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 10 juillet 2013 avec prise d'effet à partir du 1e r août 2013.
Exemple 2: A et B, non parents, sont inscrits à la même adresse. Le contrat de location pour une chambre distincte pour B a été enr egistré le 27 avril 2013 et la période de location débute le 1er janvier 2013. La période de trois mois commence le 1er janvier (deux conditions).
1re hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 31 mars 2013 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 01/03/2013 avec prise d'effet à partir du 1er avril 2013 (art 48 si changement du montant).
2e hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2013 : droit au supplément pour familles monoparentales possible à partir du 10 juillet 2013 avec prise d'effet à partir du 1er août 2013.
Exemple 3: A, veuve, et B, non parents, sont inscrits à la même adresse (mailbox du 15 janvier), ce qui donne lieu à la présomption de ménage de fait (donc perte du taux 50bis). Le contrat de location pour une chambre distincte pour B a été enregistré le 27 février 2013 et le contrat de location concerne une période qui commence le 01/01/2013. La période de trois mois commence le 1er janvier (deux conditions).
1re hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 31 mars 2013 : droit au taux 50bis rétabli à partir du 1er janvier 2013 (date de début de l'exécution du contrat), avec p r ise d'effet à partir du 1er janvier 2013 (pas d'art 48).
2e hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2013 : droit au taux 50bis possible à partir du 10 j uillet 2013 avec prise d'effet à partir du 1er août 2013.
Exemple 4: A, veuve, et B, non parents, ne sont pas inscrits à la même adresse (deuxième condition remplie ab initio), mais séjournent à la m ême adresse (cf. rapport du contrôle social du 13 jan vier). Le contrat de location (3/6/9) pour une chambre distincte pour B est conclu pour une période qui commence le 1er janvier 2013. La période de trois mois commence le 1er janvier.
1re hypothèse: Le contrat de location pour une chambre distincte pour B est enregistrée le 27 février 2013: droit au taux 50bis rétabli à p artir du 1er janvier 2013 (date de début de l'exécution du contrat), avec prise d'effet à partir du 1er janvier 2013 (pas d'art 48).
2e hypothèse: changement d'adresse dans le registre de la population au 10 juillet 2013 : droit au taux 50bis possible à partir du 10 juillet /avec prise d'effet à partir du 1er août 2013.
On examine si, en cas d'habitation autonome sous guidance (situations visées au point I de la CM 509 du 6 mars 1992), le formulaire D227 peut être assimilé à un document officiel au sens de l'article 69, §2, LGAF. Dans ce cas, les allocations peuvent être payées au jeune à partir de l'âge de 16 ans.
Thème 12 - L'échange electronique d'informations avec l'étranger
Il a été communiqué par la lettre circulaire II/A/997/78 TL que le système d'échange électronique d'informations entre les Etats membres, l'EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) au moyen de SED (Structured Electronic Document) en remplacement de la transmission d'informations sur papier avait été reporté à une date indéterminée. Les versions papier d'un SED peuvent toutefois être utilisées et ont la même valeur qu'un E-formulaire. Elles doivent être utilisées comme document à valeur réglementaire entre les organismes des différents Etats membres si l'un des organismes le demande à un autre.
4. Divers
4.1. Le formulaire de demande d'un supplément (formulaire de demande P19) n'est pas renvoyé
La circulaire de FAMIFED CO 1393 du 13 septembre 2013 contient des commente les directives concernant la réorientation du contrôle social. Le système de collecte d'informations à l'aide du flux a été expliqué dans la circulaire CO 1400 du 11 décembre 2014.
