2 types d'allocataires
Pour le Cadastre des allocations familiales, l'allocataire est la personne physique qui perçoit les prestations familiales.
Les personnes non physiques ne sont donc pas reprises au Cadastre sous la qualité d'allocataire.
Les personnes qui perçoivent les allocations familiales à la suite d'une décision judiciaire (administrateurs provisoires, délégataires (délégation de sommes), médiateurs de dettes) ne sont pas reprises au Cadastre (pas même sous le rôle "allocataire").
Concrètement, l'allocataire qui doit être repris au Cadastre est celui qui aurait perçu les allocations familiales s'il n'y avait pas eu de décision judiciaire.
2 types d'allocataires sont possibles.
- L'allocataire type 1 (rôle 102) désigne l'allocataire traditionnel, c'est-à-dire celui qui perçoit les allocations familiales et pour lequel seules les informations électroniques en provenance des registres (RNPP/Registre BCSS) sont nécessaires. Ce code donne également accès à tous les types de consultation qui le concernent.
- L'allocataire type 2 (rôle 103) désigne aussi l'allocataire véritable mais dont le statut socioprofessionnel, s'il devait être modifié, entraînerait une révision de l'ordre de priorité ou du droit aux allocations familiales et pour qui donc, outre les informations électroniques en provenance des registres (RNPP/Registre BCSS), toutes les attestations électroniques en provenance des autres secteurs de la sécurité sociale (chômage, assurance-maladie-invalidité,...) s'avèrent indispensables. L'accès aux consultations est également autorisé pour ce code.
Date de début d'intégration
La date de début d'intégration de l'allocataire doit obligatoirement être remplie au Cadastre dès que l'allocataire est créé dans la base de données interne de l'organisme d'allocations familiales.
La date de début d'intégration au Cadastre permet aux caisses d'allocations familiales d'obtenir les messages en distribution des données légales (et socioprofessionnelles pour l'allocataire type 2, à partir de l'encodage de cette date.
Elle permet aussi de consulter les bases de données en provenance des autres secteurs.
La date de début d'intégration de l'allocataire ne peut en aucun cas se situer avant le 1er jour du mois de sa naissance.
Elle ne peut en principe pas se situer avant les 16 ans de l'allocataire, sauf exception légalement justifiée.
Exemples
- un enfant placé avec tiers sur compte d'épargne
- un enfant bénéficiaire émancipé ou
- un enfant allocataire pour ses propres enfants
Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier.
FAMIFED demande aux caisses de vérifier annuellement tous les dossiers actifs dans lesquels l'allocataire est âgé de moins de 16 ans.
La date de début d'intégration ne peut pas être postérieure à la date à laquelle la caisse a encodé l'allocataire dans sa propre base de données interne.
En cas de mise à jour, la date initiale ou la dernière date connue peut être modifiée et remplacée uniquement par une date antérieure, pour autant que celle-ci respecte les règles énoncées ci-dessus.
Exemple
Le 18 mai, la caisse ne pourra pas introduire le 1er juin comme date de début d'intégration.
Elle devra introduire le 1er mai comme date de début d'intégration.
Date de fin d'intégration
La date de fin d'intégration de l'allocataire doit obligatoirement être complétée lorsque l'allocataire perd sa qualité d'allocataire dans le dossier, ainsi qu'en cas de fin de droit aux prestations familiales et lors de la réception du formulaire de clôture du dossier.
Cette obligation découle du principe de proportionnalité de la BCSS en vertu duquel ne peuvent pas être communiquées les informations qui ne sont pas strictement nécessaires à la gestion et au traitement d'un dossier.
La caisse d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin d'intégration située à plus de 3 mois dans le futur.
La date de fin d'intégration ne peut pas être antérieure à la date à laquelle la caisse l'a encodée au Cadastre.
Pour les modifications de rôle 102 en 103 et vice versa: une date située antérieurement à la date-système est admise dans la mesure où la date introduite correspond bien à un besoin d'information effectif.
Exemple
La période d'intégration de l'allocataire doit être comprise dans la période d'intégration de l'attributaire.
Dès que le brevet est envoyé à la caisse subséquente, la caisse d'origine doit clôturer l'intégration de tous les acteurs concernés.
Cette règle s'applique à toutes les caisses d'allocations familiales.
Dans le cas particulier des débits à récupérer, la date de fin d'intégration de l'allocataire ne doit pas être remplie.
A défaut de biens réalisables ou en cas d'insuffisance de ceux-ci, l'intégration du débiteur est maintenue au Cadastre.