-
Tous les contrôles d'assistance pour les situations monoparentales se rapportant uniquement à 2014 doivent encore être effectués;
-
Tous les contrôles visant la vérification du supplément 42bis/50ter (pas P19): ne doivent plus être effectués que pour 2014;
-
Les contrôles aléatoires qui se rapportent aux années antérieures à 2015 doivent encore être réalisés, surtout lorsqu'il s'agit de l'année 2014, parce que le contrôle sériel à l'aide du P19 a été supprimé pour cette année-là (janv. 2015) et que le flux fiscal n'est pas encore d'application;
-
Pour les contrôles aléatoires après 2014, seules les situations monoparentales sont contrôlées
4.2. Point de vue des tribunaux du travail concernant le devoir d 'information
Compte tenu de l'article 3 (devoir d'information) et de l'article 6 (dans un langage compréhensible) de la Charte de l'assuré social, de plus en plus de jugements et d'arrêts ont été prononcés ces derniers temps, dans lesquels l'information était considérée insuffisante pour le maintien des droits. Suite à ces points de vue, FAMIFED adaptera les informations sur les formulaires.
4.3. Force probante des documents scannés
La force probante de l'information enregistrée de cette manière est réglée par l'article 8 de l'arrêté royal du 22 mars 1993. La caisse d'allocations familiales qui a accompli toutes les procédures juridiques pour l'agrément de l 'archivage électronique des pièces reçues satisfait à toutes les conditions légales. Les informations enregistrées, conservées ou reproduites sur la base des ces procédures agréées ainsi que les copies ont force probante en matière de sécurité sociale, jusqu'à preuve du contraire.
Sur cette base, il faut conclure, par exemple, qu'une copie de l'attestation de naissance qui est archivée par la caisse d'allocations familiales a une force probante légale et peut donc servir de base pour la régularisation de paiements.
4.4. Déclaration aux organismes assureurs pour les orphelins de père et mère
Il est rappelé aux caisses d'allocations familiales que la déclaration destinée aux mutualités doit être envoyée à temps (cf. circulaire du ministre CM 605 du 9 octobre 2008). Les caisses sont priées de conserver dans le dossier un duplicata de l'envoi du document ou de l'enregistrer sous forme électronique.
4.5. Délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet (nouvelle procédure)
En accord avec les caisses d'allocations familiales, le délai d'envoi de l'accusé de réception du brevet a été modifié. A partir de la date d'entrée en vigueur de la présente circulaire, le courriel (accusé de réception du brevet) est envoyé au plus tard le 20 du mois suivant celui au cours duquel la caisse d'origine (caisse A) a envoyé le brevet d'attributaire (Mod. Y) à la caisse B. Le délai d'envoi d'un rappel à la caisse B par la caisse A lorsque celle-ci ne reçoit pas le courriel est adapté dans le même sens.
Le rappel n'est plus nécessaire lorsque la caisse A constate que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s). Cette modification du délai et de la procédure ne nécessite pas immédiatement une adaptation des programmes informatiques étant donné que ceux-ci prévoient un délai plus court (20 jours après la réception du brevet).
Exemple
La caisse A envoie le brevet d'attributaire à la caisse B le 31 mai, avec transfert de compétence à partir du 1er juin. La caisse B confirme la réception du brevet au plus tard le 20 juin. Si ce n'est pas le cas et que la caisse B a intégré l'attributaire, l'allocataire et le(s) enfant(s) bénéficiaire(s) et les délais de paiement dans le Cadastre, la caisse A ne doit en principe plus envoyer de rappel.
Transfert de la compétence au moyen d'un brevet d'attributaire pour un droit potentiel (nouvelle procédure)
Dans le cadre d'un examen automatique du droit, un changement de compétence est constaté à un moment auquel il n'existe qu'un droit potentiel aux allocations familiales.
Exemple
Un enfant va vivre chez ses grands-parents. Pendant son stage d'insertion professionnelle, il entame une activité. Puisque la caisse du grand-père (caisse B) ne peut payer pour aucun enfant (consulter le Cadastre), le dossier reste à la caisse A jusqu'à ce qu'il y ait de nouveau des paiements. Ce n'est qu'à ce moment que la caisse A envoie le dossier, accompagné d'un brevet, à la caisse compétente, selon la procédure de l'examen automatique du droit.
Transfert de compétence
Exemples
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L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'attributaire commence à travailler à temps partiel auprès de l'employeur A et reçoit une allocation de garantie de revenus. Au mois de juin, le plafond de revenus est dépassé et le travailleur à temps partiel ne perçoit aucun supplément du chômage. Un supplément est de nouveau perçu au mois de juillet : à la compétence n'est pas transférée à la CAF B car le 1er juillet, le bénéficiaire se trouve dans une situation neutralisée chez son employeur.
-
L'attributaire, occupé chez un employeur affilié à la caisse A, se retrouve sans emploi. L'employeur passe à la caisse B le 1er juillet. L'at tributaire commence à travailler à temps partiel et reçoit une allocation de garantie de revenu auprès de l'employeur A. Pour le mois de novembre, aucun flux D042 n'est reçu parce qu'aucun supplément de chômage n'est perçu : -> à la compétence est transférée le 1er janvier car activité non neutralisée pendant un mois de référence.
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Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de l ongue durée. Le contrat de travail est maintenu. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B) le 1er juillet. -> Etant donné que le contrat de travail se poursuit, le dossier passe en même temps à la nouvelle CAF B.
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Le travailleur occupé chez un employeur affilié à la caisse A est malade de longue durée. Le contrat de travail prend fin. L'employeur change de caisse (passe à la caisse B). Le travailleur malade reprend le travail à temps partiel auprès d'un employeur (CAF C) avec l'autorisation du médecin conseil de la mutualité. -> Le dossier ne passe pas de la caisse A à la caisse C car l'occupation a été neutralisée.
4.6. Mention de la date de début de l'assimilation sur le brevet d'attributaire (Mod. Y)
Il est apparu lors du contrôle administratif que les caisses d'allocations familiales indiquent la date du début de " l'assimilation " de différentes manières sur le brevet d'attributaire Mod. Y, ce qui crée un risque de paiements erronés. Par conséquent, la règle générale est désormais la suivante : c'est la date du début de la première activité qui doit être complétée dans les périodes manquantes sur le brevet dans la case " début de l'assimilation ".
4.7. Imputation aux entités fédérées des prestations familiales payées
Au cours de l'année 2014, les organismes d'allocations familiales de FAMIFED ont reçu les directives nécessaires pour octroyer un code de région à chaque bénéficiaire à partir du 1er janvier 2015.
A dater du 1er janvier 2015, ce code région doit toujours figurer sur le brevet de l'attributaire.
4.8. Accueil d'enfants de Tchernobyl dans des familles belges
Dans certains cas, il est possible d'accorder, pour une durée limitée, des allocations familiales à des familles qui accueillent des enfants, et ce, de la même manière quelle que soit la caisse d'allocations familiales du régime des t ravailleurs salariés ou du secteur public qui est compétente pour cette famille.
L'association concernée "Accueil Santé ASBL Enfants de Tchernobyl" et les organismes d'allocations familiales ont été informés des conditions et de la procédure.
L'enfant doit avoir moins de 12 ans (CM 599 du 16 juillet 2007).
- La famille doit introduire une demande auprès de la caisse qui paie déjà les allocations familiales si cette famille compte d'autres enfants. Si elle n'a pas d'autres enfants bénéficiaires, elle doit introduire une demande auprès de la caisse à laquelle est affilié l'employeur du membre le plus âgé de la famille. Dans les deux cas, elle doit utiliser le formulaire AA, disponible sur le site web de la caisse concernée.
- Au formulaire de demande, elle doit joindre la copie du "visa pour court séjour" sur lequel est mentionnée l'adresse du domicile provisoire de l'enfant bénéficiaire, ainsi que les dates de séjour précises.
- Pour pouvoir bénéficier des allocations avec effet rétroactif (cinq ans au maximum), il faut demander un historique du "visa pour court séjour" à la commune ou à l'Office des étrangers (World Trade Center II, chaussée d'Anvers 5 9 B, 1000 Bruxelles, à l'attention du Service Publicité, Madame Deval), en mentionnant le nom et le prénom de l'enfant bénéficiaire.