Le maintien de la période d'intégration ouverte permet à la caisse de rester informée de tout mouvement éventuel des données légales et socioprofessionnelles du débiteur.
La date de fin d'intégration doit obligatoirement être remplie en cas de décès de l'allocataire, en indiquant le dernier jour du mois du traitement de l'information du décès de celui-ci.
Dates de début et de fin de paiements
La date de début
La date de début de paiement à l'allocataire doit correspondre au 1er jour du mois auquel le droit au paiement se rapporte.
Cette date ne peut jamais se situer avant la naissance de l'allocataire.
Elle ne peut jamais se situer avant la date de début d'intégration ni après la date de fin d'intégration de l'allocataire.
La caisse d'allocations familiales ne peut pas procéder au versement d'allocations familiales à l'allocataire tant que la date du début de paiement à l'allocataire n'est pas intégrée au Cadastre.
La date de fin
La date de fin de paiement doit correspondre au dernier jour du mois auquel le dernier droit au paiement à cet allocataire se rapporte.
Elle ne peut jamais se situer avant la date de début d'intégration ni après la date de fin d'intégration de l'allocataire.
La caisse d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de fin de paiement située à plus de 3 mois dans le futur.
La caisse d'allocations familiales ne peut pas procéder au versement d'allocations familiales à l'allocataire qui ne correspondent pas à la situation correcte en droit telle que reflétée au Cadastre des allocations familiales.
Si une caisse continue ses paiements, cette date ne peut pas être complétée.
Une caisse ne peut pas non plus indiquer systématiquement une date de fin de paiement et la reporter à intervalles réguliers.
Si la date de fin de paiement est complétée, c'est bien parce que la caisse a reçu ou non une information lui permettant d'arrêter ses paiements.
Dans l'hypothèse où la caisse recevrait de nouvelles informations lui permettant de reprendre ses paiements, elle prendrait une nouvelle décision. La reprise des paiements aura pour conséquence l'interruption de ceux-ci durant au moins un mois. Dès lors, la caisse créera une nouvelle période de paiement et ouvrira une nouvelle date de début de paiement.
Dans l'historique des paiements, il est donc possible d'avoir une ou plusieurs interruption(s) de paiements.
La période de paiement à l'allocataire doit être comprise dans la période d'intégration de l'allocataire, laquelle doit elle-même être comprise dans la période d'intégration de l'attributaire.
Dans un même dossier, les périodes de paiements valides à un allocataire ne peuvent pas se chevaucher, que ce soit partiellement ou totalement.
L'ensemble des périodes de paiements doit être compris dans l'ensemble des périodes d'intégration de l'allocataire et doit comprendre au moins l'ensemble des périodes de paiements à l'enfant bénéficiaire.
Il ne peut pas y avoir de période de paiement à l'allocataire sans période de paiement à au moins un enfant bénéficiaire.
La caisse qui paie le taux de base a aussi l'obligation de payer les suppléments qui seraient dus durant toute la période de son intervention, qu'il s'agisse de paiements provisionnels ou de paiements définitifs.
Ceci évite que deux caisses apparaissent au Cadastre pour la même période et le même enfant, l'un ayant payé le taux de base et l'autre uniquement un supplément.
En cas de décès de l'allocataire, la zone de date de fin de paiement doit être complétée avec le dernier jour du mois du décès de cet allocataire.
Paiements provisionnels
Les paiements provisionnels effectués à l'intérieur de la Répartition nationale par une caisse, même en dépit de l'arrêté de compétence, sont à considérer comme paiements valides pour le Cadastre tant qu'ils ne donnent pas lieu à une régularisation entre caisses.
l'arrêté de compétence:
La "prime de naissance"
La date de paiement et le rang doivent obligatoirement figurer au Cadastre, que le paiement ait été effectué de manière anticipée ou après la naissance de l'enfant.
La caisse d'allocations familiales qui a payé le montant initial intègre les données au Cadastre et a l'obligation de payer un supplément de rang s'il y a lieu.
La date du paiement de la prime de naissance, même en cas de naissances multiples, doit correspondre à la date réelle du paiement.
Elle doit être encodée au Cadastre dès que la caisse prévoit l'ordre de paiement de la prime de naissance.
Si plusieurs primes de naissance sont payées à des moments différents pour des enfants bénéficiaires différents, plusieurs dates de paiements sont mentionnées au niveau des primes de naissances et elles doivent correspondre aux dates réelles des paiements de ces primes.
La caisse d'allocations familiales ne peut jamais intégrer une date de paiement de la prime de naissance située à plus de 3 mois dans le futur.