Attention: L'article 48 des lois générales prévoit que les allocations familiales ne sont dues qu'à partir du mois qui suit l' ouverture du droit. Cela signifie que si le séjour de l'enfant couvre pas deux mois, aucun droit aux allocations familiales ne peut être accordé.
Exemple:
Un enfant est inscrit à l'Office des étrangers dans la famille d'accueil le 30 juin; les allocations familiales sont dues à partir du mois de juillet, et sont payables à partir du 10 août. Si toutefois l'enfant arrive le 3 juillet et repart avant le 1er août, il n'existe aucun droit aux allocations familiales.
4.9. Le brevet des prestations familiales garanties - Rappel des règles
En vue de l'examen automatique du droit, les caisses d'allocations familiale s doivent délivrer d'office un brevet au service Garanties lorsqu'elles ne peuvent plus établir aucun droit suite à une sanction en matière de chômage qui constitue un obstacle pour le paiement des allocations familiales, de la cessation d'une activité, d'une allocation du CPAS, etc. Il ne suffit pas de se contenter d'informer le ménage de son droit possible aux prestations familiales garanties sans délivrer un brevet à ce service.
4.10. Date de fin de l'incapacité de travail dans le flux D046 (A020)
La date qui est introduite comme date finale de l'incapacité de travail dans le flux D046 (A020) en cas de guérison est le dernier jour de la reconnaissance de l'incapacité de travail et non le premier jour de la guérison (lettre circula ire 997/35 sexies du 6 novembre 2012).
4.11. Régularisation avec le service Jongerenwelzijn de la Communauté flamande
Le service Jongerenwelzijn insiste pour que les allocations familiales payées indûment pour des enfants placés, "en lieu et place" d'un autre organisme d 'allocations familiales, soient régularisées de préférence entre les organismes d'allocations familiales mêmes, sans faire appel à un remboursement de la C ommunauté flamande.
4.12. Composition du ménage pour les familles en Pologne
Selon les instructions figurant sur le formulaire E401, celui-ci doit être complété par l'autorité du domicile des membres du ménage compétente pour l'Etat civil. La législation interne stipule cependant quelle institution est compéte nte pour les tâches dans le domaine de la coordination des systèmes de sécurité sociale.
FAMIFED attire l'attention sur le fait que selon la législation interne polonaise, le formulaire E401 peut être rempli directement par les caisses d'allocations familiales polonaises.
Pour les Pays-Bas aussi, il a été communiqué que les formulaires E401 dev aien t être envoyés au bureau adéquat de la SVB. FAMIFED ne possède pas la com pétence pour remplir les formulaires E401, de sorte que ceux-ci doivent encore être complétés par le service de la population du domicile. Une impression de la composition de ménage peut toutefois être fournie à titre d'information à l'institution étrangère.
4.13. La répartition en divisions des cours et tribunaux
L'AR du 14 mars 2014 définit la répartition de la compétence des cours et tribunaux en divisions. L'adresse du tribunal du travail compétent est l'une des mentions obligatoires dans le cadre des articles 14 et 15 de la Charte concernant la motivation à l'assuré social des décisions d'octroi ou de refus et des décisions de récupération de prestations familiales payées indûment. L'AR a été transmis par courriel à tous les organismes d'allocations familiales le 3 avril 2014.
Les conséquences pour les allocations familiales de la création des tribunaux de la famille ont été expliquées dans la circulaire CO 1399 du 18 novembre 2014.
Tableaux des formulaires actualisés
Les organismes d'allocations familiales trouveront en annexe les tableaux reprenant lesprocédures de contrôle et d'utilisation des formulaires pour 2015.
Annexe I: aperçu des formulaires sous forme de tableau ;
Annexe II: aperçu des situations des dossiers pour lesquels des informations sont requises ;
Annexes IIIa et IIIb : Fiche sur le droit de l'étudiant pendant la période de vacances et pendant le stage d'insertion professionnelle prolongé après celle-ci ;
Annexes IVa et IVb : Schémas concernat le processus de décision pour l'envoi des lettres et formulaires en vue de l'établissement provisoire du droit à un supplément en attendant les flux fiscaux.
